無料で使えるおすすめの会議室予約システム｜選び方も解説

会議室予約システムには、無料で利用できるものも多数あります。ただし、利用できる人数や予約回数に制限があることも多いため、選ぶ際は注意が必要です。この記事では、無料で使えるおすすめの会議室予約システムや選び方のポイントを解説します。

目次

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1. 会議室予約システムは無料でも利用できる
2. 無料で使える会議室予約システムのメリット
3. 無料で使える会議室予約システムの選定ポイント
4. 無料で使えるおすすめの会議室予約システム
5. その他の会議室予約システムの選び方
6. まとめ

会議室予約システムは無料でも利用できる

会議室予約システムとは、オフィスの会議室の利用状況を一元管理するツールです。会議室の空室確認や予約、参加者の入退室管理など、会議室の利用に関わる業務をシステム上で実行でき、紙ベースやExcelでの会議室管理における煩雑さを解消します。

会議室予約システムの中には、無料で利用できるツールもあります。有料ツールに比べて利用方法に制限があるため、自社に必要なサービスを備えているかどうか確認しましょう。本記事では、無料の会議室予約システムの選び方やおすすめの製品を解説します。

無料で使える会議室予約システムのメリット

無料で会議室予約システムを使えることで、不要なコストを削減できます。有料の会議室予約管理システムの料金相場は、クラウド型ツールで月額5,000円から数万円、オンプレミス型ならば数十万円の初期費用が発生します。

無料の会議室予約システムならば、これらの費用が不要であり、金銭的な負担を抑えたい企業でも安心して利用できます。また、有料ツールを本格導入する前に、試験運用して操作性や使用感を試せる点もメリットです。

ツールの使い勝手は利用しなければ分からないことも多いため、実際に試験運用することで、導入後のミスマッチを低減できます。複数の導入候補がある場合にも、費用をかけず全ての製品を試すことができ、最も自社に適したツールの選定が可能になります。

無料で使える会議室予約システムの選定ポイント

無料で使える会議室予約システムを選ぶ際は、利用規模や必要な機能の有無、他システムとの連携性、操作性に注目するのがおすすめです。ここでは、各ポイントについて解説します。

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必要な利用規模をカバーしているか

無料の会議室予約システムは、次のような項目が制限されていることが多いです。

1. 予約できる人数
2. 登録できる会議室の数
3. 1ユーザーあたりの利用回数
4. 1ヶ月の利用回数

会議室の利用頻度が高い場合や、大規模な会議を定期的に行う場合は、無料の会議室予約システムの規模ではカバーしきれない可能性があります。スムーズに会議を開くために、必要な利用規模に対応しているかどうかしっかりと確認しましょう。

必要な機能があるか

会議室予約システムによっては、会議室予約や入退室管理のほかに、予約のリマインドメール、レポート機能、複数拠点における会議室の一括管理などの機能を備えています。一般的に、多機能なツールほど高度なタスクに対応でき、会議室管理の効率化が見込めます。

しかし、無料ツールは有料ツールに比べて機能数が制限されることが多く、自社に必要な機能が標準搭載されていないこともあります。ツールの費用対効果が下がるだけでなく、機能を追加する場合はオプション料金がかかり、コストがかさむ点も軽視できません。

会議室予約管理業務において、自社が必要とする機能を明確にし、標準搭載されているツールを選びましょう。

他のシステムと連携できるか

会議室予約システムは、社内既存の受付システムやカレンダーアプリと連携すると、参加者のスケジュールと会議室の予約状況が自動で同期され、会議日程の調整が効率化します。

また、マルチデバイスと連携可能なツールであれば、外出先からでも会議室の予約やキャンセルが可能で、営業担当者やリモートワークの従業員の利便性が向上します。自社の運用体制に応じて、既存システムとの連携が可能かどうか確認すると良いでしょう。

誰でも使いやすいか

無料のシステムは費用面での負担は小さいですが、有料ツールに比べると操作性が低い可能性があります。使いにくいツールは業務効率が下がり、導入効果を実感できない恐れが高いです。

会議室予約システムは、さまざまな部署の従業員が利用する機会が多いツールです。ITツールの操作に不慣れな人でも混乱なく利用できるように、誰でも使いやすいツールを選びましょう。画面がシンプルで見やすく、直感的に操作できるツールが望ましいです。

無料ツールであれば、複数のツールを利用しても料金はかかりません。本格導入前に試験運用を実施して、使用感を比較してみると良いでしょう。

セキュリティ対策は十分か

無料の会議室予約システムは、有料ツールに比べてセキュリティが脆弱な場合があります。会議室予約システムには、予約者や参加者の個人情報、会議の議題などの情報を入力することも多く、セキュリティが弱いシステムでは機密情報を安全に保護できません。

情報漏洩などの重大インシデントのリスクを避けるために、セキュリティ対策が十分な無料ツールを選定しましょう。例えば、通信の暗号化や二段階認証、ユーザー別の権限設定が可能なツールが望ましいです。

ツールに標準搭載されているセキュリティ機能に不安がある場合は、自社で独自にセキュリティ対策を行う必要があります。

無料で使えるおすすめの会議室予約システム

その他の会議室予約システムの選び方

会議室予約システムを選ぶ際は、上記のポイントに加えて、次のようなポイントにも注目するのがおすすめです。これらのポイントを押さえて、自社に適したツールを導入しましょう。

【その他の比較ポイント】

1. 使いたいデバイスに対応しているか
2. サポート体制は充実しているか

まとめ

会議室予約システムは、会議室の空室照会や予約・キャンセル、参加者の入退室管理など、会議室に関する業務を一元管理します。製品によっては無料で利用できるため、システム費用を抑えたい場合や、試験運用として活用したい場合は検討しましょう。

無料ツールは有料ツールに比べて、利用規模や利用回数、機能に制限があることが多いです。自社での運用体制を想定し、対応できるツールを選ぶ必要があるでしょう。

また、受付システムやカレンダーアプリと連携すると、会議日程の調整が行いやすくなり、従業員のタイムマネジメントもサポートしてくれます。会議室予約システムには、機密性の高い情報を入力することも多いため、セキュリティ機能にも注目する必要があります。
本記事を参考にして、自社に適した会議室予約システムを導入し、会議室管理を効率化しましょう。