おすすめのBPMツール10選｜選ぶ際の比較ポイント・注意点も解説

BPMツールとは、業務プロセスを可視化することで生産性や業務効率を向上させるツールです。導入により、自社に合った業務プロセスを構築できます。この記事では、おすすめのBPMツールや選ぶ際の比較ポイント、導入時の注意点などを解説します。

目次

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1. BPMツールで業務プロセスを効果的に改善
2. BPMツールはテンプレートの充実度・操作性・連携性で選ぶ
3. BPMツールの選び方で重要な3つのポイント
4. BPMツールのその他の比較ポイント
5. おすすめのBPMツール10選
6. BPMツールの導入フローと注意点
7. まとめ

BPMツールで業務プロセスを効果的に改善

BPM（Business Process Management）とは、業務プロセスを可視化することによって、業務改善を進めていくマネジメント手法です。BPMの効率的な推進のために用いられるのがBPMツールであり、システム上での管理によって業務の効率化と生産性向上が図れます。

BPMツールには、業務プロセスの改善を図る機能として、プロセスを可視化する「モデリング機能」、新規プロセスや変更時の動作や影響を予測する「シミュレーション機能」、プロセスのパフォーマンスを監視する「モニタリング機能」などが搭載されています。

しかし、多くのベンダーからさまざまな製品が提供されているため、自社に合った製品を選ぶのに迷う場合も多いです。そこで本記事では、BPMツールを選ぶ際の比較ポイントや導入時の注意点などの解説を交えて、おすすめのBPMツールを紹介します。

BPMツールはテンプレートの充実度・操作性・連携性で選ぶ

BPMツールを選ぶ際には、自社にとっての使いやすさを重視すると探しやすくなります。そのため、ツール選択の際は、テンプレートの充実度・操作性のよさ・既存システムとの連携性の3つのポイントに注目するのがおすすめです。

次の章では、重視すべき3つのポイントを詳しく解説し、それ以降で下記にあげたその他の比較ポイントについて解説していきます。

【重要なポイント3つ】

1. テンプレートが充実しているか
2. 簡単に操作できるか
3. 既存システムと連携できるか

【その他の比較ポイント】

1. BPMNに対応しているか
2. 導入形態を確認
3. コストは予算に見合っているか

BPMツールの選び方で重要な3つのポイント

自社に適したBPMツールを見つけるには、下記の3つのポイントに注目して選択することが重要です。この3つのポイントを満たすツールを導入すれば、運用の早い段階で効果が実感できるようになります。

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テンプレートが充実しているか

業務プロセスは業種や部門によって異なり、自社の業種に合った業務プロセスを用いることが大切です。しかし、一から業務プロセスを構築するのは手間と時間がかかるため、業務プロセスのテンプレートが豊富に用意されているBPMツールの選択がおすすめです。

なお、テンプレートはそのまま利用するのではなく、自社の業務にマッチするよう調整を行うとより高い効果を見込めます。基本形となるテンプレートがあれば、調整作業は比較的容易で時間もかかりません。

簡単に操作できるか

BPMツールを効果的に運用するには、操作性の高いツールの導入が重要です。BPMツールには多くの機能が搭載され、適切に使いこなすことで目的である業務の効率化が進められます。よって、IT操作が不得手な従業員でも簡単に操作できるものを導入しましょう。

また、業務フローの変更などで、機能の追加や削除が必要になるケースもあります。そのような場合に備えて、プログラミングの知識がなくてもドラッグアンドドロップなどの簡単操作によって、機能の追加や削除ができるノーコードやローコードのツールがおすすめです。

既存システムと連携できるか

BPMシステムの運用では、企業全体の業務プロセスの最適化を目指すことが大切になります。そのためには、各部署で運用しているシステムやデータと連携できるBPMツールの選択が重要です。

既存システムとの連携により、システム間のデータのやり取りがスムーズになり、データの一元管理も可能になります。また、データの移行作業やデータの再入力の必要がなくなるため、ヒューマンエラーの防止や重複データの解消などにもつながります。

ただし、すべてのBPMツールが自社の既存システムと連携できるわけではないため、導入前に連携の可否の確認が必要です。

連携によって業務自動化を実現するBPMツールも

一部のBPMツールは、業務プロセスの可視化だけでなく業務の自動化ができるものもあります。会計システムやCRM（顧客管理システム）、ERP（統合基幹システム）、GoogleのツールやMicrosoft Officeなどと連携して作業を自動化できます。

自動化までできればさらに業務効率化が進み、担当者の負担や人件費が削減されるとともに、入力ミスなどのヒューマンエラーも防ぐことができます。

BPMツールのその他の比較ポイント

BPMツールの選択は、上記の3つの重要ポイント以外にも下記のポイントにも注目して自社に適合したツールを選ぶのがおすすめです。ここでは、BPMツールのその他の比較ポイントについて解説します

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BPMNに対応しているか

BPMN（Business Process Model and Notation）は、日本語では「ビジネスプロセスモデリング表記法」と呼ばれています。業務プロセスの手順を表す国際標準の手法で、丸や四角などの記号を用いて、フローチャートのような図で業務フローの可視化が可能になります。

