安い電話代行サービスおすすめ4選｜注意点・選ぶ際のポイントも解説

電話代行サービスには、安い料金で利用できるものもあります。ただし、基本料金が安くても従量課金によって結果的に高くなることもあるため注意が必要です。この記事では、おすすめの安い電話代行サービスや料金相場・注意点・選ぶ際のポイントなどを解説します。

目次

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1. 電話代行サービスを安く利用しよう
2. 電話代行サービスの料金相場
3. 安い電話代行サービスの注意点
4. 安い電話代行サービスを選ぶ際のポイント
5. 安い電話代行サービスおすすめ4選
6. その他の電話代行サービスの選び方
7. まとめ

電話代行サービスを安く利用しよう

電話代行サービスとは、企業や店舗の電話対応を専門の外部業者に委託するサービスです。特に、中小企業や忙しい個人事業主にとっては、電話対応の負担を軽減できるメリットがあります。料金はサービスによって異なりますが、安いものでも十分に活用できるものが存在します。

ただし、月々の基本料金が安い場合でも、従量課金制のサービスでは利用回数が増えると、最終的に高額になる可能性があるため注意が必要です。この記事では、おすすめの安い電話代行サービスや料金相場・注意点・選ぶ際のポイントなどを解説します。

電話代行サービスの料金相場

安い電話代行サービスを選ぶ際には、まず相場を把握することが大切です。サービス内容や対応範囲によって料金は異なりますが、一般的な料金相場を知ることで予算に合った選択がしやすくなります。以下では、電話代行サービスの料金相場について詳しく解説します。

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初期費用

電話代行サービスを利用する際には、初期費用がかかることが一般的です。この費用は、オペレーターの研修や配置、システムの設定などにかかるもので、相場は2〜3万円程度です。

初期費用は一度だけ発生するものであるため、長期的な利用を検討している場合は、この投資が後々のコストパフォーマンスにどう影響するかも考えるべきポイントです。初期費用が高い場合でも、サービスの質や対応範囲をしっかり確認することが大切です。

月額費用

電話代行サービスの月額費用は、サービス内容やプランによって異なりますが、基本的には5,000円から3万円程度が相場です。ただし、最安値レベルのサービスでは、月額1,000円以下で利用できる場合もあります。

これらの低価格サービスは、短期間やコール数が少ない場合に適していますが、コール数が一定数より多くなると従量課金が発生し、結果的に高額になる場合があります。

たとえば、1コールあたり200円〜といった料金が加算され、月50コールだと10,000円前後になることもあります。また、基本料金は無しで1コールあたり500円といったサービスもあります。そのため、利用状況に応じて最適なプランを選ぶことが大切です。

オプション費用

電話代行サービスには、基本的な電話対応以外にもさまざまなオプションがあります。例えば、夜間や休日の対応、スケジュール管理、データ入力、ファックス送信などが追加で利用できます。

オプションの相場は、通常数千円程度ですが、サービス内容によって異なります。例えば、夜間対応が追加で月額2,000円から3,000円、スケジュール管理や予約管理が月額3,000円から5,000円程度の費用がかかります。

オプションを選ぶ際には、料金だけでなく、実際に自社の業務にどれだけ役立つかを考えることが大切です。費用対効果をしっかりと評価し、必要なオプションだけを選ぶことで、無駄な出費を抑えられます。

安い電話代行サービスの注意点

安い電話代行サービスにはいくつかの注意点があります。まず、オペレーターへの事前研修が省略されることがあるため、高い専門性や対応スキルが期待できない場合があります。

特に専門的な対応や複雑な質問に対応する際には、不十分な対応になってしまう可能性があります。また、安価なサービスではオペレーターの数が限られているケースが多く、電話が集中した際に対応が遅れるリスクも考慮しなければなりません。

さらに、対応の質が低かったり、必要なサポートが受けられなかったりすることもあり、会社の信用や業務進行に影響を与える場合もあります。安いサービスを選ぶ際には、これらの点をしっかり確認し、どれだけ信頼できるかを見極めましょう。

安い電話代行サービスの利用がおすすめのケース

上述のように、料金が安い電話代行サービスは、対応の範囲や時間、オペレーター数などを制限することで料金を抑えている場合が多いです。そのため、ごく基本的な電話対応で済む場合に適しています。

