おすすめの会員管理・入金管理システム5選｜選び方を詳しく解説

会員管理・入金管理システムとは、会員情報や会費などの入金情報を一元管理できるシステムです。しかし、多くの製品が提供されているため、どれを選ぶべきか迷う企業もあるでしょう。本記事では、おすすめの会員管理・入金管理システムや選び方について詳しく解説します。

目次

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1. 会員管理・入金管理システムで情報を効率的に管理
2. 会員管理・入金管理システムは機能・セキュリティ対策・連携性で選ぶ
3. 会員管理・入金管理システムの選び方で重要な3つのポイント
4. 会員管理・入金管理システムのその他の比較ポイント
5. おすすめの会員管理・入金管理システム5選
6. 会員管理・入金管理システムの導入フローと注意点
7. まとめ

会員管理・入金管理システムで情報を効率的に管理

会員管理・入金管理システムとは、会員情報や入金情報を一元管理し、効率的に運用するためのシステムです。主に、ECサイト・会員制サービス・サブスクリプションサービスなどで利用されています。

このシステムでは、会員の登録情報や連絡先、会員種別などを一元管理します。また、会費や参加費などの入金を自動で管理します。他にも、マーケティング機能やイベント管理機能などを備え、プロモーション活動やイベント運営をサポートできます。

会員管理・入金管理システムを利用すると、会員情報・入金情報の管理が自動化され、事務作業が大幅に削減されます。さらに、個別のニーズに対応したサービスを提供しやすくなるため、顧客満足度の向上にも期待できます。

会員管理・入金管理システムは機能・セキュリティ対策・連携性で選ぶ

会員管理・入金管理システムを選ぶ際には、機能・セキュリティ対策・連携性で選ぶことが重要です。また、より効果の高いシステムを選ぶための比較ポイントもいくつかあります。次の章でそれぞれのポイントについて解説します。

【重要なポイント3つ】

1. 自社に必要な機能が備わっているか
2. セキュリティ対策が万全か
3. 外部のシステムと連携できるか

【その他の比較ポイント】

1. 導入形態を確認
2. 使いやすい操作性か
3. サポート体制が充実しているか

会員管理・入金管理システムの選び方で重要な3つのポイント

会員管理・入金管理システムは、機能が自社のニーズに合致しており、万全なセキュリティとシステム連携できることが大切です。ここでは、会員管理・入金管理システム選びに重要な3つのポイントを解説します。

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自社に必要な機能が備わっているか

システムが適切な機能を持っているかどうかを確認することは、業務を効率化する上で不可欠です。自社の業務プロセスに合致した機能を持つシステムを導入することで、手作業や手間のかかるプロセスを自動化・簡素化できます。

また、自社にとって必要な機能が揃っているシステムを選ぶことで、追加のシステムやカスタマイズによる無駄なコストを削減できます。そのため、現状の業務における課題を洗い出し、課題解決のために必要な機能は何かを明確にしておくことが大切です。

特に以下の機能は、業務効率化や顧客満足度の向上を図る上で重要な機能であるため、選定時の確認が推奨されます。

決済機能

決済機能とは、会員からの会費や月謝、参加費などの支払いを管理・処理する機能です。手動での支払い処理やミスを減らし、業務を効率化することができます。

クレジットカードやコンビニ決済など、さまざまな支払い方法に対応しており、会員にとって支払いが便利です。また、会員の登録時に自動で支払いが設定され、毎月の会費や定期的な支払いが自動で処理されるため、手動での請求作業が不要になります。

システム選定時には、決済機能が自社のニーズに合っているか確認することが大切です。例えば、支払い方法の種類・自動決済機能・支払い状況確認のリアルタイム性などのポイントが挙げられます。

マーケティング機能

マーケティング機能は、顧客情報を活用して効率的なマーケティング活動をサポートする機能です。例えば、ニュースレターやプロモーションメールの自動配信により、会員へタイムリーに情報を届けることができます。

また、クーポンやポイント配布により、購買の促進やリピーターの育成を図ることもできます。会員の購入履歴・行動履歴の分析に基づいたターゲットマーケティングも可能です。

システム選定時には、これらのマーケティング機能の有無・操作性・カスタマイズ性が確認すべきポイントです。

入退室管理機能

会員管理・入金管理システムにおける入退室管理機能は、ジム・フィットネスクラブ・オフィスなどの施設で、会員の入退室を管理するための機能です。QRコードや顔認証などの技術を利用して、会員が施設に出入りする際の記録を自動的に行います。

会員の入退室状況はリアルタイムで確認でき、混雑状況や利用状況を把握するのに役立ちます​。また、収集された入退室データを分析し、施設の利用傾向やピーク時間を把握することで、運営の効率化に役立ちます。

