代理店管理とは？CRMを代理店管理に活用する方法など紹介

代理店管理とは、代理店に委託した業務や売上状況などを管理することを言います。代理店管理にCRMを導入することで、情報をリアルタイムで共有できたり、営業戦略の構築に役立ちます。本記事では、CRMを代理店に活用するメリットや活用例を紹介しています。

目次

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1. 代理店管理とは
2. そもそもCRMとは
3. CRMを代理店管理に活用するメリット
4. 代理店管理にCRMを活用する例
5. 代理店管理に向けたCRMの選び方・比較ポイント
6. まとめ

代理店管理とは

代理店管理とは、自社に代わって商品やサービスを営業・販売するパートナー企業を管理することを言います。一番身近な代理店と言えば、保険代理店が挙げられるでしょう。保険代理店は、生命保険・損害保険会社が提供する保険サービス業務全般を委託されています。

保険代理店は、各種保険の紹介や提案、保険契約の締結、保険契約の更新や保証内容の変更などの各種保険サービスを保険会社に代わって行っています。保険代理店は、保険代理店独自の営業活動で販路を拡大し、保険会社の売り上げ増に貢献してきました。

保険会社は、保険代理店に業務を委託すると人件費などの固定費も削減できますが、顧客離れから売り上げ減少が起きる可能性もあり、保険代理店に業務を委託することが必ず良い結果をもたらすとは限りません。

このような望まない結果をもたらさないために、代理店管理が必要です。代理店管理で法令順守の徹底、顧客情報や見込み客の情報の管理、売り上げの管理などを行います。

代理店管理が重要な理由

代理店管理は、各社独自に営業活動をしている代理店の事業活動を把握するために、必須のことと言えます。代理店は自社独自の営業形態で事業を進めており、正確な事業データを把握することは困難です。

委託した側が情報提供を求めない限り、受注額や販売数量、取引内容、進捗状況などの詳細なデータはわかりません。このような自社の売り上げに関わる情報を正確に把握できないと、詳細な売り上げ予測も立てられず、予算編成もままなりません。

しかし、代理店管理を適切に行えると、正確なデータの把握とデータの分析ができます。代理店管理で、売り上げのある店舗の特徴もつかめ、売り上げが不振な店舗にはフォローもできるようになります。

そもそもCRMとは

CRMとは（Customer Relationship Management）の頭文字を取ったもので、企業と顧客との関係を管理することを言います。顧客と良好な関係を築き、顧客と企業ともに最大限の利益を享受しようという考え方が含まれています。

このほか、CRMは顧客管理のツールを指し示すために使われることも多くなって来ました。CRMツールは、代理店と顧客情報を一元的に管理できるため、代理店ごとの状況把握や業務の効率化に非常に有用です。

このため、代理店管理やSaaSでCRMを利用している企業も年々増加傾向にあり、ビジネスにおけるDX化は加速しています。

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CRMを代理店管理に活用するメリット

ここからは、CRMを代理店管理に活用するメリットを解説します。CRMを導入することで、自社の抱える課題がクリアできるかもしれません。

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情報の一元化が可能

CRMを導入すると、代理店の情報を一元化できます。代理店から自社へ提出される報告書やレポートをまとめて整理するのは、非常に労力のいる作業です。代理店から提出される報告書のフォーマットが統一されていない場合、データを整理する作業は困難を極めます。

しかし、CRMを導入すると、代理店からの報告書は一元化されたデータとして扱えるようになります。代理店の報告書やレポートを整理し、まとめるといった労力のいる作業は不要です。

CRMでは、ユーザーアカウントを設定し、代理店が顧客情報や活動内容などのデータを直接入力する権限も付与できます。CRMで代理店の情報を一元化すると、代理店から提出される報告書にありがちな、項目に記載の不備があるといったデータの抜け漏れも防げます。

CRMを導入し代理店情報を一元化できると、他部署の人員もデータを一覧できるため、新しいアイデアが生まれる可能性もあり、業務内容の改善にも役立つでしょう。

成果を出し続けられる仕組みの構築

CRMで代理店情報を一元管理すると、代理店が成果を出し続ける仕組みを構築することも可能です。CRMで代理店の情報を横並びに比べると、業績好調な店舗と業績不振の店舗は一目瞭然になります。

このため、業績不振な代理店が不調な原因を究明し、適切なフォローが行えます。業績が好調な代理店の知識や経験、ノウハウなどの情報を各店舗と共有し、代理店全体の底上げを図ることもできるでしょう。

