インボイス対応の請求書ソフトを導入しよう｜おすすめシステムや失敗しない選び方・比較ポイントも解説

インボイス制度の施行により、複雑化した経理処理の対応に追われている担当者や個人事業主は少なくないでしょう。本記事では、インボイス対応の請求書発行システム（請求書ソフト）の機能や選び方をご紹介。インボイス・電子帳簿保存法、そして今後の法改正にも備えられるぴったりの請求書ソフトが見つかります。

目次

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1. 請求書発行システム（請求書ソフト）の始め方
2. 請求書発行システムを検討するならこのサービスがおすすめ
3. 請求書発行システム（請求書ソフト）とは
4. 請求書発行システム（請求書ソフト）の選び方・比較ポイント
5. 請求書発行システム（請求書ソフト）の導入の仕方と注意点
6. まとめ

請求書発行システム（請求書ソフト）の始め方

インボイス制度・電子帳簿保存法などの法改正に伴い、企業のバックオフィス業務は複雑さを増しました。経理業務の負担軽減と同時に業務効率化を行うためには、自社の体系・ワークフローに適応した請求書発行システムの選定が求められます。

請求書発行システムの多くは資料請求をすることで、運用を開始できます。これは公式サイトから検討した場合も同様です。本サイトでは複数のサービスをまとめて比較・資料請求することができます。資料請求は無料なので、複数の製品を比較して自社に最適な請求書発行システムを選びましょう。

請求書発行システムを検討するならこのサービスがおすすめ

従業員50名以下の企業に最適！簡単操作で紙保管にも対応「マネーフォワード クラウド請求書」

CRMと連携して手入力なしの請求書発行を可能に「マネーフォワード クラウド請求書Plus」

請求書発行システム（請求書ソフト）とは

請求書発行システム（請求書ソフト）とは、請求書の作成から発行・送付までの一連の業務を一元管理し、自動化できるシステムのことです。近年の電子帳簿保存法の改正やインボイス制度開始に伴い、請求書発行システムを導入する企業が増えています。

請求書発行業務には、エクセルを用いた管理が多く行われています。しかし、エクセルの場合手作業が多いことから、編集の際に計算式がずれて間違った金額を出す可能性があります。また、データを間違えて上書きしてしまうミスが起きがちです。

請求書発行システムなら、金額の計算を間違えにくく、セキュリティもExcelと比較しても優れています。また、作成から発送までが自動化されているため、誰でも同じ品質の請求書を発行できるのがメリットです。

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インボイス制度とは

2023年10月に開始されたインボイス制度とは、消費税率を明確化し、正確な仕入税額控除を行うための制度です。正式名称は「適格請求書等保存方式」といい、要件を満たした「適格請求書（インボイス）」の提出・保管で、正確な仕入税額控除を行えます。

参考：インボイス制度の概要｜国税庁

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請求書発行システム（請求書ソフト）を導入するメリット

請求書発行システムの機能は、請求書発行業務の効率化や負担軽減に大きなメリットをもたらします。ここでは請求書発行システムを導入するメリットについて解説します。

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請求書発行に係る業務効率化・可視化

請求書発行システムの導入で、請求書発行業務はもちろん、それらに係る業務の効率化・可視化が成されます。

• 請求書の作成・印刷から封入・発送業務
• 請求データの取り込み・入力作業
• 取引先ごとに合わせた請求書テンプレートの変更
• 請求書データの保存・保管・整理業務
• 入金管理・入金消込作業

膨大な量の請求書を扱う作業ですから、必要項目やテンプレートの登録、請求データの取り込みなど基本業務を自動化するだけでも大幅な業務効率化がかないます。同時に、請求書や取引データもシステム内に保管され、シームレスな情報共有も可能になります。

ヒューマンエラーの防止

請求書発行業務を手作業で行った場合、どれだけ注意していても請求書の誤記入などによる誤請求や請求漏れ、誤送付・誤送信といったヒューマンエラーを防ぎ切れないものです。