システムによっては、特定の会員だけが特定のエリアにアクセスできるように制御する機能が備わっている場合もあります。その場合、VIP会員や特定のプログラム参加者のみが特定の施設やサービスを利用できるように設定できます。

システム選定時には、入退室時の認証方法を始め、リアルタイム管理やデータ分析の可否などを確認しておくことが重要です。

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予約管理機能

予約管理機能は、顧客がサービスや施設の利用を予約するための機能です。フィットネスクラブ・クリニック・サロンなど、予約が必要なサービスを提供する業種で役に立ちます。

具体的な機能として、24時間のオンライン予約や、予約状況を確認できるカレンダーなどの機能があります。予約前日のリマインダーメールの送信機能も、無断キャンセルを防ぐ上で便利です。

システム選定時には、これらの機能について詳細まで確認しておくことが推奨されます。例えば、会員自身が予約のキャンセルや変更が可能なら、管理者の負担軽減に期待でき、会員にとっても便利です。

また、予約と決済が連携できれば、予約と同時にオンライン決済できるため、予約の確実性を向上させることができます。

会員サイト構築機能

会員サイト構築機能は、企業が自社の会員向けWebサイトを作成・管理できる機能です。プログラミングの知識不要で、簡単にサイトを作成できるテンプレートが用意されており、会員専用のコンテンツを配信する機能があります。

また、会員が自身の情報を登録・変更するためのフォームを設置することも可能です。この機能があることにより、会員サイト構築の手間が減り、会員データの効率的な管理が可能になります。

システム選定時には、サイトの構築が直感的に行えるか、どこまで自由にカスタマイズできるかなど、操作性・柔軟性を確認しておきましょう。

セキュリティ対策が万全か

会員管理・入金管理システムでは、氏名・住所・連絡先・決済情報など多くの個人情報を扱います。これらの情報は、不正アクセスやウイルス感染などによって、外部に漏洩するリスクがあります。そのため、セキュリティ対策は万全でなければなりません。

個人情報の漏洩は、会員のプライバシー侵害や不正利用のリスクが高まります。これは、顧客の信頼を失うことや法的な罰則・賠償責任を負うことに繋がります。

システムのセキュリティ対策を確認する際は、データ暗号化・アクセス制御・バックアップ体制などが注目すべきポイントです。さらに、ISO27001などのセキュリティ認証を取得していれば、一定の基準を満たしたセキュリティ対策であることが判断できます。

外部のシステムと連携できるか

会員管理・入金管理システムは、外部のシステムと連携できるかどうかによって、業務の効率性が大きく変わります。

例えば、会計ソフトと連携することで、会員の支払い情報が自動的に会計システムに反映され、経理業務の手間が大幅に削減されます。また、ERPと連携できると、販売管理や経費管理などの業務を統合し、プロジェクト管理から経理まで一貫して管理できます。

外部システムとの連携は、データの自動入力・エラー削減・データ共有などのさまざまなメリットを生み出します。システム選定時は、自社で利用しているシステムとの連携可否やAPI連携の有無などを確認しておきましょう。

会員管理・入金管理システムのその他の比較ポイント

さまざまなシステムの中から、より効果の高いシステムを選ぶためには、導入形態・操作性・サポート体制などを比較することが重要です。ここでは、会員管理・入金管理システムのその他の比較ポイントを解説します。

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導入形態を確認

会員管理・入金管理システムには、パッケージ型とクラウド型の2種類の形態があります。自社の課題・システム環境・予算などに合わせて、適切な導入形態を選択することが重要です。

自社のサーバーやインフラにインストールして運用するパッケージ型は、カスタマイズ性とセキュリティ性に優れますが、初期費用が高額になりやすい側面があります。

インターネットを通じて利用するクラウド型は、低コストでメンテナンス不要で利用できるのがメリットである反面、カスタマイズが制限される場合があります。

料金体系も要確認

パッケージ型とクラウド型は、それぞれ導入における違いがありますが、費用のかかり方も異なります。そのため、長期的なコストを見据えてそれぞれの形態を比較検討することが重要です。

パッケージ型は、システムを購入する際に一括で支払う費用がかかります。この費用には、ソフトウェアのライセンス料や導入時の設定費用が含まれます。

初期費用は高額になりがちですが、一度購入すれば継続的なライセンス料が発生しないため、長期的に見ればコストが安くなることがあります。

クラウド型はサブスクリプションモデルで提供されるため、月額または年額の利用料がかかります。初期費用は低く抑えられますが、月額料金が発生し続けるため、長期間使用する場合は総コストが高くなることがあります。

使いやすい操作性か

システムが使いやすいことは、顧客と自社の担当者の両方にとって多くのメリットがあります。

顧客が直感的に操作できるシステムは、利用のハードルを下げて満足度を高めます。例えば、会員登録・決済・予約などが簡単に行えることで、顧客はスムーズにサービスを利用できます。