具体的には、かかってきた電話の内容を記録し、それを依頼主に報告するといった利用方法をしたい場合が挙げられます。このようなケースでは代行サービス側は報告をするだけで、具体的な対応は依頼主が行うため、高度な知識が必要となることも少ないです。

また併せて、電話の件数が平均してそれほど多くないことも条件の1つとなるでしょう。件数が少なく、内容も想定から外れるイレギュラーなものが少なければ、安いサービスでも十分に対応できます。

安い電話代行サービスを選ぶ際のポイント

安い電話代行サービスを選ぶ際には、料金だけでなく、サービスの内容やサポート体制も重要な比較ポイントです。以下では、安い電話代行サービスを選ぶ際のポイントについて詳しく解説します。

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料金の総額をチェック

月々の基本料金が安くても最終的に高くなる場合があるため、電話代行サービスを利用する際には料金の総額をしっかり確認することが重要です。

特に、対応コール数やオプションの追加によって費用が増えるケースが多いため、自社がどれくらいのコール数を想定しているのか、どのようなオプションが必要かを事前に把握しておく必要があります。

そのため、サービスを比較する際には基本料金だけでなく、自社が利用する場合にかかる実際の料金全体をシミュレーションするべきです。

対応範囲や品質は十分か

安い電話代行サービスを選ぶ際には、対応範囲や品質もしっかり確認することが大切です。料金が安くても、オペレーターが対応できる業務範囲が狭かったり、対応の質が低かったりすると、会社の業務に支障をきたす場合があります。

特に、取引先や顧客とのやり取りが重要な企業では、電話対応の品質が低いと信頼を損ねるリスクが高まります。そのため、安価なサービスを選ぶ際も、対応できる業務の内容や質が十分かどうかを確認しましょう。

オペレーターが実際に対応している音源を聞いたり、他の利用者の口コミを参考にするのも有効です。

自社が必要とする時間に稼働できるか

安い電話代行サービスでは、平日の昼間のみなど稼働時間が限られている場合があります。そのため、自社の必要な時間帯にサービスが利用できるかどうかを事前に確認することが大切です。

営業時間外に対応が必要な企業や、土日や祝日も対応してもらいたい場合は、これらの時間帯にも稼働しているサービスを選ぶ必要があります。

もし、限られた時間帯しか対応できないサービスを選んでしまうと、必要なときに電話対応を受けられないリスクがあり、業務に支障をきたす可能性もあります。

サポート体制は整っているか

安い電話代行サービスでは、サポート体制が不十分な場合もあります。トラブルが発生した際に、迅速な対応や柔軟なサポートがないと業務に支障をきたすため注意が必要です。

そのため、サービスの価格だけでなく、ベンダーからどのようなサポートが受けられるのか、トラブル発生時に迅速な対応が期待できるかを確認しましょう。特に業務に直結する電話対応に関しては、サポートがしっかりしていることが望ましいです。

サポート体制が整っているサービスを選び、安心して利用できる環境を整えましょう。

安い電話代行サービスおすすめ4選

その他の電話代行サービスの選び方

電話代行サービスを選ぶ際には、料金や対応時間、品質以外にも、いくつか注目すべきポイントがあります。例えば、受電内容の報告方法やクラウド電話との連携が可能かどうか、さらには通話内容の録音データが提供されるかといった点です。

こういったサービスがあると、後から電話内容を確認できるため、業務の効率化やトラブルの防止に役立ちます。自社のニーズに応じて、これらの要素も考慮しながら最適なサービスを選びましょう。

【その他の比較ポイント】

1. 受電内容の報告方法を確認
2. クラウド電話と連携できるか
3. 録音データの提供はあるか

まとめ

電話代行サービスは、業務効率を向上させるために有用なツールですが、基本料金の安さだけで選ぶと後々費用がかさむことがあります。初期費用や月額費用、オプション費用をしっかりと確認し、対応範囲や品質が十分かどうかも考慮することが重要です。

また、安いサービスほど、オペレーターの専門性やサポート体制が不十分な場合があるため、選定時には注意が必要です。自社のニーズに合った、コストパフォーマンスの高い電話代行サービスを選びましょう。