Notionのデータベースとは？特徴や作成手順をわかりやすく解説

Notionには、ページの集合体であるデータベースを作成できる機能があります。データにプロパティを付与し、7種類のビューで切り替え表示が可能です。この記事では、Notionのデータベースの特徴や作成手順をわかりやすく解説します。

目次

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1. Notionのデータベースとは
2. Notionのデータベースの特徴
3. Notionのデータベースはさまざまな用途で使える
4. Notionのデータベースの作成手順
5. まとめ

Notionのデータベースとは

Notionとは、業務に必要なさまざまなツールを1つにまとめたアプリケーションであり、世界中で利用されているアプリで、日本でも徐々に活用が広まっています。Notionは、ページの集合体であるデータベースを作成する機能も備えています。

Notionデータベースの利用によって、情報の整理や管理が簡単にできるようになり、7種類のビュー形式から目的に合った形でデータを表示できます。データの詳細な分類や検索もでき、異なるデータベース間で情報をリンクして集計することも可能です。

Notionデータベースは、タスク管理・プロジェクト管理・ナレッジ管理などの効率化によく利用されます。本記事では、Notionのデータベースの特徴や作成手順をわかりやすく解説します。

参考：Notion（ノーション）

Notionのデータベースの機能

Notionのデータベースには下記のような機能があります。これらの機能を効果的に利用することにより、業務の効率化が進みます。ここでは、それぞれの機能について簡単に紹介します。

機能	概要
ビュー	データベース内の情報をさまざまな形式で表示
新規ビューの追加	データベース内の情報をデフォルトビュー以外の形式で表示
フィルターメニュー	データベース内の情報を特定条件で絞り込み、必要な情報を素早く見つけ出す
並べ替えメニュー	データベース内の情報を特定の基準で並び替え、必要な情報を素早く得る
データベース検索	データベース内の情報から必要な情報を迅速かつ効率的に見つけ出す
•••メニュー	状況に応じて利用可能な操作をメニュー形式で表示
新規データベースページの作成	情報を効率的に管理するために、新規データベースページを作成

参考：データベースの基本 – Notion（ノーション）ヘルプセンター

Notionのデータベースの特徴

Notionのデータベースにはさまざまな特徴があり、それらの特徴を生かした活用が多くの企業で進んでいます。ここでは、多くある特徴の中から代表的な下の2つに絞って解説します。

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プロパティをカスタマイズできる

プロパティは、情報の集合体であるデータベースの中から、抽出する情報を決めるためのタグのような役割を果たします。たとえば、日付・ステータス・リンクなどのプロパティをデータに付与することにより、必要な情報を取り出しやすいようにカスタマイズします。

プロパティをカスタマイズしてデータに付与することで、日付順などステータスに基づいた並び替えや、特定のデータだけの表示ができるようになります。プロパティの名称は自由にカスタマイズできるので、わかりやすい名称に設定するのがおすすめです。

7種類のビューに切り替え可能

ビューとは、Notion内で作成したデータベースの表示方法のことで、用途に合わせてビューを切り替えて利用できるのがNotionデータベースの魅力の一つです。以下では、7種類のビューの概要について紹介します。

ビューの種類	概要
テーブル	すべてのビューの基本型エクセルのような行と列でデータを一覧表示
ボード	アイテムをプロパティ別にグループ化して表示タスク管理で活用
ギャラリー	画像やビジュアルコンテンツをカード形式で表示画像の強調表示に活用
リスト	リスト形式で表示情報をシンプルで見やすく表示できる
カレンダー	カレンダー形式で表示スケジュール管理で活用
タイムライン	時系列で表示プロジェクトの進行状況把握に利用
チャート	棒グラフ・線グラフ・ドーナツグラフで表示データの可視化が可能

参考：ビュー、フィルター、並べ替え – Notion（ノーション）ヘルプセンター

Notionのデータベースはさまざまな用途で使える

Notionはカスタマイズ性が高く、さまざまな用途で利用されています。ここでは、企業でよく使われている、下の3つの用途について解説します。

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プロジェクト管理・タスク管理

Notionデータベースは、プロジェクト管理やタスク管理の用途でも利用できます。具体的には、ステータスや担当者、期限、進捗状況などをプロパティで設定することにより、タスクやプロジェクトの進捗状況の可視化・共有化が簡単にできます。

プロジェクト管理やタスク管理の使いやすいテンプレートも用意されているため、初めて作成する際は利用してみるのがおすすめです。また、テンプレートの中身を変更して、自社に適したデータベースの作成もできます。

ナレッジ管理

ナレッジ管理とは、 社内の知識や情報を整理し、簡単に検索・参照・共有できるようにすることで、Notionをナレッジベースとして活用している企業も多いです。ナレッジベースを作成するには、自社のナレッジを収集してデータベースに登録します。

次に、ナレッジ情報が蓄積されたデータベースにプロパティを設定し、必要なナレッジを検索やフィルタリングで抽出できるようにします。このデータベースを従業員で共有することで、ナレッジの閲覧・編集・更新が行えます。

個人が経験で身に着けたナレッジの継承は難しく、時間もかかりますが、ナレッジを共有することで継承が可能になります。そのため、上司や仲間の優れたナレッジを従業員が自ら学ぶ環境ができ、生産性の向上につながります。

議事録管理

議事録管理では、会議議事録をNotionを用いてデータベース化し、過去の議事録を簡単に検索・参照できます。議事録管理のテンプレートも用意されているため、初めて議事録管理をNotionで行う際に利用すると、スムーズにデータベース作成ができます。

