おすすめのリファレンスチェックサービス2選｜比較ポイントも解説

自社が求める人材を採用したくても、面接だけで判断するのは簡単ではありません。ミスマッチを防ぐため、リファレンスチェックサービスの利用を検討しましょう。この記事では、おすすめのリファレンスチェックサービスや選ぶ際の比較ポイント、導入時の注意点などを解説します。

目次

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1. リファレンスチェックサービスでミスマッチを防止
2. リファレンスチェックサービスは質問内容・実施形式・費用で選ぶ
3. リファレンスチェックサービスの選び方で重要な3つのポイント
4. リファレンスチェックサービスのその他の比較ポイント
5. おすすめのリファレンスチェックサービス2選
6. リファレンスチェックの導入フローと注意点
7. まとめ

リファレンスチェックサービスでミスマッチを防止

リファレンスチェックとは、企業が採用候補者の人柄や能力を知るために、候補者と一緒に働いた経験のある上司や同僚に対して行う調査のことです。リファレンスチェックを実施することで、自社の求める人材との高度なマッチングが行え、適切な採用が可能になります。

しかし、リファレンスチェックの実施には、多くの工程が必要なうえに調査スキルが求められるため、リファレンスチェックサービスを利用する企業も多いです。サービスの利用により、短期間で調査の完了ができ、採用スケジュールの大きな変更も防げます。

ただし、提供されているリファレンスチェックサービスは多く、自社に適したサービスの選択に迷う場合もあります。そこで本記事では、サービスを選ぶ際のポイントや導入時の注意点などの解説を交えて、おすすめのリファレンスチェックサービスを紹介します。

リファレンスチェックサービスは質問内容・実施形式・費用で選ぶ

リファレンスチェックサービスを選ぶ際には、前職の上司や同僚への質問内容・どのように調査をするかの実施形式・調査にかかる費用などに注目して選ぶことが重要です。自社に適したサービスを選ぶことで高い費用対効果が期待できます。

次章からは、下記の3つの重要なポイントとその他の比較ポイントについて解説していきます。

【重要なポイント3つ】

1. 質問内容・調査範囲を確認
2. 実施形式を確認
3. 費用は適正か

【その他の比較ポイント】

1. バックグラウンドチェックも可能か
2. 多言語・海外エリアに対応しているか
3. 導入実績は豊富か

リファレンスチェックサービスの選び方で重要な3つのポイント

費用対効果の高いリファレンスチェックサービスを選ぶには、下記の3つのポイントに注目して自社との適合性をチェックすることが大切です。ここでは、各ポイントについて詳しく解説します。

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質問内容・調査範囲を確認

リファレンスチェックサービスによって、質問内容や調査範囲は異なります。そのため、自社に適したサービスを選ぶには、事前に自社が知りたい情報の範囲を明確にし、サービスの質問内容や調査範囲がそれをカバーしているかどうかの確認をしましょう。

勤務状況・人物像・職務遂行能力・役職などの基本調査は、ほとんどのサービスで行えます。しかし、コミュニケーション能力やストレス耐性などの調査は、含まれないサービスもあります。なお、質問のカスタマイズができるものであれば柔軟に対応可能です。

不適切な質問は含めないように注意

リファレンスチェックでは、本人の責任によるものではない事柄、人権により個人の自由が認められている事柄、仕事への適性や能力とは関係のない事柄は調査するべきではないとされています。これは、厚生労働省の「公正な選考採用の基本」にも定められています。

具体的には、出生地や家族、戸籍に関すること、宗教や思想、政治的思想に関することなどが挙げられます。質問のカスタマイズができる場合でも、調査会社にこのような項目を依頼するのは避けましょう。

参考：公正な選考採用の基本｜厚生労働省

実施形式を確認

リファレンスチェックサービスは、実施形式によって「オンライン型」と「ヒアリング型」があります。どちらの実施形式にもメリットとデメリットがあるため、それぞれの特徴を理解して導入する必要があります。中には、双方を実施するサービスもあります。

オンライン型

オンライン型では、採用候補者の関係者からのヒアリングをWeb上のアンケートによって行います。ヒアリング型と比べて、時間と手間を大幅に削減できるため、短期間で調査結果が出るケースが多いです。また、調査コストが抑えられるのもメリットです。

アンケート形式の調査は答えやすいため、回答率が向上して客観的な結果となる場合も多いです。しかし、標準化された質問内容のアンケートを使用するため、個別のケースに応じた調査ができないことや、具体的なエピソードなどが得られないなどのデメリットもあります。

アンケートは、記名で行う場合と匿名で行う場合があります。匿名のアンケートは忖度のない結果が得られますが、再度の問い合わせができません。記名式は、忖度が働く場合もありますが、再度の問い合わせでより深い調査が可能になります。

ヒアリング型

ヒアリング型は、電話やビデオチャットなどを用いて、直接採用候補者の評価をヒアリングして情報収集を行います。オンライン型に比べて調査に手間と時間はかかりますが、話し方や顔の表情から信憑性の判断ができる場合もあり、比較的正確な情報が得られます。

また、その場で話を深められるため、採用候補者の情報を詳細に把握できます。ただし、調査に協力してくれる人には、時間の確保の難しさや1対1のヒアリングに対する負担感があるため、依頼しにくい点に注意しましょう。

費用は適正か

リファレンスチェックサービスの多くは月額料金制となっており、調査範囲や調査人数によって必要な料金が異なります。そのため、自社の要件を満たすサービスをある程度絞ったら、調査対象者1人当たりのコストを算出して、比較検討するのがおすすめです。