その点、請求書発行システムなら取引先の情報を一元管理しているため、請求状況が把握しやすく請求漏れや二重請求を防げます。誤入力へのアラート機能・自動発行機能は、作成や送付忘れをサポートしてくれる強い味方となるでしょう。

コスト削減

請求書を相手に郵送する方法の場合、請求書の紙代や印刷代、郵送費などが発生します。1件あたりの費用は少ないものですが、取引先が多くなるほど請求書発行コストは膨らんでいきます。

また、請求書発行で発生しているコストはそういった資源だけに留まらず、請求書の作成・管理における時間や労力もコストであることを忘れてはいけません。

請求書発行システムで請求書発行業務をDX化することは、資源を削減し無駄な経費コストを発生させないだけでなく、担当者や部門の業務を円滑にし新たなチャンスにつなげる時間ももたらしてくれます。

テレワークの推進

クラウド型やマルチデバイス対応の請求書発行システムなら、時間や場所を選ばず請求書の発行関連業務が行えます。CRM・販売管理システムと連携していれば、データ変更も連動するため部門間での伝達ミスや手間も省けます。

働き方の多様性が支持され、テレワーク・リモートワークも近年で一気に推進されました。こういった請求書発行業務のDX化は、企業イメージ向上にも効果的です。

法改正に対応できる

2022年1月に電子帳簿保存法の改正、2023年10月にはインボイス制度が開始となり、近年で請求書発行業務の負担はより大きなものとなりました。今後も細かな法改正のたびに対応しなければならないとなると、担当者のストレスも増える一方です。

その点、請求書発行システムを導入すると、法的知識に乏しい人でも法令を遵守した経理業務が可能です。法改正した際にも自動でアップロードしてくれるため、ミス軽減にも貢献してくれるでしょう。

透明性の高い経理業務を維持したいとお考えなら、今一度担当者の負担軽減へもフォーカスしてみましょう。

請求書発行システム（請求書ソフト）を導入するデメリット

請求書発行システムの導入は多くのメリットがある一方、企業全体に大きな変化をもたらし「デメリット」として影響を及ぼすこともあります。ここでは、請求書発行システム導入で発生し得るデメリット3点について解説します。

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取引先のインターネット環境も必須

請求書発行システムを導入すると、請求書は電子化されインターネットを通じてやり取りすることになります。そのため、送付する自社側はもちろんのこと、取引先もインターネット環境が必要になります。

請求書発行システムを使って取引先へ請求書を発送したい場合は、事前にインターネット環境などの状況を確認しておきましょう。

社内フローの見直しが必要になる

請求書発行システムを導入して請求書を電子化した場合、請求書発行に関する社内の規則やワークフローを変更する必要が出てきます。見直しとなる規則量は企業によって異なりますが、それがグループ会社や子会社まで及ばないとは言い切れません。

企業全体の業務刷新となることを理解したうえで、無料トライアル期間を活用しまずはスモールスタートから、最適な導入計画のもと着実なステップを踏んで実務に落とし込みましょう。

導入費用がかかる

クラウド型の請求書発行システム導入費用相場は以下の通りです。

• 初期費用：0円～30万円程度
• 月額料金：2～5万円程度

定額制プランが目立つ一方で、従業員・ユーザー数に応じた従量課金制サービスも多くみられます。いくら多機能・高性能だからといって、企業形態にあったシステム選定をしなければ、コストばかりが膨大になる可能性もあります。

無駄なコストを発生させないためにも、適切な選定ポイントを理解したうえで請求書発行システムを比較しましょう。

請求書発行システム（請求書ソフト）の主な機能

請求書発行システムには、基本的に以下のような機能が搭載されています。

基本機能の他に、請求書発行後の入金消込や自動催促などの請求管理機能が備わったツールもあります。請求書発行システム導入に先駆け、自社の形態に合わせて求める機能にも優先順位をつけておきましょう。

