おすすめのクラウドメールサービス10選｜選び方・比較ポイントも解説

クラウドメールサービスは、クラウド上でメールの送受信ができるシステムです。自社でサーバーを構築する必要がないため簡単に導入でき、メール以外の機能を備えたものも多数あります。この記事では、おすすめのクラウドメールサービスや選び方や比較ポイントを解説します。

目次

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1. ビジネスに欠かせないクラウドメールサービス
2. クラウドメールサービスはメール以外の機能・連携性・モバイル対応可否で選ぶ
3. クラウドメールサービスの選び方で重要な3つのポイント
4. クラウドメールサービスのその他の比較ポイント
5. おすすめのクラウドメールサービス10選
6. クラウドメールサービスの導入フローと注意点
7. まとめ

ビジネスに欠かせないクラウドメールサービス

クラウドメールサービスとは、インターネット上にあるメールサーバーを使って、メールの送受信や管理を行うサービスです。専用のソフトウェアをインストールする必要がなく、Webブラウザやスマホアプリを通じて、メールを送受信できます。

また、サーバー上にデータが保存されるため、ユーザーは大きなメールボックス容量を利用でき、データ管理が簡単です。さらに、フィッシング対策やウイルス除去などのセキュリティ機能が充実しており、特にビジネス利用で安心して使用できます。

クラウドメールサービスは、自宅や出張先など、インターネットに接続できる場所であれば、どのデバイスからでもアクセスできるメリットがあります。サーバー管理や保守が不要で、導入コストを抑えられる点も利点です。

クラウドメールサービスはメール以外の機能・連携性・モバイル対応可否で選ぶ

クラウドメールサービスの選定では、機能性・連携性・モバイル対応の可否が重要なポイントです。また、複数のサービスを比較することも大切であり、その際に押さえておくべきポイントもあります。次の章でそれぞれのポイントについて解説します。

【重要なポイント3つ】

1. メール以外の機能があるか
2. SNSやチャットツールと連携できるか
3. モバイルデバイスに対応しているか

【その他の比較ポイント】

1. セキュリティ対策は万全か
2. 保存容量は十分か
3. 既存システムからスムーズに移行できるか
4. 無料サービスか有料サービスか
5. サポートが充実しているか

クラウドメールサービスの選び方で重要な3つのポイント

クラウドメールサービスでは、効率性を高めるために確認しておくべきポイントが3つあります。ここでは、クラウドメールサービスの選び方で重要な3つのポイントを解説します。

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メール以外の機能があるか

クラウドメールサービスの中には、メールの送受信機能以外にカレンダーやタスク管理などの機能を備えたものもあります。サービスによって、メールから直接カレンダーに予定を追加したり、ToDoリストを作成したりできます。

他にも企業向けの機能として、プロジェクト管理・メール共有・顧客管理などの機能を備えているサービスもあるため、利用ニーズに応じたサービスを選ぶことが推奨されます。

必要な機能があるかどうかを確認することも重要ですが、不必要な機能がないかを確認することも大切です。不必要な機能によって、無駄なコストが発生したり、使い勝手が悪くなったりすることがないようサービスの機能性を確かめましょう。

SNSやチャットツールと連携できるか

SNSやチャットツールとの連携可否を確認することは、顧客からの問い合わせ対応を効率化したい場合に重要です。これによって、メールを含むさまざまな方法による問い合わせを一元管理でき、迅速な対応が可能になります。

例えば、近年の顧客からの問い合わせは、メールだけでなくSNSやチャットを通じて行われることが増えています。これらの問い合わせを一箇所で管理できるサービスを導入すれば、異なるプラットフォームでの対応が不要になり、対応ミスや遅延を防げます。

さまざまな方法での問い合わせに効率的に対応できることは、顧客満足度の向上に繋がります。顧客対応の質を向上させたい場合は、このような連携機能について確認しておきましょう。

