おすすめのWeb給与明細システム3選｜給与明細電子化を推進しよう

給与明細を紙で発行していると、時間や手間がかかります。Web給与明細システムを使って電子化すれば、担当者の負担を軽減できるだけでなく、従業員の利便性も高まります。この記事では、おすすめのWeb給与明細システムや選ぶ際のポイント、導入時の注意点などを解説します。

目次

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1. Web給与明細システムで給与明細電子化を進めよう
2. Web給与明細システムはタイプ・対応書類・使いやすさで選ぶ
3. Web給与明細システムの選び方で重要な3つのポイント
4. Web給与明細システムのその他の比較ポイント
5. おすすめのWeb給与明細システム3選
6. Web給与明細システムの導入フローと注意点
7. まとめ

Web給与明細システムで給与明細電子化を進めよう

給与明細を紙で発行していると、印刷や配布に時間や手間がかかるため、業務の効率が低下します。しかし、Web給与明細システムを導入して給与明細を電子化すれば、経理担当者の負担が軽減されるだけでなく、従業員も手軽に明細を確認できるようになります。

Web給与明細システムでは、給与明細をWeb上で発行し、PCやスマートフォンからいつでも閲覧できるため、紙ベースの管理に比べて大幅に効率化が図れます。この記事では、おすすめのWeb給与明細システムや選ぶ際のポイント、導入時の注意点などを解説します。

Web給与明細システムはタイプ・対応書類・使いやすさで選ぶ

Web給与明細システムを選ぶ際には、いくつかのポイントを考慮する必要があります。特に、システムのタイプ、対応可能な書類、そして従業員が使いやすいかどうかの3つが重要です。

これらの点をしっかり比較し、自社に最適なシステムを導入しましょう。次の章では、これら3つのポイントについて詳しく解説し、それぞれの特徴や選定時に注意すべき点について紹介します。

【重要なポイント3つ】

1. システムのタイプを選ぶ
2. 電子化できる書類を確認
3. 従業員が使いやすいか

【その他の比較ポイント】

1. 利用料金は妥当か
2. 過去明細の保存期間を確認
3. 多言語に対応しているか
4. セキュリティ対策は万全か
5. サポート体制は十分か

Web給与明細システムの選び方で重要な3つのポイント

Web給与明細システムを選ぶ際には、重要な3つのポイントを考慮する必要があります。以下では、Web給与明細システム選びに重要なポイントについて詳しく解説します。

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システムのタイプを選ぶ

Web給与明細システムには、専用型、給与計算一体型、労務管理一体型の3つのタイプがあります。自社のニーズや業務内容に合わせて、最適なタイプを選びましょう。専用型は給与明細の発行・配布に特化しており、シンプルな操作で使いやすいです。

給与計算一体型は、給与計算と給与明細の発行を一体化させたものです。労務管理一体型は、労務管理システムと連携し、給与明細のほかに労務手続きなども一括で管理できる点が特徴です。以下では、それぞれのタイプについて注目して詳しく解説します。

専用型

専用型のWeb給与明細システムは、給与明細の発行と配布に特化しているため、シンプルな操作性が魅力です。給与計算ソフトからCSV形式などでデータを取り込むと、スムーズに給与明細を発行できます。

このタイプは、比較的シンプルな機能を求める中小企業や、給与明細の発行を単独で行いたい企業に向いています。

ただし、給与計算ソフトとの連携が必要な場合は、事前にその連携方法を確認しておくことが重要です。システムの使い勝手だけでなく、実際の運用における利便性も確認して選びましょう。

給与計算一体型

給与計算一体型は、給与計算と給与明細の発行を一体化したシステムで、特に給与計算業務の効率化を図りたい企業に向いています。

給与計算と給与明細発行を一つのシステムで処理するため、複雑なデータの移行が不要で、業務の流れがスムーズに進む点が大きなメリットです。

特に、給与計算ソフトを新たに導入する予定の企業や、給与計算を自社内で完結させたい企業には、給与計算一体型のWeb給与明細システムが適しています。

労務管理一体型

労務管理一体型は、給与明細の発行だけでなく、労務管理の業務全般を一括で管理できるシステムです。入退社手続き、年末調整、マイナンバー管理などの複雑な労務業務もこのシステムで対応できるため、人事労務部門の負担を大幅に軽減できます。

特に従業員数が多く、労務管理業務が複雑な大企業に向いています。また、複数の業務を一元管理できるため、業務フローの効率化を図りたい企業にとっても効果的です。労務業務の自動化や一元化によって、業務の見える化やトラブルの防止にもつながります。

電子化できる書類を確認

給与明細以外にも、賞与明細や源泉徴収票などの書類が電子化できるかを確認することは重要です。これらの書類もWeb給与明細システムで発行・配布できる場合、経理担当者の手作業が大幅に削減され、効率的な書類管理が可能になります。

特に源泉徴収票は年に一度の発行のため、紙で管理していると忘れやすくなることもありますが、電子化するとそのリスクを避けられます。さらに、全ての書類を一元管理することで、担当者の負担軽減と共に業務全体の効率向上が期待できます。

従業員が使いやすいか

Web給与明細システムを導入する際には、従業員が使いやすいかどうかを事前に確認することが重要です。特に、明細の配布方法が簡単であるかどうか、またPCやスマートフォンなど様々なデバイスで給与明細を閲覧できるかを比較する必要があります。

従業員が普段使い慣れているデバイスで簡単に操作でき、いつでもどこでも給与明細を確認できる環境を整えることが理想的です。対応するデバイスの種類も確認し、すべての従業員が快適に利用できるシステムを選ぶと、導入効果を最大限に引き出せるでしょう。