BPMツールを選ぶ際は、BPMNに対応していることの確認も重要であり、BPMNに対応していれば、業務プロセスを正確に表現することができます。また、BPMNに対応したツールで作成したデータは、BPMN対応のほかのシステムでの利用も可能です。

導入形態を確認

BPMツールの導入形態には、主に「クラウド型」と「オンプレミス型」の2種類があります。「クラウド型」はベンダーのサーバーにあるツールにインターネットを介してアクセスして運用し、「オンプレミス型」は自社サーバーにツールをインストールして運用します。

どちらの導入形態にもメリットとデメリットがあるため、自社の環境や方針に合わせて選択しましょう。以下では、2つの導入形態のメリットとデメリットを紹介します。

	クラウド型	オンプレミス型
メリット	・導入コストが抑えられる ・サーバー管理・更新作業はベンダーが行う ・契約から運用までが短期間 ・モバイル端末での運用が容易	・オフラインでの利用が可能 ・カスタマイズ性が高い ・独自のセキュリティ対策が施せる
デメリット	・セキュリティはベンダーに依存 ・カスタマイズ性が低い ・月々の利用料がかかる ・インターネットへの常時接続が必要	・導入費用が高額 ・自社サーバーと管理者が必要 ・契約から運用までに数か月必要 ・メンテナンス費用がかかる

無料で使えるオープンソースもある

BPMツールには、無料で使えるオープンソースタイプもあります。オープンソースのツールは、ソースコード（プログラム）が無償公開されており、ソースコードの書き換えや再配布が認められています。

そのため、ソースコードをゼロから記述しなくても、公開されているソースコードを書き換えることにより、自社に最適なBPMツールの構築ができます。

しかし、ソースコードの変更には高度なプログラミングスキルが必要になり、構築したBPMツールの責任はすべて自社が背負います。また、基本的にサポートもないため、バグなどによるトラブルは、自社で解決することが求められます。

コストは予算に見合っているか

オンプレミス型のツールを導入する場合は、初期費用が高額になるので予算確保をしっかりと行ってからの検討がおすすめです。特に自社サーバーを保有していない場合は、サーバーの購入とネット環境の構築に費用がかかり、さらに高額になります。

一方でクラウド型の場合は、基本的に初期費用と月額費用が必要となりますが、中には初期費用が無料の製品もあります。月額費用は、ユーザー数によって費用が変わるものや定額料金となっているものなど、製品によって異なります。

クラウド型は継続的に費用が発生するため、長期間で試算するとオンプレミス型の方がコストパフォーマンスが高い場合もあります。ツール導入の際には、予算に見合う製品を選択すると同時に、十分な費用対効果が見込めるものを選びましょう。

おすすめのBPMツール10選

BPMツールの導入フローと注意点

BPMツールの導入・運用は下記の手順にしたがって行うと、費用対効果が出やすくなります。ここでは、それぞれのフローにおける注意点について解説します。

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1. 課題・業務プロセスを洗い出す

BPMツールの導入では、事前に自社の現状を把握することが重要です。そのため、自社のすべての業務プロセスを洗い出し、全体像を把握するとともに現状の課題を発見する作業が大切です。

課題を洗い出したら、BPMツールで解決すべき課題とほかの手法で改善すべき課題に分類し、ツール導入前に解決できる課題をクリアしておきましょう。そして、ツールの選定では、解決すべき課題に対応できる製品を選びましょう。

2. BPMツールに合わせて業務プロセスを変更する

BPMツールは、業務プロセス改善のためのツールであり、専門家が関わって構築されています。そのため、自社の業務プロセスに合わせてカスタマイズするのではなく、ツール推奨の業務プロセスに自社プロセスを変更して運用すると、高い効果に期待できます。

また、ツールの使い勝手もよくなり、運用もスムーズにできるようになります。ベンダーの中には、業務プロセス見直しのサポートを提供していることもあります。

3. PDCAサイクルを回す

BPMツールを運用する際は、PDCAサイクルを回して業務プロセスの改善を繰り返すことが非常に重要です。改善を繰り返すことにより、業務プロセスの効率化がどんどん進み、費用対効果が高まります。

また、自社業務の変化で業務プロセスが非効率化してしまうケースもあります。そのような場合でも、PDCAサイクルが回っていれば素早く改善できます。ツール運用が長期間に渡るほど、PDCAサイクルの有無が企業の生産性の伸び率に大きな差を生みます。

まとめ

BPMツールとは、業務プロセスを可視化して生産性や業務効率を向上させるツールです。導入によって、自社に合った業務プロセスの構築ができます。ツールの導入形態には、クラウド型とオンプレミス型があり、自社の予算・環境・方針に合わせた導入が必要です。

ツールを選ぶ際は、テンプレートの充実度・操作性・連携性に注目し、運用時にはツールに合わせて自社の業務プロセスを見直すことが重要です。自社に合ったBPMツールを導入して業務プロセスを改善・最適化し、生産性の向上を目指しましょう。