日程調整ツールのおすすめ4選｜選ぶ際の比較ポイントを解説

日程調整ツールとは、会議や飲み会など社内外を問わずさまざまな人との日程調整を自動化できるシステムです。導入によって、手間をかけずに日程調整を行えます。本記事では、日程調整ツールを選ぶ際のポイントや導入時の注意点を交えて、おすすめの日程調整ツールを紹介します。

目次

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1. 日程調整ツールで日程調整を効率化
2. 日程調整ツールは日程調整の方法・機能・連携性で選ぶ
3. 日程調整ツール選びに重要な3つのポイント
4. 日程調整ツールのその他の比較ポイント
5. おすすめの日程調整ツール4選
6. 日程調整ツールの導入の仕方と注意点
7. まとめ

日程調整ツールで日程調整を効率化

日程調整ツールとは、電話やメールでのやりとりをシステムで自動化し、日程調整を効率化することができるシステムです。例えば、複数の候補日時を提示し、参加者が自分の都合の良い日時を選ぶだけで調整が完了します。

また、カレンダーとの連携やリマインダー機能も備えているため、スケジュール管理がさらに楽になります。このような日程調整ツールの利点は、時間と手間を節約できることです。

特に多くの参加者がいる場合や、定期的に会議を開く組織にとっては大きな効果を発揮します。本記事では、日程調整ツールを選ぶ際のポイントや導入時の注意点を交えて、おすすめの日程調整ツールを紹介します。

日程調整ツールを使うビジネスシーン

ビジネスシーンで日程調整ツールを使う場合、以下のような例が挙げられます。

1. 社内会議の調整
2. 顧客とのアポイント設定
3. 採用面接の日程調整
4. 社内外のミーティング調整
5. 社内研修・セミナーのスケジュール管理

電話やメール、チャットツールを活用した日程調整では多くの手間と時間を要しますが、日程調整ツールを使うことで取引先を含めた効率化が可能です。

また、リマインドを行いながら、予約・アポイントなどにおけるダブルブッキングや急なキャンセルを防止することもできます。ビジネスのさまざまなシーンで日程調整ツールを使えば、手間を大幅に削減しつつ、顧客満足度の向上や業務の効率化につなげられます。

日程調整ツールは日程調整の方法・機能・連携性で選ぶ

日程調整ツールを選ぶ際には、日程調整の方法、機能、連携性の3つのポイントに注目することが重要です。次の章からそれぞれのポイントを詳しく解説していきます。

【重要な3つのポイント】

1. 日程調整方法のタイプを確認
2. 必要な機能が備わっているか
3. 他システムと連携できるか

【その他の比較ポイント】

1. マルチデバイスに対応しているか
2. 使用頻度に適しているか
3. 利用人数が適しているか
4. 使いこなしやすい操作性か

日程調整ツール選びに重要な3つのポイント

日程調整ツールを選ぶ上で重要なポイントは、日程調整の方法、機能、連携性です。これらのポイントをしっかりと確認することで、自社に最適なツールを見つけ、効率的な日程調整を実現できます。ここでは、各ポイントについて詳しく解説します。

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日程調整方法のタイプを確認

日程調整ツールにおける日程調整の方法には、予約受付型、候補提案型、投票型の3つのタイプがあります。自社に適したタイプを選択することで、よりスムーズな日程調整が可能になります。それぞれのタイプについて詳しく見ていきましょう。

予約受付型

予約受付型は、スケジュールが空いているすべての日時から都合が良い日を選んでもらうタイプです。日程調整ツールのカレンダーに予定を入力すると、自動で空いている日時を抽出し、相手に提示されます。

これにより、簡単に自分の空き時間を管理できます。しかし、相手に予約ページを送る手間がかかることや、全ての空き時間が相手に見えてしまうのが注意点です。プライバシーを気にする場合には留意しましょう。

候補提案型

候補提案型は、自分の都合が良い日を複数提案し、その中から選んでもらうタイプです。この方法は、自分のすべての日程を知られたくない場合におすすめです。

複数の日程候補を提示して日程調整を行うため、あらかじめ登録された日時だけが相手に提示され、スケジュールの空き情報が筒抜けになる恐れはありません。

ただし、プライバシーは守られますが、候補日が限られるため調整が難航する場合が考えられます。提示した日程が相手の都合と合わなければ、再度候補日を調整しなければならず、何度もやり取りが必要となることもあるでしょう。