Web給与明細システムのその他の比較ポイント

Web給与明細システムを選ぶ際には、基本的な機能だけでなく、その他の比較ポイントにも注目することが重要です。

以下では、利用料金、過去明細の保存期間、多言語対応、セキュリティ対策、サポート体制といった観点から比較ポイントを解説します。これらのポイントを押さえ、自社に最適なシステムを導入しましょう。

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利用料金は妥当か

Web給与明細システムには、月額固定制と従量課金制の2つの料金体系があります。月額固定制は、一定のコストで利用可能ですが、従業員数が少ない場合には費用が割高になる場合があります。

一方で、従量課金制は発行する給与明細の数に応じて費用が発生するため、利用規模に応じた柔軟な選択が可能です。

さらに、少人数向けに無料で利用できるシステムも存在しますが、無料プランでは一部の機能が制限されていることが多く、帳票の単価が高めに設定されているケースもあります。トータルコストを考慮し、自社の規模や発行回数に合ったシステムを選ぶことが大切です。

過去明細の保存期間を確認

Web給与明細システムの選定において、過去の給与明細の保存期間も重要なポイントです。システムによっては、利用期間中はすべてのデータが保管されるものもありますが、過去3年分までしか保存されないシステムも存在します。

従業員が過去の給与明細を必要とすることがあるため、適切な保存期間が設定されているシステムを選ぶことが求められます。また、オプションで保存期間を延長できる場合もあるので、長期的に安心して利用できるかも考慮して選定しましょう。

多言語に対応しているか

給与明細は、従業員にとって自分の給与や労働条件を正しく把握するための重要な情報源です。そのため、言語の壁があると内容を理解できなかったり、誤解が生じたりする可能性があります。

多言語対応のシステムでは、給与明細を英語や中国語、スペイン語など、異なる言語で表示できるため、外国人従業員も簡単に内容を確認できるようになります。

多国籍な環境で働く企業において、給与明細の内容を理解しやすくするために、多言語対応は大きなメリットとなります。この点を考慮し、外国語対応の有無を必ず確認するようにしましょう。

セキュリティ対策は万全か

給与明細には個人情報や機密情報が含まれるため、セキュリティ対策が十分に整ったWeb給与明細システムを選ぶことが求められます。

例えば、暗号化通信を用いたデータ保護や、Firewallによるアクセス制限、IPアドレスによるアクセス制限などのセキュリティ機能が搭載されているシステムは、外部からの不正アクセスを防ぐ効果があります。

さらに、多要素認証やパスワードポリシーの厳格化などの認証機能も備わっているシステムであれば、従業員のアカウントが第三者によって不正に使用されるリスクも抑えられます

このようなセキュリティによって、企業の機密情報を安全に保護でき、安心してシステムを利用できます。

サポート体制は十分か

Web給与明細システムを導入する際、業務フローの変更が発生するため、システムの導入サポートやトラブル時の対応が十分かどうかを確認しましょう。

特に、初期設定やレイアウトの調整でつまずくことが多いため、サポート体制が充実していれば、トラブルが発生した場合にも迅速に対応でき、システムの導入がスムーズに進みます。

合わせて、電話やメール、チャットサポートの対応時間や利用可能なサービスも重要です。サポート体制が不十分だと、導入後の運用が難しくなる可能性があるため、システム選定時にはサポートの有無を必ず確認すると良いでしょう。

おすすめのWeb給与明細システム3選

Web給与明細システムの導入フローと注意点

Web給与明細システムを導入する際には、いくつかの重要なステップを踏む必要があります。また、導入前に確認しておくべき注意点もあります。特に、従業員からの承諾や現状の課題の明確化、従業員への周知など、事前準備が欠かせません。

以下では、Web給与明細システムの導入フローと注意点について詳しく解説します。

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1. 従業員から承諾を得る

給与明細の電子化においては、従業員からの承諾を得ることが法的に求められます。所得税法では、従業員の同意なしに給与明細を電子化することは禁じられているため、システム導入前に全従業員の同意を得る必要があります。

一部のWeb給与明細システムには、従業員が同意するためのチェック欄が設けられている製品もあるため、この機能を利用すると手続きがスムーズに進みます。同意を得ないままの導入は避け、法令を遵守することが大切です。

参考：第3章 働くときのルール｜厚生労働省

2. 現状の課題・目的を洗い出す

Web給与明細システムを導入する前に、自社が抱える課題や目的を明確にしましょう。

上記のようにシステムによって効率化できる範囲や機能が異なるため、何を解決したいのか、どの業務を改善したいのかをはっきりさせ、それに基づいてシステムを選定する必要があります。

例えば、コスト削減や業務の効率化を目指すのか、セキュリティ強化が必要なのか、目的に合わせたシステムを選びましょう。

3. 従業員に周知する

給与明細を紙から電子化する場合、従業員に対して新しいシステムの使い方や見方の周知を行いましょう。

特に、紙の給与明細に慣れている従業員にとっては、電子化に戸惑うことも考えられるため、事前に説明会を開いたり、利用マニュアルを配布したりすることで、スムーズな移行をサポートします。

また、Web給与明細システムの操作が簡単であれば、従業員も早期に慣れて効率的な運用が可能となります。

まとめ

給与明細を紙で発行するのは時間と手間がかかり、担当者の負担も大きくなります。Web給与明細システムを導入することで、業務の効率化が図れるだけでなく、従業員の利便性も向上します。

システムを選ぶ際は、利用料金や保存期間、多言語対応、セキュリティ対策、サポート体制などを比較し、自社に最適なシステムを導入することが重要です。また、従業員の同意を得て、現在の課題を明確にしながら導入を進めましょう。

効率的な運用のため、Web給与明細システムの導入を検討してみてください。