請求書発行システム（請求書ソフト）の選び方・比較ポイント

では実際に請求書発行システムを選ぶ際、どのようなポイントに着目すれば自社にぴったりのツールを見つけられるのでしょうか。最適な請求書発行システムを導入する際の選び方・ポイントについて解説します。

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企業規模・料金体系

請求書発行システムは、企業規模に合わせた料金展開がされています。大規模企業に比べ、小規模企業の方が発行・受領枚数が少なくなることから、業務で取り扱う請求書枚数に合わせた料金設定がされています。

精度や多機能さにばかり注目していると、コストばかりが増えてしまうこともあります。自社の規模や形態、業務フローに合わせたシステム選びを忘れないようにしましょう。

機能

請求書発行システムの搭載機能によって、自社のDX化される業務範囲が決まってきます。請求書発行システムの機能タイプを大まかに分類すると以下のようになります。

• 請求書発行特化タイプ
• 請求書受領特化タイプ
• 発行・受領一元管理タイプ
• 承認フロー効率化タイプ
• 入金・売上管理効率化タイプ

自社が「請求書発行システムでどこまで管理したいか」を考慮し、機能をピックアップしていくのがよいでしょう。ただし、多機能になるほど当然価格は高くなります。既存システムとの兼ね合いにもフォーカスし、欲しい機能に優先順位をつけていきましょう。

法対応

2022年1月の電子帳簿保存法改正、2023年10月のインボイス制度開始に伴い、請求書発行システムでもそれらに対応する機能が搭載されました。法令に則った形で請求書処理・管理を行うには、まず法令を学ぶことから始めなければならないと誰しもが思うでしょう。

その点、法対応された請求書発行システムであれば、法令に詳しくない人材でも正しく処理ができるうえ、今後また法改正された場合にも自動でアップデートしてくれるため、担当者の負担を大幅に軽減できます。

業務効率化やDX化と同時に、長期の目線で見た透明性の高い経理維持も、企業の大切な役割であることを忘れてはいけません。

参考：電子帳簿保存法が改正されました｜国税庁

適格請求書発行事業者かを自動でチェックできる機能も

インボイス制度では、請求書の発行者が適格請求書発行事業者であるかどうかを確認しなければ仕入税額控除を適用できないため、正確にチェックすることが必要です。

しかし、手動で登録番号を確認するのは手間がかかり、ミスも発生しやすくなります。自動でチェックできるソフトを選ぶことで作業負担を軽減し、業務効率を大幅に向上させることができます。

請求書ソフトの中には、国税庁のWeb-APIを活用して、取引先の適格請求書発行事業者の登録番号を自動で確認する機能を備えたものもあります。これにより、取引先が正しく登録されているかを簡単にチェックできます。

参考：登録番号を検索する｜国税庁

連携サービス

そもそも請求書とは、販売管理や会計処理のデータをもとに発行されるため、他システムとの連携を推奨し展開されているツールも多くあります。請求書の発行・受領に特化したシンプルな機能の他に、承認フローや入金管理までカバーしたいと考えているなら、連携サービスとの相性も重要な比較ポイントになります。

システム連携により、取引先の基本情報・取引内容・金額などの入力が自動化され、転記ミスや手間も減らせます。口座データと連携していれば、入金消込まで自動で行ってくれるツールもあり、従来の請求書発行業務の80％削減を達成した企業もあるほど、請求書発行システムと連携サービスの相性は大切な要素です。

操作性

請求書発行システムは、経理担当者が使いやすいものを選びましょう。操作しにくいシステムは敬遠されるため形骸化の恐れがあり、せっかくの導入コストも無駄にしかねません。

