料金が安い名刺管理ソフトおすすめ5選｜導入時の選定ポイントも解説

名刺管理ソフトの利用には料金がかかりますが、安い費用で導入できるものもあります。名刺管理を効率化したい一方でコストが気になる、という企業は、料金が安い名刺管理ソフトから選びましょう。この記事では、おすすめの安い名刺管理ソフトや選ぶ際のポイントなどを解説します。

目次

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1. 名刺管理ソフトを安く利用しよう
2. 安い名刺管理ソフトを選ぶ際のポイント
3. 安い名刺管理ソフトおすすめ5選
4. その他の名刺管理ソフトの選び方
5. まとめ

名刺管理ソフトを安く利用しよう

名刺管理ソフトとは、紙で受け取った名刺をスキャンして名刺情報を電子データ化し、システム上で一元管理できるツールです。社内の名刺情報を1つのデータベースに集約することで、名刺管理業務が効率化し、社内や取引先における人脈の有効活用も可能です。

名刺管理システムの中には料金が安価なものや、無料で利用できる製品もあります。一般的に無料のツールは登録枚数などに制限がありますが、小規模な利用であれば十分な導入効果を得られるでしょう。

安い名刺管理ソフトを選ぶ際のポイント

安い名刺管理ソフトは、登録枚数や機能が制限されていることが多いです。費用対効果を高めるには、自身の導入目的や運用体制を明らかにし、条件を満たす製品を選定する必要があります。

ここでは、安い名刺管理ソフトを選ぶ際のポイントを解説します。

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クラウド型がおすすめ

名刺管理ソフトの導入形態は、クラウド型とインストール型の2種に大別できます。一般的にクラウド型ソフトの方が導入費用や月額料金が安いため、低コストの名刺管理ソフトを希望する場合におすすめです。

インターネットに接続して利用するクラウド型ソフトは、通信環境があれば時間・場所に関係なく操作できる点もメリットです。例えば、マルチ対応デバイスのソフトであれば、出先からスマートフォンを使って名刺情報を確認でき、営業活動の効率化に期待できます。

	特徴	費用相場
クラウド型	インターネットに接続して利用	初期費用：0円～ 月額費用：1,500円～/1アカウント
インストール型	パソコンにソフトウェアをインストールして利用	初期費用：100万円～ 月額費用：0円～

ユーザーが多い場合は定額制を選ぶ

クラウド型の名刺管理システムの料金体系は、ユーザー数に応じて料金が変動する「従量課金制」と、月々一律の料金が発生する「月額固定制」の2種類が一般的です。少ないユーザーで利用する場合は、従量課金制のほうがコストを抑えられます。

一方で、利用ユーザーが多い場合は、月額固定制のほうが割安になる可能性が高いです。定額コースごとに利用できるユーザー数は異なりますが、中にはユーザー数無制限の定額コースもあるため、大規模で利用する場合はこちらを検討しましょう。

読み取りの精度は十分か

名刺管理システムの多くはOCR機能を備えており、紙の名刺をスキャンするだけで、テキストを電子データ化できます。ただし、読み取り精度は製品によって大きく異なるため、料金とのバランスを考えることが大切です。

読み取り精度が低い場合は、手作業でデータ修正を行う頻度が高くなり、かえってリソースを費やす恐れがあります。このような手間を省くには、一定の読み取り精度を備えたツールの選定が望ましいでしょう。

なお、読み取り精度は実際に試さなければ分からないことも多いため、無料トライアルなどを活用して試験運用するのがおすすめです。

使いたい機能が標準搭載されているか

名刺管理システムの中には、より高度なタスクを行える機能や、営業支援機能や外部システム連携機能など営業・マーケティング活動を支援する機能を備えたものもあります。

標準搭載機能は製品によって異なるため、自社が求める機能の有無を確認しましょう。条件に沿った機能が備わっていない場合、想定ほどの導入効果を得られない可能性があります。

また、欲しい機能が標準搭載されていない場合は、機能の追加にオプション料金がかかり、予算オーバーになる可能性もあります。可能な限りコストを抑えるには、必要な機能が標準搭載されている製品を導入しましょう。

安い名刺管理ソフトおすすめ5選

その他の名刺管理ソフトの選び方

名刺管理ソフトを選ぶ際は、上記のようなポイントに加えて、次のようなポイントにも注目するのがおすすめです。

例えば、法人向け・一般向けの名刺管理ソフトは、カバーできる業務範囲が異なり、コストにも大きな差が出るため、安価でツールを利用したい場合は特に重視すべきポイントです。

【重要なポイント】

1. 法人向けか個人向けか確認

【その他の比較ポイント】

1. 名刺の取り込み方法を確認
2. 多言語に対応しているか
3. データの引き継ぎは可能か
4. 操作しやすいか
5. セキュリティ対策は万全か

まとめ

名刺管理ソフトは、社内における紙の名刺情報を電子データ化して一元管理できるツールです。社内に分散した名刺データを1つのデータベースに統合することで、人脈の可視化が可能になり、効率的な営業活動・マーケティング活動に寄与します。

名刺管理ソフトの中には、低料金や無料で利用できるものもあり、コスト面が気になる利用者も安心です。小規模での利用であれば、従量課金制のクラウド型ツールが最もコストを抑えられる可能性があります。

なお、安価な名刺管理ソフトは、管理できる名刺枚数や読み取り精度が制限されることが多いため、料金と使い勝手のバランスを見極めることが大切です。

今回紹介したポイントを参考にして、安い名刺管理ソフトを導入し、自社における名刺管理業務上の課題解決につなげましょう。