おすすめのペーパーレス会議システム3選｜比較ポイントも解説

ペーパーレス会議システムを導入すれば、紙・印刷などにかかるコストや会議運営の手間を削減できます。ただし数多くの製品があるため、自社に合ったものを選ぶことが重要です。この記事では、おすすめのペーパーレス会議システムや選ぶ際の比較ポイントを解説します。

目次

開く

閉じる

1. ペーパーレス会議システムで会議運営のコスト・手間を削減
2. ペーパーレス会議システムは操作性・対応デバイス・Web会議の対応可否で選ぶ
3. ペーパーレス会議システム選びで重要な3つのポイント
4. ペーパーレス会議システムのその他の比較ポイント
5. おすすめのペーパーレス会議システム3選
6. ペーパーレス会議システムの導入フローと注意点
7. まとめ

ペーパーレス会議システムで会議運営のコスト・手間を削減

ペーパーレス会議システムとは、紙の会議資料をデジタル化して、オンライン上で閲覧できるツールです。従来のような紙媒体の会議資料を廃止でき、紙代・インク代などの消耗品費の削減や、会議準備にかかる手間の軽減に寄与します。

オンライン上で会議資料を共有することで、修正箇所や追加情報などを全員で即時に共有でき、円滑な会議の進行にも期待できます。

なお、ペーパーレス会議システムにはさまざまな製品があり、特徴や強みがそれぞれ異なるため、自社の導入目的にあわせて慎重に選定する必要があります。本記事では、ペーパーレス会議システムのおすすめの選び方や製品について解説します。

ペーパーレス会議システムは操作性・対応デバイス・Web会議の対応可否で選ぶ

ペーパーレス会議システムを選ぶ際は、操作性や使用デバイス・OSへの対応可否、Web会議への対応可否に注目しましょう。これらは自社におけるツールの運用体制に大きく左右するため、慎重に検討すべきポイントです。

あわせて、提供形態や同時接続台数、セキュリティ性、ベンダーのサポート体制にも注目すると、自社に最適なツールの選定につながります。ペーパーレス会議システムの選び方のポイントについて、次の章から解説していきます。

【重要なポイント3つ】

1. 操作性をチェック
2. 使用デバイス・OSに対応しているか
3. Web会議に対応しているか

【その他の比較ポイント】

1. 提供形態を確認
2. 何台まで同時接続できるか
3. セキュリティは万全か
4. ベンダーのサポートは充実しているか

ペーパーレス会議システム選びで重要な3つのポイント

ペーパーレス会議システムの操作性は、会議の進行を左右するポイントです。また、使用デバイスやOS、そしてWeb会議への対応可否は、自社におけるツールの運用体制に影響するため、要件を満たしているかどうかに注目する必要があります。

ここでは、各ポイントについて解説します。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

操作性をチェック

操作性が低いツールは、会議資料の閲覧がしにくく、結果として会議の進行を妨げる恐れがあります。デジタルツールの操作が苦手な人がいることを考慮して、直感的に操作でき、資料の閲覧や検索がしやすい製品を導入しましょう。

例えば、紙の会議資料をめくるように、デバイスの画面をめくる動作で資料のページを切り替えられる製品が望ましいです。その他には、複数枚の資料の並列表示や、手書きの書き込みが可能かどうかにも注目しましょう。

これにより、差分比較やデータの照合、そして資料の修正・情報追加が容易になり、会議の質の向上にもつながります。あわせて、複数人による同時書き込みの対応可否も確認すると良いでしょう。

使用デバイス・OSに対応しているか

対応しているデバイスやOSは、ペーパーレス会議システムごとに異なります。したがって、事前に自社既存のデバイス・OSへの対応可否を確認する必要があります。

例えば、スマートデバイスは携帯性に優れており、リモートワークや現場からでも簡単に会議に参加できて便利です。

しかし、ペーパーレス会議システムによっては、iOSとAndroidの片方にしか対応していない場合もあるため、自社で運用するデバイスの種類・OSにはくれぐれも確認しましょう。

Web会議に対応しているか

Web会議の頻度が高い場合は、ビデオ通話などのWeb会議機能を備えたペーパーレス会議システムがおすすめです。Web会議と資料共有を1つのツールで完結できるため、Web会議の準備やツールの同時併用の負担を減らせます。

すでにWeb会議システムを運用している場合は、既存ツールと連携できるペーパーレス会議システムの導入が良いでしょう。同様にWeb会議と資料閲覧を連動できるため、Web会議の準備・進行における作業工数を削減できます。

なお、社外とのWeb会議を頻繁に行う場合は、ゲスト招待の機能を備えたシステムもおすすめです。例えば、送付したURLをクリックするだけでオンライン会議に参加できるシステムは、専用アプリのインストールが不要なため、先方の負担を減らすことができます。

ペーパーレス会議システムのその他の比較ポイント

ペーパーレス会議システムを選ぶ際は、上記のポイントに加えて、提供形態や接続台数にも注目するのがおすすめです。ここでは、適切なペーパーレス会議システムを選ぶ際のその他のポイントについて解説します。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

提供形態を確認

ペーパーレス会議システムの提供形態は、クラウド型とオンプレミス型の2種に大別できます。下記表を参考にして、それぞれの仕組み・メリット・デメリットを理解し、自社の運用方針や環境にあわせて適切な導入形態を選びましょう。

