おすすめの名刺管理ソフト・アプリ12選|選ぶ際のポイントも解説
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- 多くの名刺管理ソフトにはスマホアプリもあり、撮影するだけで名刺をデータ化できる
- 名刺管理アプリには無料で利用できるものもあるが、個人向けのサービスが多い
- 名刺管理アプリを選ぶ際は、対応OSやセキュリティ対策などを確認する
名刺管理ソフトは、簡単に名刺をデータ化・管理できるツールです。多くのソフトではスマホアプリも提供されており、出先や自宅からでも名刺情報にアクセスできます。この記事では、おすすめの名刺管理アプリや選ぶ際のポイントなどを解説します。
目次
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名刺管理ソフトの多くはスマホアプリにも対応
名刺管理ソフトは、紙の名刺を簡単にデータ化し、一元管理できる便利なツールです。名刺管理ソフトにより、名刺の情報が自動的に整理され、必要なときに迅速に検索できます。
多くの名刺管理ソフトはスマホアプリにも対応しており、iPhoneやAndroidなどのスマホからも利用可能です。
例えば、外出先で名刺情報を確認したり、重要な連絡先に素早くアクセスしたりすることができます。スマホアプリ対応の名刺管理ソフトには、手軽さがありビジネスでの活用が一層広がっています。
名刺管理ソフトとは?機能やメリット・デメリット、選び方を解説
名刺管理ソフトとは、紙の名刺をデータ化し一元管理できるソフトを指します。大量の名刺をデータ管理することで、簡単に検索することができ業務効率化に繋がります。本記事では、名刺管理ソフトをよく知らない方のために、機能やメリット・デメリット、選び方を解説しています。
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名刺管理ソフトをスマホアプリで使用すると
スマホで撮影するだけ
スマホアプリを使った名刺管理では、スマホのカメラで名刺を撮影するだけで、簡単にデータ化できる点が大きな特徴です。この方法により、名刺を1枚ずつ手入力する手間が省け、効率的に名刺情報をデータベースに登録できます。
また、サービスによっては専用のスキャナーを利用して名刺を読み取れるため、より高精度でのデータ化が可能です。これにより、大量の名刺を迅速に整理できます。
アプリでいつでもどこでもアクセス可能
スマホアプリを使えば、出先や自宅でも名刺情報にアクセスできる点が大きな利点です。例えば、会議中に急に連絡先が必要になった場合でも、スマホからアプリを開けば、必要な情報をすぐに確認できます。
また、スマホアプリは名刺の情報を手軽に管理できるだけでなく、検索機能も備えているため、特定の名刺情報をすばやく見つけることができます。これにより、名刺を探す手間が省け、必要な情報を迅速に取り出せるという大きなメリットがあります。
情報の活用がスムーズになる
名刺管理ソフトは、スマホの連絡帳と連携すると、電話やメールがよりスムーズに行えるようになります。例えば、名刺の情報を連絡先に登録すると、直接その相手に電話をかけたり、メールを送ったりすることが簡単になります。
また、この連携機能により、チームメンバーや他部署との迅速な情報共有も可能です。営業チームが名刺情報を共有すれば、他のメンバーもその情報を活用して効率的に業務を進められます。
無料で使える名刺管理アプリもある
名刺管理アプリには、無料で利用できるものも多数あります。ただし、機能や利用人数、サポート体制に制限があるため注意が必要です。ここでは、無料で使える名刺管理アプリの特徴や注意点を解説します。
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無料で使える名刺管理アプリの特徴や注意点
無料アプリは機能制限に注意
無料で使える名刺管理アプリは、利用できる機能に制限がある場合があるため、法人での利用には注意が必要です。例えば、無料版では名刺の管理枚数に制限があったり、データのエクスポート機能が利用できなかったりする場合があります。
そのため、ビジネスでの利用を考える場合には、必要な機能が備わっているかどうかを確認し、有料プランへのアップグレードを検討するのが良いでしょう。
無料アプリは、まず試してみるための導入としては非常に便利ですが、長期的なビジネス利用を考える場合は、有料版の利用も視野に入れて選ぶことをおすすめします。
サポート体制も要チェック