投票型

投票型は、主催者が候補の日時をピックアップして提示し、参加者が都合の良い日に複数投票するタイプです。特に、複数人での日程調整におすすめです。

多くの参加者がいる場合でも全員の都合を反映させやすく、最も都合の良い日を見つけやすいのがメリットです。しかし、投票の集計や結果の確認に時間がかかるため注意が必要です。

また、全員が迅速に投票しないと、日程決定が遅れる可能性もあります。参加者が多いほど使いやすく、全員の都合が合う日程を調整しやすいという特徴から、多人数での会議やイベントの日程調整に最適です。

必要な機能が備わっているか

日程調整ツール選びにおいては、自社に適した機能が備わっているかを確認することが重要です。自社の業務に最適な機能が備わっているツールを選ぶことで、日程調整がよりスムーズかつ効率的に行えます。

主にリマインド機能、アドレス帳機能、アンケート機能などの機能があると便利です。以下では、各機能について詳しく解説します。

リマインド機能

リマインド機能は、登録した予定の開始日程が近くなると、自動で通知を送ってくれる機能です。この機能のメリットは、予定を忘れないようにできることです。

日々の忙しい業務の中で、予定を漏らさずに把握するのは難しいですが、リマインド機能があれば自動で通知が届くため、忘れがちな予定も再確認できます。例えば、重要な会議やミーティングの前にリマインドが届けば、予定を失念することがありません。

さらに、予定が重なってしまうことも防げるため、スケジュール管理がしやすいです。リマインド機能があれば、スケジュールに余裕を持って予定を組むことができます。

アドレス帳機能

アドレス帳機能は、取引先や顧客の情報を登録しておくことで、ワンクリックで日程調整の依頼を開始できる機能です。また、交換した電子名刺の情報をそのままアドレス帳に自動登録することも可能です。

この機能のメリットは、手間をかけずに迅速に日程調整を始められることです。新しい取引先との打ち合わせや既存顧客とのフォローアップもスムーズに行うことができ、業務効率が大幅に向上します。

アドレス帳機能があれば、連絡先の入力や確認の手間を省き、時間を有効に使うことができます。さらに、過去のやり取りを簡単に参照し、連絡先管理が一層便利になります。

アンケート機能

アンケート機能は、あらかじめ必要な項目をヒアリングするための機能です。日程調整の際に必要な情報を事前に集められます。

例えば、参加者の都合の良い日時や希望する会議内容などを事前に確認することで、スムーズな日程調整が可能です。また、事前に集めた情報を基に日程や内容を調整できるため、参加者全員が満足する形で調整が行えます。

アンケート機能の活用によって、参加者の意見や要望を反映させつつ、より効果的なミーティングやイベントを実現できます。事前に参加者の意見を収集することで、無駄な調整を減らし、効率的な運営が可能になります。

他システムと連携できるか

日程調整ツールを選ぶ際には、よく利用するカレンダーアプリやWeb会議ツールなどと連携できるかを確認することも重要です。これにより、他のツールと自動的に連携され、使用する機会の多いソフトに予定が反映されるため、業務の一元管理が可能となります。

例えば、GoogleカレンダーやMicrosoft Outlookなどと連携できると、日程調整ツールで決定した予定が自動的にカレンダーに反映され、二重入力の手間を省けます。

また、ZoomやMicrosoft TeamsなどのWeb会議ツールと連携すれば、会議のURL・リンクを自動で生成し参加者全員に送信されるため、準備がスムーズに行えます。

日程調整ツールのその他の比較ポイント

日程調整ツールを選ぶ際には、機能や連携性だけでなく、その他の比較ポイントも重要です。ここでは、マルチデバイス対応、使用頻度、利用人数、操作性について解説します。

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マルチデバイスに対応しているか

日程調整ツールがパソコンやスマートフォン、タブレットなど複数のデバイスに対応していると場所を問わず使用できます。例えば、外出先や移動中でもスマートフォンを使って簡単に予定を確認し、必要に応じて調整できるため、時間を有効活用することが可能です。