モバイルデバイスに対応しているか

現代のビジネス環境では、外出先や移動中にもメールのチェックや返信をするニーズが増えています。そのため、モバイルデバイスでも快適にクラウドメールサービスを利用できることが重要です。

クラウドメールは通常、インターネットに接続できる環境さえあれば、デスクトップPCだけでなく、スマートフォンやタブレットからもアクセスできます。

しかし、選定の際には、モバイルデバイスでもパソコンでの使用感と一貫していることを確認することが大切です。メールの検索・添付ファイルの管理・タスク管理・カレンダー機能などの機能がモバイルデバイスでも使えると、仕事の効率が大幅に向上します。

クラウドメールサービスのその他の比較ポイント

複数のクラウドメールサービスを比較検討することで、より利用ニーズに適したサービスを選びやすくなります。ここでは、クラウドメールサービスのその他の比較ポイントを解説します。

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セキュリティ対策は万全か

個人情報や機密情報を扱うケースも多いクラウドメールサービスでは、セキュリティ対策が重要です。また、外出先での利用が増えれば、セキュリティリスクも高まるため、より注意しなければいけません。

クラウドメールサービスのセキュリティ対策として、ウイルスやスパムから守るためのフィルタリング機能が挙げられます。この機能では、受信メールや添付ファイルを事前にチェックし、危険な内容をブロックできます。

また、メールの内容や添付ファイルを送信する際に、第三者による不正アクセスを防ぐための暗号化が行われていることも大切です。他にも、フィッシング詐欺対策・なりすまし対策・誤送信防止機能・遠隔でのデバイスロックなど、さまざまな機能があります。

保存容量は十分か

ビジネスメールでは、日常的に大量のメールや添付ファイル（画像・PDF・動画など）が送受信されます。保存容量が不足すると、定期的にメールを削除する必要があり、重要な情報が失われるリスクがあります。また、新しいメールを受信できなくなる場合もあります。

一般的なクラウドメールサービスでは、無料版で5〜15GBの容量が提供されていますが、ビジネス用途ではこれでは不十分な場合が多いです。

例えば、大量の取引先とのやりとりや、頻繁にファイルを添付する業務がある場合、50GB以上の容量を確保しておくことが推奨されます。

法人向けクラウドメールサービスでは、アカウントごとに大容量のメールボックス（20〜50GB以上）を提供していることが一般的です。また、容量が不足した場合には、追加のストレージを購入できるオプションが用意されていることもあります。

既存システムからスムーズに移行できるか

現在利用中のシステムからクラウドメールサービスに移行する場合、その作業が複雑だったり、使用感が大きく変わったりすると業務に支障をきたす可能性があります。そのため、既存のメールデータを安全かつ迅速に移行できるか確認することが大切です。

また、既存のシステムと大きく使い勝手が異なる場合、従業員が新しい操作に慣れるまで時間がかかり、生産性が低下する可能性があります。移行前に、無料トライアルを通じて新システムの操作感を事前にテストすることが有効です​。

さらに、他の業務システム（CRMやチャットツールなど）との連携が引き続き可能かどうかも重要です。業務フローが変わると、それに合わせた調整が必要になるため、クラウドメールが既存のツールとスムーズに連携できるかを確認しましょう。

無料サービスか有料サービスか

無料のクラウドメールサービスは、個人向けに提供されることが多く、基本的なメール送受信が可能です。しかし、セキュリティ機能は簡易的で十分な保護には期待できません。また、ストレージ容量もビジネスで使用するには不足する可能性があります。

法人向けの有料サービスなら、高度なセキュリティ機能・大容量のストレージで、大量のメールを安全に管理できます。また、独自ドメインを設定でき、ビジネスの信頼性を高められる利点もあります。

サポートが充実しているか

ベンダー（サービス提供元）がどのようなサポートを提供しているのかを確認することは、トラブル時の迅速な復旧や、スムーズな運用のために重要です。メールシステムは業務に欠かせないため、問題が発生すると業務がストップするリスクがあります。