議事録をデータベースとして管理すれば、他のチームやプロジェクトなどの会議記録が参照でき、自チームのプロジェクト構築に役立つ情報が得られます。また、プロジェクトにトラブルが発生した際に議事録を見直すことで、解決の糸口が見つかるケースも多いです。

Notionのデータベースの作成手順

Notionのデータベースは機能も多く、作成が難しく感じますが、意外に簡単に作成できます。作成するにはさまざまな方法がありますが、ここでは一般的で簡単な方法を紹介します。

参考：データベースの作成 – Notion（ノーション）ヘルプセンター

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1. 新しいテーブルを作成する

新しいテーブルを作成する際は、サイドバーから「新規ページ」を選択し、新規ページを追加します。ページの中の「＋」ボタンをクリックして、表示されたメニューから作成したいテーブルビューを選択します。

すると、エクセルのようなテーブルが表示されるため、一番左の列にデータベース項目のタイトルを入力します。2列目以降は、各テーブルに設定するアイテムの内容が表示される場所です。作成したデータベースには、分かりやすい名前を付けて保存しましょう。

2. テーブルにアイテムを追加する

Notionデータベースのアイテムとは、データベース内のエントリやレコードのことを指します。たとえば、タスク管理のデータベースを作成する際には、各タスクがアイテムとなります。

テーブルにアイテムを追加する際、テーブルの1番上にアイテム名を入力します。アイテム名は誰もがわかりやすい名称にしましょう。入力したテキストがそのままページタイトルとなります。

3. アイテムのプロパティを設定する

データベースのプロパティは、期日・担当者・関連URLなど、あらゆる種類のコンテキストをアイテムに追加します。設定する際には、アイテム欄の右側の「＋」を選択します。

もしくは、サイドピークで開いた各ページの「＋プロパティを追加する」をクリックしましょう。

プロパティの設定により、アイテムページ内テキスト入力欄を作ったり、カレンダーから日付を選択することができます。入力されたプロパティはテーブルに表示され、一目で状況把握を行えます。

4. 任意のビューを選択する

Notionのビュー機能は豊富で、用途に合わせてビューを切り替えて利用できます。ただし、新規にデータベースを作成した場合は、デフォルトビューの選択が必要です。選択後は、既存ビューの横にある「＋」 を選択することによって、任意ビューの作成ができます。

画面サイズによってはドロップダウンメニューを開いて、「ビューを追加」の選択が必要になる場合があります。どのビュー形式を使えばいいか迷う場合も多いため、事前にビュー機能の特徴を知っておくことが大切です。

5. 必要に応じてカスタマイズを行う

Notionのデータベースは、さまざまな便利機能が使え、データベースのカスタマイズができることも大きな魅力です。以下では、カスタマイズの一例を紹介します。

フィルターと並べ替え

フィルターは、指定された条件を満たすアイテムを抽出できる機能です。複数フィルターやANDやORロジックを使って、複雑な条件での絞り込みも可能です。設定するにはデータベース上部のフィルターアイコンのクリックから始めます。

並び替えは、ページの表示順を変更します。デフォルトは、ドラッグ＆ドロップによってページを入れ替えますが、プロパティの値に基づいて昇順または降順での表示もできます。設定は、データベースの上部にある上下の矢印をクリックします。

並び変えられるのは昇順と降順だけですが、名前だけでなく他のプロパティの並べ替えもできるため、さまざまな用途で利用できます。フィルターや並べ替えに加えた変更は、保存しなければ、他の人への影響はありません。

参考：ビュー、フィルター、並べ替え – Notion（ノーション）ヘルプセンター

グループ化・サブグループ化

Notionのグループ化やサブグループ化は、データベース内の情報を整理しやすくする機能であり、グループ化ボタンのクリックから始めます。グループ化は、プロパティごとの分類で、 データベース内のアイテムを特定のプロパティに基づいてグループ分けします。

サブグループ化は、 グループ化された情報をさらに細かく分類できます。たとえば、ステータスごとにグループ化して、カテゴリーごとにサブグループ化します。 サブグループ化は、ボードビューなどでよく利用され、タスク管理やプロジェクト管理に役立ちます。

参考：Notion 2.13：データベースのグループ化・サブグループ化｜Notion（ノーション）

リレーションとロールアップ

Notionのリレーションとロールアップは、データベースを効率的に管理するための機能です。リレーションは、異なるデータベース同士を連携させる機能で、データベースのページをプロパティで紐づけします。

ロールアップは、リレーションで紐づけられたデータベースからプロパティを取得し、その計算結果を表示する機能です。たとえば、プロジェクト管理とタスク管理のデータベースをリレーションで紐づけ、ロールアップを利用して各タスクの工数計算をします。

リレーションを設定するには、一方のデータベースにプロパティを追加し、リレーション を見つけ、接続したいデータベースを選択します。

参考：リレーションとロールアップ – Notion（ノーション）ヘルプセンター

まとめ

Notionには、ページの集合体であるデータベースを作成できる機能があります。データに付与するプロパティ設定のカスタマイズ性は高く、自社に合ったデータベースの構築ができます。また、7種類のビュー形式を持ち、目的に合った表示に切り替えることも可能です。

Notionのデータベースはカスタマイズ性が高いため、多くの用途で用いられており、特にプロジェクト・タスク・ナレッジ・議事録の管理で利用されています。本記事を参考にNotionのデータベースを効果的に活用して、業務の効率化や生産性の向上を実現しましょう。