無料の名刺管理アプリは、ベンダーによるサポート体制が比較的手薄です。問い合わせをしても、返信が遅い、もしくは有料版と比べて丁寧ではない場合があります。また、サポートがオンライン上のマニュアルのみで、電話は受け付けていないというパターンも多いです。
そのため、無料の名刺管理アプリは、トラブルを自己解決できる人や、コストをかけずに少数の名刺を管理したい個人に向いています。
名刺管理アプリを選ぶ際のポイント
名刺管理アプリを選ぶ際には、いくつかのポイントに注意することが重要です。以下では、名刺管理アプリを選ぶ際のポイントについて詳しく解説します。
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名刺管理アプリを選ぶ際のポイント
対応OSを確認
名刺管理アプリを選ぶ際にまず確認すべきなのは、使っているスマホやタブレット、PCのOSに対応しているかどうかです。
例えば、iOS専用のアプリであれば、iPhoneやiPadでしか利用できませんが、iOS・Android・Windowsなど複数のOSに対応しているアプリであれば、どのデバイスからでも名刺情報にアクセスできるため、使い勝手が非常に良くなります。
また、会社全体でアプリを導入する場合、全社員が同じアプリを利用できるように、対応OSの確認は必須です。この確認を怠ると、後々別のソフトに乗り換える必要が出てくることもあるため、初めにしっかりと確認しておきましょう。
セキュリティ対策をチェック
名刺管理アプリを選ぶ際には、セキュリティ対策がしっかりしているかどうかを必ず確認しましょう。名刺には、名前や連絡先などの個人情報が含まれているため、これらのデータが漏洩すると大きな問題になります。
そのため、データの暗号化やセキュアなクラウドストレージの利用、アクセス権限の管理が適切に行われているかを確認することが大切です。
特にクラウドを利用するアプリでは、保存されるデータがインターネットを介して送受信されるため、暗号化技術が使われているかどうかは重要なチェックポイントです。
また、アクセス権限を細かく設定できるアプリであれば、チーム内で情報を共有する際にも安心して利用できます。セキュリティ面をしっかり確認して、安全に利用できる名刺管理アプリを選ぶことが大切です。
既存システムと連携できるか
名刺管理アプリを導入する際は、既存のSFAやCRMシステムと連携できるかも重要なポイントです。名刺情報がこれらのシステムと連携していると、営業担当者は名刺から直接顧客情報を取り込み、営業活動をより効率的に行えます。
例えば、名刺交換を通じて新しい顧客を獲得した場合、その顧客の情報が自動的にSFAやCRMに反映され、営業チーム全体で情報を共有が可能になります。
また、過去の取引履歴や顧客とのコミュニケーション履歴も一元管理できるため、より効果的な営業戦略を立てられます。
SFA(営業支援システム)とは?機能やメリット・デメリットと選び方を解説
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CRMシステムとは、利益の最大化を目的に顧客との関係性を管理することを指します。この記事では、顧客関係管理やマネジメントを自動化・効率化してくれるCRMシステムの主な機能やシステム導入によるメリット・デメリット、導入の際に選ぶポイントを解説します。
SNSとの連携機能があるか
名刺管理アプリの中には、SNSと連携できる「つながり機能」を提供するものがあります。つながり機能を使うと、名刺交換をした相手と自動的にSNSでつながることができ、情報が更新された際もすぐに確認できる点が便利です。
例えば、相手の仕事の変更や新しい連絡先がSNSに登録されると、自分の名刺管理アプリにもその情報が反映されるため、常に最新の情報を手に入れられます。
ただし、つながりたくない相手がいる場合やプライバシーを重視したい場合は、この機能をオフにできます。つながり機能の有無は、自分のビジネスニーズやプライバシーの考慮に合わせて選ぶことが大切です。
オフラインで利用できるか
名刺管理アプリを選ぶ際には、オフラインで利用できるかどうかも重要なポイントの1つです。インターネット環境が不安定な場所や、外出先、移動中に名刺情報を閲覧する必要がある場合、オフラインで利用可能なアプリは非常に便利です。
一部のアプリでは、保存した名刺データをオフラインでも閲覧できる機能が備わっており、インターネットに依存せずに名刺情報を利用できます。そのため、いつでもどこでも情報にアクセスできる安心感があります。
オフライン対応の有無は、特にビジネスシーンでの使用を考える際には確認しておくべきポイントです。
おすすめの名刺管理アプリ12選
Sansan株式会社
Sansan
GOOD
ここがおすすめ!