例えば、導入にかかる負担を抑えたい場合は、コストが安く運用保守をベンダーに一任できるクラウド型がおすすめです。自社の業務フローにあわせたシステム運用を狙う場合は、カスタマイズ性と拡張性に優れたオンプレミス型が適しているでしょう。

	クラウド型	オンプレミス型
仕組み	インターネットに接続して利用	自社サーバーにソフトウェアをインストールして利用
メリット	導入にかかる費用・手間が少ない	自社に合わせたシステム構築が可能
デメリット	通信環境に依存する	導入費用が莫大になる

何台まで同時接続できるか

ペーパーレス会議システムによって、同時接続できる端末の台数が異なります。したがって、必要な人数が同時に接続できるかどうか事前に確認すべきでしょう。

なお、大人数の同時接続に対応したシステムは費用が高額な傾向があるため、小規模な会議しか行わない場合は、コストが無駄になる恐れがあります。

不要なコストの発生を防ぐには、会議の参加人数の見通しを立て、適した同時接続台数を備えたシステムを選定しなければなりません。将来的に利用人数の増加が見込まれる場合は、利用規模を段階的に拡張できるシステムを選定すると、コストの無駄を防げます。

セキュリティは万全か

会議資料には、個人情報や企業の機密情報が含まれることも多いです。社外への情報漏洩を防ぐために、セキュリティ対策が万全なペーパーレス会議システムを選びましょう。

例えば、通信の暗号化やユーザー別の権限設定が可能なものは、会議資料への不正なアクセスを防止できる可能性が高いです。また、会議後に資料が即座に削除される製品や、無許可のダウンロード・印刷ができない製品は、会議資料の持ち出しのリスクが低いでしょう。

ベンダーのサポートは充実しているか

充実したサポートを備えた製品の導入により、ペーパーレス会議システムの導入効果を最大化できる可能性が高いです。例えば、運用相談や定期レポートなどのサポートがあると、ITツールの知識が乏しい企業でも、適切なツール運用が可能です。

ITツールの導入や操作に不安がある場合は、導入支援や操作サポートがあると安心です。システムトラブルや通信障害の際に技術的な支援を受けられるかどうかも、重要なポイントとなります。

サポート体制はベンダーによって異なるため、サポート方法やサポート対応日時についても、自社が求める条件を満たしているかどうか確認しましょう。

おすすめのペーパーレス会議システム3選

ペーパーレス会議システムの導入フローと注意点

ペーパーレス会議システムの導入効果を高めるには、適切な導入フローにしたがうことが大切です。ここからは、ペーパーレス会議システムの導入フローと注意点を解説します。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

1. 利用環境を整備する

ペーパーレス会議システムを利用するには、PCやタブレットなどのデバイスの支給、モニターの設置が必要です。自社の従業員数や運用体制に応じて、適切な台数・大きさ・精度のものを準備しましょう。

また、クラウド型ツールの場合は、安定したインターネット回線を担保する必要があります。インターネット回線が不安定な場合、会議資料がアップロードできない、スムーズに閲覧できないなどのトラブルの恐れがあり、会議の進行と質を低下させます。

クラウド型ツールを利用する場合は、円滑な会議の進行を実現するために、十分な通信速度を備えたインターネット回線を導入しましょう。

2. 無料トライアルで試す

システムを本格導入する前に、無料トライアルを活用して試験運用するのがおすすめです。無料トライアルを行うことで、システムの操作性や機能性を実際に確かめた上で検討でき、導入後のミスマッチを防ぎやすくなります。

特に、ITツールに不慣れな従業員の割合が多い場合は、試験運用して現場の感想を聞き、誰でも使いやすいかどうかを慎重に検討する必要があります。

3. マニュアルの作成・研修

ペーパーレス会議システムの導入後は、本格的に運用する前にマニュアルの作成や操作方法の研修を行い、まずは従業員にシステムに慣れてもらうことが大切です。これにより、実際の会議に導入しても、操作上の混乱が少なくなり、円滑な会議の進行につながります。

あるいは、小規模な範囲から運用を開始する「スモールスタート」もおすすめです。新ツール導入における混乱を最小限に抑えることができ、担当者や管理者も対応しやすくなります。

さらに、実際の利用者の意見や感想をマニュアルに反映できるため、より現場に即したレクチャーや研修が可能になります。そして、システムの社内定着が早まるでしょう。

まとめ

ペーパーレス会議システムとは、紙の会議資料を電子データ化して、オンライン上での閲覧を可能にします。紙の会議資料の廃止により、インク代や紙代のコスト削減だけでなく、会議準備の手間の軽減、情報共有の迅速化にも期待できます。

導入後はスムーズに運用開始できるよう、自社既存のデバイスやOSに対応しており、かつ誰もが操作しやすい製品を選ぶのがおすすめです。Web会議の頻度が高い場合、Web会議機能を備えた製品を導入すると、ツールを一本化でき無駄なコストの削減にもつながります。

また、自社の運用体制に応じて、提供形態や同時接続台数、セキュリティ性、サポートにも注目するのがおすすめです。今回紹介したポイントを参考に、適切なペーパーレス会議システムを導入して、自社における会議の効率化やコスト節約につなげましょう。