一方で担当者が簡単にシステムを操作できることは、日々の業務効率化に大きく寄与します。例えば、会員情報の管理・入金確認・マーケティング活動の設定などがスムーズに行えます。

システムが使いにくいと、担当者の業務効率が低下するばかりでなく、顧客が操作にストレスを感じ、サービスを利用しなくなる可能性があります。

このようなリスクを避けてメリットを最大化するためには、システムのユーザーインターフェースが直感的であり、さまざまなデバイスからの操作しやすいことが大切です。

サポート体制が充実しているか

システムの導入・運用時に十分なサポートが提供されると、さまざまなメリットがあります。例えば、システム運用中に問題が発生した場合、迅速にサポートを受けられることで業務の停滞を防ぎます。

また、システム導入時の設定・データ移行・トレーニングなどをサポートしてもらえることで、スムーズにシステムを立ち上げられます。ベンダーのサポート体制は、対応方法の種類（メールや電話など）・対応時間・FAQ・サポートの評価などを確認することが大切です。

おすすめの会員管理・入金管理システム5選

会員管理・入金管理システムの導入フローと注意点

システムを効果的に運用するためには、計画的な導入が欠かせません。ここでは、会員管理・入金管理システムの導入フロー・注意点を解説します。

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1. 導入目的を明確にして選ぶ

会員管理入金管理システムを導入する際には、システム選定時に導入目的を明確にすることが重要です。明確な目的があることで、必要な機能やサービスがはっきりし、システム選定が容易になります。

目的に沿ったシステムなら運用も効率化され、業務の改善や顧客満足度の向上に繋がりやすくなります。目的が明確であるため、システム導入による効果も正確に評価しやすくなり、費用対効果の最大化を図りやすくなります。

導入目的を明確にする際には、現在の会員管理や入金管理のプロセスを分析し、問題点や改善点を洗い出します。関係者の意見収集を行いながら、システム導入によって達成したい目標を設定しましょう。

2. 従業員への教育を行う

新しいシステムを効果的に利用するためには、従業員がシステムの機能や操作方法を十分に理解している必要があります。適切な教育がなければ、システムの利点を十分に活かせません。そのため、導入において従業員への教育は必要不可欠です。

従業員がシステムを使いこなすことで、日常業務の効率が向上します。例えば、会員情報の管理や入金確認がスムーズに行えるようになり、ミスも減少します。運用中に起こる問題も、従業員がトラブルの対応方法を理解していれば、迅速に解決できるようになります。

教育を行うタイミングとして、システム導入初期に全従業員を対象としたトレーニングを実施することがおすすめです。システムの基本的な操作方法や主要な機能について、実際に操作しながら学ぶことが重要です。

初期トレーニングの後も、段階的な教育を行いましょう。業務が進むにつれて必要となる機能をタイミングよく学ぶことで、従業員のスキルが向上します。必要な時にすぐに情報を参照できるよう操作マニュアルを用意しておくことも大切です。

3. バックアップの体制を整えておく

バックアップがあれば、システム障害・サイバー攻撃・人的ミスなどによってデータが失われたとしても、迅速に復元することができます。バックアップ体制を整えておくことは、このようなリスクに備え、業務の継続性を確保する上で重要です。

バックアップ体制の整え方は、まず、どのデータをどの頻度でバックアップするか、保存期間や保存場所などを明確に定めることが大切です。必要に応じて、システムが自動的に定期的なバックアップを取るよう設定します。

よりデータ保護を重視する場合は、複数の場所にバックアップを保存する対策が考えられます。これにより、大規模な災害時でもデータが復旧できる可能性を高めることができます。

また、バックアップデータに不正アクセスされるリスクを減らすために、バックアップデータを暗号化するなどセキュリティ性を高めて保存しましょう。

まとめ

会員管理・入金管理システムは、情報管理を効率化し、業務の手間を大幅に軽減します。会員情報や入金状況を一元管理・自動化できるため、正確さとスピードの向上に期待できます。マーケティングや予約管理機能など、顧客満足度の向上に寄与する機能もあります。

システムを選ぶ際には、機能・セキュリティ対策・連携性が重要です。自社のニーズに合った機能を持つシステムは、業務の効率化に直結します。堅固なセキュリティ対策によって、顧客情報を安全に守り、外部システムとの連携で一貫性のある業務を可能にします。

システム導入の際は、目的の明確化・従業員教育・バックアップ体制の整備が大切です。これにより、最適なシステム選定・導入効果の最大化・業務の継続性確保を実現できます。本記事の内容を参考に、会員管理・入金管理の効率化を図りましょう。