代理店管理にCRMを活用する例

企業は、CRMを導入し、どのように業務の効率化や事業内容の改善に繋げているのでしょうか。ここからは、企業が代理店に対してCRM上でどのような作業を求め、顧客管理や案件管理に活用しているのか、CRMを有効活用している事例を紹介します。

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見込み客・顧客情報の登録

代理店に対して、CRMへ見込み客・顧客情報を直接登録するように要請し、顧客管理に活用している企業もあります。見込み客・顧客情報は企業にとって大切なデータです。売り上げの拡大に新規顧客獲得と既存の顧客へのサポートは欠かせません。

代理店がCRMに直接見込み客・顧客情報を登録すると、抜け漏れのない正確な顧客情報を作成することができます。精緻な顧客データは、新しい顧客に対してアプローチや既存の顧客への対応をより密度の高いものにすることもできるでしょう。

案件登録と進捗管理

代理店に対して、CRMへ案件の登録と進捗を登録するように要請し、案件管理を円滑にしている企業もあります。CRMは、案件管理・案件の進捗管理に非常に有用です。案件ごとに担当者の登録や案件には対応中、完了、未着手などの進捗ステータス設定が可能です。

営業活動内容を案件データに関連付ける

CRM上で、営業活動内容を案件データに関連付けるよう代理店に要請し、案件管理している企業もあります。案件データに活動内容を関連付けると、どの人物がどの顧客に対して、どのように営業活動をしているのかも分かります。

案件に対して、代理店が行っている活動内容がわかると、案件進捗が思わしくない場合には臨機応変なフォローもでき、顧客に対してより高度なアプローチも可能になるでしょう。

代理店管理に向けたCRMの選び方・比較ポイント

CRMには顧客管理が円滑に行える機能が多くありますが、代理店管理を並行して行うのなら特に着目したいポイントが3つあります。これからCRMを選ぶ際、もしくは現状でCRMを運用しているけれどしっくりこないという方も、あわせて確認してみましょう。

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利用・閲覧制限や権限を細かく設定できるか

顧客情報を管理するにあたり、情報漏えい防止の観点からも利用や閲覧、組織に合わせた権限設定機能は必須といえます。デフォルト機能として権限設定が搭載されているCRMがほとんどですが、設定できる段階はツールによって変わってきます。

代理店数が多くなるほど、情報漏えいや情報改ざんのリスクは高まるので、自社の組織形態に合わせて設定できるのかトライアル時に確認しましょう。

既存システムとの連携は可能か

既存システムとの連携可否についても事前に確認しておきましょう。本来、業務の効率化を図るために導入するCRMも、既存システムと連携できず工数を増やす要因となるのなら注意が必要です。

ツールの使いやすさが業務に与える影響は大きく、従業員が使いこなせないようであればツールが形骸化するだけでなく、代理店との関係性を脅かすことにもなりかねません。

代理店に負担がかからないことを前提に、委託元が快く代理店管理を行えるツール選びを心掛けましょう。

セキュリティ対策は万全か

管理する代理店数が多くなるほど、情報漏えいや不正利用のリスクは高まります。ましてや、顧客情報が漏えいしたとなれば企業全体の信用を一瞬にして失いかねません。

企業のDX化が加速する時代背景の中で、セキュリティ対策は非常に重要です。一般的なCRMもセキュリティ対策は十分ですが、サポート体制はツールによってさまざまです。自社の体系に合った対策内容であるか、入念に確認しましょう。

まとめ

代理店管理とは、商品やサービスの営業・販売業務を委託している代理店を管理することです。代理店管理で、独自に事業活動をする代理店の取引内容や進捗状況の正確なデータを把握すると、より詳細な売上予測や予算編成ができるようになります。

しかし、代理店管理では、代理店からの報告書やレポートをまとめる作業やデータを実務に活用するまでに手間がかかり、改善策を模索している企業も多いです。このような労力のいる代理店管理を効率化したい方にCRMはおすすめです。

CRMは、代理店から提出される報告書やレポートのデータを整理しまとめる必要もなく、顧客情報や代理店の情報を一元管理できます。CRMを導入すると、代理店のデータから業績好調な店舗と業績不振な店舗が明確になります。

業績が不調な代理店には適切なフォローができ、好調な店舗にはナレッジの提供を求め他店と共有し、代理店全体の底上げも可能です。CRMを導入した企業は、代理店に対して見込み客・顧客情報の登録、案件と進捗の登録、営業活動内容を案件データに関連付けることを求め、顧客管理や案件管理に役立てています。