また、特定の業界に特化した調査やコンサルティングなどの追加費用が発生する場合もあるため、併せて確認しておきましょう。

費用を抑えるには、調査人数を絞ることも一つの方法です。例えば、面接で違和感のあった候補者や、役職者採用のための候補者に絞ってリファレンスチェックを実施する企業もあります。

調査未完了時の返金があるかも確認

リファレンスチェックでは、チェック予定の採用候補者と連絡がつかなくなってしまう場合もあります。また、業界の中でのリファレンスチェックの認知度が低いために、協力者にヒアリングを断られてしまうケースも見られます。

このような場合、調査が未完了のまま終了してしまいますが、その時の料金に関する対応は業者によって異なります。リファレンスチェックサービスを選ぶ際には、調査未完了時の対応を確認し、できる限り返金対応のあるサービスを選ぶのがおすすめです。

リファレンスチェックサービスのその他の比較ポイント

上記で解説した重要ポイント以外に、自社の要件や将来の展望も踏まえて、下記の3つの比較ポイントにも注目してリファレンスチェックサービスの比較検討を行いましょう。ここでは、それぞれのポイントについて詳しく解説します。

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バックグラウンドチェックも可能か

バックグラウンドチェックは、採用候補者の経歴の虚偽や問題点を明らかにする調査で、学歴・職歴・犯罪歴・破産歴・問題行動などを調査します。また、最近ではインターネットやSNS上での不適切な発言や行為などを確認することも増えています。

バックグラウンドチェックの目的は、会社に不利益を与える可能性のある人の採用を防ぐことです。チェックを行うことにより、不祥事の発生を防ぎ企業の利益を守るとともに、安全な企業経営を支援します。

リファレンスチェックサービスの中には、標準でバックグラウンドチェックを行うものや、オプションとして用意されているものがあります。リファレンスチェックサービスが必要な場合は、利用の可否を確認しましょう。

多言語・海外エリアに対応しているか

近年は、日本人の労働人口の減少による人手不足や、企業のグローバル化によって外国人の採用も多くなっています。外国人の採用を予定する企業がリファレンスチェックサービスを利用する場合には、多言語・海外エリアに対応しているサービスを選択しましょう。

外国人に対するリファレンスチェックは、日本語が理解できる人でも細かなニュアンスが伝わらないことや、文化の違いによって正確な情報取集ができないことがあります。母国語でのヒアリングであれば、外国人協力者に引き受けてもらえる確率も高まります。

導入実績は豊富か

自社に合ったリファレンスチェックサービスの見極めには、導入企業数や自社と同規模企業の導入実績の確認も重要になります。導入企業数が豊富だと、信頼性が高く企業が継続的に利用していると判断でき、サポート体制も充実していることが多いです。

また、導入実績の多いサービスは、企業の要望を基にした改善が繰り返されている傾向にあり、より完成度が高いサービスであることが予想されます。特に、自社と同等規模の企業への導入実績が豊富なサービスなら、より自社のニーズに合ったチェックができるでしょう。

おすすめのリファレンスチェックサービス2選

リファレンスチェックの導入フローと注意点

リファレンスチェックの導入は、下記のフローにしたがって行うと比較的スムーズに行えます。ここでは、各フローについて実行する際の注意点も含めて解説します。

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1. 適切な実施タイミングを決める

リファレンスチェックの結果を理由にした内定取り消しは、解雇権濫用にあたり基本的に認められません。そのため、リファレンスチェックは、内定通知前に行うことが必須です。実施のタイミングは企業の採用プロセスや採用目的によって異なります。

採用候補者が多い場合は、全員のリファレンスチェックは時間がかかり費用も高額になるため、一次面接後や最終面接前の対象人数を絞った段階で実施する企業が多いです。

最終面接前に実施する企業は多く、調査結果を踏まえた上でより的確な候補者の見極めができます。また、候補者にヒアリングを頼みやすい最終面接後に行う企業もあります。企業や候補者の状況に応じて最適なタイミングを選びましょう。

2. 実施時は本人の同意を得る

リファレンスチェックで取得する情報は個人情報であり、個人情報保護法に則った運用が求められます。個人情報保護法第16条・23条では、個人情報の取得や第三者への提供には原則本人の同意が必要であることが規定されています。

したがって、リファレンスチェックの実施には、候補者の同意が必要であり、同意のない実施は個人情報保護法違反となります。同意は口頭でも問題ないとされていますが、後々のトラブルを防ぐために、同意書を用意するのが一般的です。

参考：個人情報の保護に関する法律｜e-Gov法令検索

3. 情報管理を徹底する

リファレンスチェックの結果は、候補者に伝える必要はありません。また、不採用者から結果の開示を求められた場合でも、開示の義務はありません。不採用者の情報は、必要のなくなった情報として、個人情報保護法第19条に則り、遅滞なく消去するのがおすすめです。

リファレンスチェックの情報の中にはプライベートな情報も含まれています。そのため、入社後に社内で情報が漏れることがないように、明確な共有範囲を決めておくなど情報管理の徹底を図りましょう。

まとめ

リファレンスチェックでは、採用候補者の人柄や実績・能力などの情報を、現職や前職の関係者から収集します。リファレンスチェックの実施には、多くの工数がかかるうえにスキルが必要なため、近年ではリファレンスチェックサービスの利用が増えています。

サービスの利用により、効率的に自社の要件に合った人材を見つけることができます。サービスを選ぶ際には、質問内容と調査範囲・実施形式・費用を確認して選ぶことが重要です。また、実施前には、本人の同意を得て適切なタイミングで実施しましょう。