また、パソコンでより詳細な操作を行いたい場合や、タブレットで見やすく確認したい場合にも対応しやすく、特定のデバイスに依存せずに業務を遂行できます。

使用頻度に適しているか

無料で利用できる日程調整ツールの場合、利用可能な回数に制限があることがあります。そのため、自社の使用頻度に適したツールを選ぶことが重要です。頻繁に日程調整を行う企業であれば、利用回数に制限がない有料プランを選ぶと良いでしょう。

一方、月に数回の日程調整であれば無料プランでも十分に対応可能です。使用頻度に応じた適切なプランを選ぶことで、経済的かつ効率的に業務を遂行することができます。

主な使用頻度についてしっかりと考慮し、自社のニーズに最適なサービスを選びましょう。

利用人数が適しているか

日程調整ツールには、1対1のみの利用に特化したものや、大規模な会議には向いていないものもあります。そのため、利用人数に適したツールを選ぶことが大切です。

例えば、大規模な会議やイベントのスケジュールを調整する場合は、複数人での利用が可能なツールを選ぶ必要があります。

一方、個別のミーティングが中心の場合は、シンプルな1対1の調整に特化したツールが適しています。利用人数に応じたツールを選ぶことで、効率的なスケジュール管理が可能となるでしょう。

使いやすい操作性か

日程調整ツールを選ぶ際には、自社の従業員や取引先・顧客など、ツールを利用する全てのユーザーが使いやすい操作性かを確認することが重要です。操作画面や機能がわかりにくいと、時間を無駄にしてしまう可能性があります。

そのため、誰もが直感的に操作しやすいツールを選ぶことで、スムーズな日程調整が可能となります。特に、ITリテラシーが高くない人にも配慮した使いやすさを重視しましょう。

例えば、予定の登録や変更が直感的にできるインターフェース、わかりやすいメニュー構成、問題が生じた際の充実したサポート体制が重要です。ユーザーが日々の業務に集中できる環境を整えられれば、調整作業にかかるストレスも軽減されます。

おすすめの日程調整ツール4選

日程調整ツールの導入の仕方と注意点

日程調整ツールを導入する際には、適切な選定と導入プロセスを踏むことが重要です。ここでは、日程調整ツールの導入の仕方と注意点について解説します。

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1. 利用用途を明確にする

日程調整ツールにはビジネスに適したタイプ、飲み会やイベントに適したタイプなど、さまざまな種類があり、それぞれ強みや機能が異なります。そのため、ツールを選定する前に利用用途を明確にしましょう。

例えば、ビジネス用途では、会議のスケジュール管理や顧客とのアポイント調整が必要なため、複数人での調整がスムーズに行える機能が求められます。

一方、プライベートな飲み会やイベントの調整では、シンプルな日程調整機能で十分な可能性があります。利用用途を明確にすることで、必要な機能を持つツールを選ぶことができるでしょう。

2. 費用対効果を確認する

日程調整ツールには無料と有料のものがあり、特にビジネスに特化したツールは多機能で有料の場合が多いです。そのため、導入前に費用対効果を確認しましょう。無料のツールは基本的な機能が揃っていることが多いですが、利用回数や機能に制限があります。

ビジネス用途で頻繁に利用する場合や高度な機能が必要な場合は、有料ツールの検討がおすすめです。導入費用に対してどれだけの効果が期待できるかを評価し、無駄なコストを避けながら最大の効果を得られるツールを選びましょう。

3. システムトラブルに備えて対策を行う

日程調整ツールの導入後は、トラブルによってツールが利用できなくなる可能性もあるため、定期的にバックアップを取るなどの対策を行いましょう。

例えば、重要な日程情報を定期的にエクスポートして保存することで、万が一ツールが使えなくなった場合でも対応できます。

また、ツールの提供元がどのようなサポート体制を整えているかを確認し、トラブル発生時に迅速に対応できるようにしておくことも重要です。これにより、業務が滞ることなく、スムーズな日程調整を続けられます。

まとめ

日程調整ツールとは、会議や飲み会など社内外を問わずさまざまな人との日程調整を自動化できるシステムです。日程調整ツールを選ぶ際は、日程調整の方法、必要な機能、連携性に注目することが重要です。

また、マルチデバイスへの対応や、使用頻度・人数に適しているかも確認すると比較しやすくなります。さらに、導入の際は費用対効果を考慮し、無駄なコストを避けることが大切です。

本記事で紹介した選び方を参考に、自分に合った日程調整ツールを試してみましょう。日程調整が効率化すれば業務の生産性も高まるでしょう。