担当者・利用者双方に無料トライアルの期間を設け、現場の意見に耳を傾けましょう。トライアルして初めて、必要な機能・不要な機能が見えてくることもあります。

サポート体制

初めてのITツール導入や知識不足に不安がある場合、ベンダーのサポート体制も確認しておきましょう。サポートといっても導入時のみの期間限定であったり、サポート範囲外の機能や時間帯などさまざまに設定されています。

請求書発行業務が企業の資金フローに大きく影響することも踏まえ、見積もり時に相談できるよう不安点をあげておくのが望ましいです。

セキュリティ

請求書業務では機密性の高いデータを多く扱います。これらのデータが流出すれば顧客や取引先からの信頼を失うことになります。データを適切に管理するためにも、請求書発行システムは、セキュリティが万全なものを選ぶ必要があります。

たとえばサイバー攻撃やハッキング対策には、データ通信を暗号化（SSL暗号化）できるシステムや2段階認証を設けたシステムがおすすめです。あるいは不正アクセス・ウイルス感染といった異常を検知する機能が強化されたシステムも良いでしょう。

それらのセキュリティ対策が連携しているシステムまで及ぶのかも合わせて確認しましょう。

請求書発行システム（請求書ソフト）の導入の仕方と注意点

請求書発行システムは、ただ導入するだけでは効果を実感できません。業務フローを効果的に改善するには、次の3つのポイントを抑えて導入することが大切です。

1.　自社の課題や導入目的を明確にする

請求書発行システムを導入する際は、まず導入目的を明確にしましょう。請求書発行システムの機能は、製品によって大きく異なるためです。導入を成功させるには、当然ながら自社が必要とする機能を備えたものを選ぶ必要があります。

そのために必要になるのが、システムの導入目的の明確化です。請求書発行業務の中でもどのフローを改善したいかを浮き彫りにすることで、おのずと自社に必要な機能が絞り込めます。

たとえば請求書の送付を自動化したい場合は、送付代行機能を備えたシステムが必要です。まずは自社が抱える課題を洗い出し、それを元に達成すべき目標・目的を具体的に設定していきましょう。

2.　業務フローへの組み込み方を確認

請求書発行システムを選ぶ際は、事前に、既存の業務フローへの組み込み方を確認しておく必要があります。たとえば請求書発行時に担当者・上長の承認が必要な場合は、そういったフロー機能を備えたシステムを選ぶ必要があります。

業務フローに合わないシステムの導入はかえって現場を混乱させたり、業務効率を低下させたりする恐れがあります。自社の業務フローとシステムの相性の良し悪しは必ず確認しましょう。

3.　テスト運用を行って導入を検討する

請求書発行システムはいきなり本格導入するのではなく、まずテスト的に運用するのがおすすめです。いざ導入してみたところ、自社には合わず使えなかったというケースは少なくありません。現場との相性を図るためにも、テスト運用は必ず行いましょう。

本格導入する場合も、いきなり広範囲の部署に取り入れるのではなく、一部の部署でのみ運用する「スモールスタート」方式がおすすめです。狭い範囲から運用を始め、徐々に拡大していくことで、大きな混乱やトラブルを防ぎやすくなります。

請求書発行システムには無料トライアルできるものも多くあります。積極的に活用しながら、自社にとって使いやすいシステムを見極めましょう。

＼詳しくはこちらの記事をチェック／

まとめ

インボイス制度の導入により、適格請求書の発行や保存が必須となり、経理業務の複雑さが増しています。しかし、インボイス対応の請求書ソフトを活用することで、これらの負担を大幅に軽減できます。

これらのソフトは、請求書の自動作成や送信・適格請求書発行事業者の登録番号確認などの機能を提供し、ミスを防ぎながら作業を効率化します。また、会計ソフトや在庫管理システムとの連携が可能なものも多く、データを一元管理できるメリットもあります。

ソフト選定の際には、自社の業務範囲や既存のシステムとの連携を考慮し、使いやすさやセキュリティ対策も重視する必要があります。本記事の内容を参考に、請求書に関する経理業務の効率化と負担軽減を目指しましょう。