おすすめのマイナンバー管理システム10選｜選ぶ際のポイントも解説

マイナンバーは厳重な管理が求められており、万が一情報が流出すると自社の信頼に多大な影響を及ぼします。マイナンバー管理システムを活用し、安全かつ効率的に管理しましょう。この記事では、おすすめのマイナンバー管理システムや選ぶ際の比較ポイントを解説します。

目次

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1. マイナンバー管理システムでマイナンバーを安全に管理
2. マイナンバー管理システムはタイプ・対象規模・機能で選ぶ
3. マイナンバー管理システム選びで重要な3つのポイント
4. マイナンバー管理システムのその他の比較ポイント
5. おすすめのマイナンバー管理システム10選
6. マイナンバー管理システムの導入フローと注意点
7. まとめ

マイナンバー管理システムでマイナンバーを安全に管理

マイナンバー管理システムとは、従業員のマイナンバーを安全に管理するためのシステムです。マイナンバーは非常に重要な個人情報であり、その管理には厳重なセキュリティが求められます。

このシステムは、マイナンバーの収集や登録、管理、破棄までを一括して管理することができるため、情報の流出リスクを大幅に軽減します。システムの選択は、自社のニーズに合わせてタイプ、対象規模、機能を考慮することが重要です。

この記事では、おすすめのマイナンバー管理システムや選ぶ際の比較ポイントを解説します。

マイナンバー管理システムはタイプ・対象規模・機能で選ぶ

マイナンバー管理システムを選ぶ際には、3つの重要なポイントがあります。まずは、対応できる業務範囲を確認しましょう。また、登録できるマイナンバーの件数は異なるため、自社の規模に合ったシステムを選ぶことが大切です。

3つ目は、利用料金が適正かを確認しましょう。以下では、それぞれのポイントについて詳しく解説します。

【重要なポイント3つ】

1. 対応できる業務範囲を確認
2. 自社の規模に合っているか
3. 利用料金は適正か

【その他の比較ポイント】

1. マイナンバーの収集方法を確認
2. セキュリティ機能をチェック

マイナンバー管理システム選びで重要な3つのポイント

マイナンバー管理システムを選ぶ際は、3つの重要なポイントを確認しましょう。以下のようなポイントを確認することで、自社に適したシステムの選択に繋がります。ここからは、これらのポイントに注目して詳しく解説します。

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対応できる業務範囲を確認

マイナンバー管理システムには、マイナンバー管理に特化したタイプと、労務管理システムの一部としてマイナンバー管理機能が搭載されたタイプがあります。企業のニーズに応じて、どちらのタイプが適しているかを判断することが重要です。

例えば、既存の労務管理システムを引き続き使用する場合には、マイナンバー管理に特化したタイプが適しています。このタイプは、マイナンバーの登録・管理に特化しているため、利用・破棄まですべての業務を一括管理することが可能です。

一方、労務管理システムに組み込まれているタイプは、総合的な労務管理と一体化しているため、管理が一元化されて利便性が高まります。自社の労務管理の現状と今後のニーズに応じて、適切なシステムを選びましょう。

他システムとの連携性もチェック

マイナンバー管理に特化したシステムを選ぶ場合、既存のシステムと連携できるかどうかを確認しましょう。

既に労務管理や勤怠管理のシステムを導入している企業にとって、これらのシステムと新しいマイナンバー管理システムがスムーズに連携できれば、業務効率が大幅に向上します。

また、システム間のデータ連携が円滑に行えることで情報の一貫性が保たれ、エラーの発生リスクが低減されます。

自社の規模に合っているか

マイナンバー管理システムを選ぶ際には、自社の規模に合ったシステムを選ぶことが重要です。システムやプランによって、登録できるマイナンバーの件数が異なるため、自社で管理したい数に合わせて選ぶ必要があります。

例えば、従業員数が少ない企業であれば、少ない件数で済むシンプルなプランが適しています。一方、従業員数が多い企業や複数の拠点を持つ企業では、より多くのマイナンバーを管理できる高機能なシステムが求められます。

利用料金は適正か

マイナンバー管理システムの導入には、基本的に初期費用と月額費用がかかります。システムを選択する際には、予算に見合うかどうかを確認することが非常に重要です。

初期費用はシステム導入時に一度だけかかる費用で、通常は設定やカスタマイズに関連するコストです。月額費用はシステムの運用にかかる継続的な費用であり、ユーザー数や管理可能なマイナンバー件数、追加のオプション機能などによって変動します。