特に移行時や運用中に起こる技術的な問題を解決するためには、サポートチームの迅速な対応が不可欠です。また、ITに不慣れな従業員がいる場合、操作方法やトラブルシューティングのサポートが整っていることで、スムーズに業務を進めることができます。

サポート内容以外にも、サポートの対応速度・問い合わせ可能な時間なども確認しておきましょう。さらに、マニュアルやFAQが用意されていると自己解決を図りやすくなります。

おすすめのクラウドメールサービス10選

クラウドメールサービスの導入フローと注意点

クラウドメールサービスによるメリットを最大限に高めるためには、計画的な導入が必要不可欠です。ここでは、クラウドメールサービスの導入フローと注意点を解説します。

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1. 無料トライアルで使用感を確認する

無料トライアルは、実際の運用に近い状況でサービスを試せるため、導入後のミスマッチを防ぐことができます。クラウドメールサービスを導入する際には、無料トライアルを通じてUIや使用感を確認することが大切です。

メールの操作や設定、メールの検索など、日常業務でよく使う機能の使い勝手を確認しましょう。視覚的に分かりやすいデザインか、直感的に操作できるものが推奨されます。特に業務効率を上げるためには、煩雑で使いにくいUIは避けるべきです。

また、​無料トライアル期間中には、メール送受信の基本機能に加えて、スパム対策・カレンダー機能・誤送信防止などの機能の使いやすさも確認しておきましょう。頻繁に利用するものなので、サービスの動作速度やレスポンスの良さも重要です。

2. データ移行は慎重に行う

既存のシステムから新しいクラウドメールサービスにデータを移行する場合には、重要なメールが消えてしまうリスクがあります。そのため、バックアップや動作確認などの対策を講じるなどして、慎重にデータ移行を行うことが大切です。

まず、データ移行前は、既存のメールデータのバックアップを必ず取っておきましょう。移行中にトラブルが発生してデータが消失する可能性があるため、外部ファイルにコピーを保存しておくことが推奨されます。

移行期間中は、旧システムと新システムを同時に稼働させる並行運用が推奨されます。これにより、メールの送受信に問題が発生しても業務が止まらず、移行が完了するまで安全に運用できます。

データ移行が完了したら、新しいクラウドメールシステムで正常にメールが送受信できるかを確認します。不具合が発生していないか、また、全てのメールが正しく移行されているかを慎重にチェックすることが大切です。

3. セキュリティに対する意識を持つ

安全にクラウドメールサービスを活用するためには、サービスのセキュリティ対策に依存せずに社内でのセキュリティへの意識を高めることが重要です。

例えば、ウイルスメールに対しては、フィルター機能を過信して見知らぬ送信者からの添付ファイルやリンクを無条件に開くことがないようにしなければいけません。

システム上のセキュリティ機能がどれだけ充実していても、人為的なミスや不注意による事故をすべて防ぎきれるわけではありません。そのため、すべての従業員がセキュリティに対する意識を持てる取り組みを行う必要があります。

定期的なセキュリティ教育の実施、不審なメールを発見した場合の連絡体制の強化など、必要な対策を実施しましょう。

まとめ

クラウドメールサービスは、インターネットを通じて場所やデバイスを問わず利用できる点が魅力です。また、サーバー管理が不要で、導入コストを抑えつつセキュリティ対策や大容量のデータ管理が可能です。

クラウドメールサービスを選ぶ際には、メールの送受信以外の機能・SNSやチャットツールとの連携・モバイル対応の有無が重要なポイントです。これらを確認することで、効率的な業務運用が実現し、顧客対応やプロジェクト管理がスムーズに行えるようになります。

ビジネスの成長とともに、より柔軟で安全なメール管理が求められる中で、クラウドメールサービスの導入は確実に生産性を向上させます。本記事の内容を参考に、メール管理の効率化と安全性の向上を目指しましょう。