各企業は、システムが提供する機能と料金のバランスを考慮し、自社のニーズに最適なものを選ぶことが大切です。

マイナンバー管理システムのその他の比較ポイント

マイナンバー管理システムを選ぶ際には、先述の基本的なポイントに加えて、他にも考慮すべき要素があります。システムの収集方法やセキュリティ機能など、細かい点を確認することで、自社に最適なシステムを見つけることができます。

以下に、これらの比較ポイントについて詳しく解説します。

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マイナンバーの収集方法を確認

マイナンバー管理システムは、収集方法によって操作性や利便性が異なります。主に、「画面入力型」「ID・パスワード方式」「ワンタイムURL方式」の3つの収集方法があり、それぞれに特徴があります。

自社の従業員数やITリテラシー、業務フローに合わせて最適な収集方法を選びましょう。

例えば、画面入力型は簡便で広く使われる一方、ID・パスワード方式はセキュリティが高く、ワンタイムURL方式は一度限りのアクセスで安心です。

以下の表は、それぞれの収集方法についての概要です。

収集方法	特徴
画面入力方式	対象者にリクエストメールを送信し、情報を入力する方式
ID/パスワード方式	対象者にIDとパスワードを付与し、システムにログインして情報を入力する方式
ワンタイムURL方式	対象者に一度だけアクセス可能なURLを送信し、情報を入力する方式

セキュリティ機能をチェック

マイナンバー情報は個人情報の中でも特に重要なものであり、その管理には高度なセキュリティ対策が必要です。マイナンバー管理システムを選ぶ際には、ログ管理機能や暗号化機能などのセキュリティ機能が含まれているかを確認することが重要です。

ログ管理機能は、いつ誰がデータにアクセスしたのかを記録し、不正アクセスを防ぐための重要な機能です。また、暗号化機能によってデータが暗号化されていれば、万が一流出した際にも被害を最小限に抑えることができます。

これらのセキュリティ機能が充実しているシステムを選ぶことで、マイナンバー情報を安全に管理し、情報漏洩のリスクを大幅に減らすことができます。

おすすめのマイナンバー管理システム10選

マイナンバー管理システムの導入フローと注意点

マイナンバー管理システムの導入にはいくつかのステップと注意点があります。以下では、これらのステップと注意点について詳しく解説します。

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1. 候補となるシステムを選定する

マイナンバー管理システムを選定する際には、自社の業務フローや既存システムとの連携を考慮し、最適なシステムを選びましょう。まず、公式サイトでの情報収集や資料請求を行い、システムの機能や対応範囲、料金体系などを詳しく調べます。

これにより、どのシステムが自社の要件に合致するかを見極めることができます。さらに、セキュリティ機能や収集方法、運用コストなども確認し、複数の候補から比較検討することが大切です。

2. 無料トライアルで試す

多くのマイナンバー管理システムは、無料トライアルを提供しています。このトライアル期間を利用して、実際の使用感を確認することができます。本格導入前にシステムの操作性や利便性を確かめることで、自社に合ったシステムかどうかを判断できます。

無料トライアル期間中は、マイナンバーの収集・管理・破棄の各機能を試してみましょう。また、従業員からのフィードバックを収集し、実際に使う人々の視点からも評価することが重要です。

無料トライアルの活用によって、システム導入後の運用がスムーズに進むかどうかを見極めることができます。

3. ガイドラインを確認しておく

マイナンバー管理システムを導入する前に、「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン」を確認しておくことが重要です。特定個人情報とは、マイナンバーやマイナンバーに対応する符号を含む個人情報のことです。

このガイドラインは、特定個人情報の収集や利用、提供、保存、破棄に関する基本的なルールを定めています。ガイドラインを遵守することで、法律に基づいた適正な管理が可能となり、情報漏洩や不正使用のリスクを低減することができます。

特にマイナンバーの管理においては、適切なセキュリティ対策が求められるため、システム導入前にガイドラインをしっかりと理解しておきましょう。

参考：特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）｜個人情報保護委員会

まとめ

マイナンバー管理システムの導入は、自社の信頼を守るためにも重要です。マイナンバーは厳重な管理が求められ、情報が流出すると企業の信頼に大きな影響を及ぼします。

マイナンバー管理システムを活用することで、安全かつ効率的にマイナンバーを管理することができます。マイナンバー管理システム選定の際には、対応できる業務範囲、対象規模、料金に注目することが重要です。

これらのポイントを参考にして、自社のニーズに最適なマイナンバー管理システムを導入し、安全かつ効率的なマイナンバー管理を実現させましょう。