- 電話・メール・面会などの接触履歴を残せ、名刺データを活かして有益な営業活動が行える
- 人事異動情報・ニュース配信といった機能を搭載し、常に相手企業の最新の情報を把握できる
MORE
ここが少し気になる…
- 顧客フォロー機能が少なく、名刺管理がある程度完了すると利用頻度が減る場合も
東日印刷株式会社
ネクスタ・メイシ
GOOD
ここがおすすめ!
- 月々600円からスタートできる手軽さとコストパフォーマンスの高さ
- 初心者でも始めやすいシンプルなUIと無駄のない機能
- 高い技術力を持つ世界最高峰のエンジニアによる開発
MORE
ここが少し気になる…
- 原則5ユーザーからの利用で、一部オプション対応の機能がある
GOOD
ここがおすすめ!
- 電話・メール・面会などの接触履歴を残せ、名刺データを活かして有益な営業活動が行える
- 人事異動情報・ニュース配信といった機能を搭載し、常に相手企業の最新の情報を把握できる
MORE
ここが少し気になる…
- 顧客フォロー機能が少ないため、すべて名刺入力が完了したり特定の取引先とのやり取りのみになってくると利用頻度が減る
Knowledge Suiteの特徴
GOOD
ここがおすすめ!
- グループウェア、SFA、CRM、ビジネスアプリケーションが機能連動してオールインワン!
- ユーザー数無制限!利用したいときに利用した分だけ!SaaS型なので、低コスト運用ができる!
- PC、スマートフォン、タブレット、いつでもどこでもオフィスと変わらないビジネス環境!
MORE
ここが少し気になる…
- UIが使いにくいところがある
ホットプロファイルの特徴
GOOD
ここがおすすめ!
- 名刺管理だけでなく、営業活動を強化できるSFA・MAを1つに集約
- スキャンするだけで、あとはオペレーターがデータ化!
- 取り込んだデータは自動で整理・名寄せ
MORE
ここが少し気になる…
- SFA・MAが一体型になっているため、既に別システムを使用している場合は機能を持てましてしまう場合も
ヤマトシステム開発株式会社 ソリューション事業本部 ビジネスソリューション部
名刺de商売繁盛
GOOD
ここがおすすめ!
- 利用人数の制限がなく月額費用32,000円払えば全社員で使える
- セキュリティ対策にも力を入れており、情報漏洩や災害対策も教育・訓練している
- データ化はオペレーターが対応し、最短翌営業日にはフルデータ化
MORE
ここが少し気になる…
- オペレーターに依頼すると1枚当たり40円かかる
GOOD
ここがおすすめ!
- 日本最大の企業情報にアクセスし放題!
- 部門・グループを横断した名刺データの活用を促進!
- 社内コミュニケーションをスムーズに!
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ここが少し気になる…
- 料金が公開されていないため問い合わせる必要がある
株式会社Phone Appli
PHONE APPLI PEOPLE
GOOD
ここがおすすめ!
- 複数のツールや機能をPEOPLEに集約、コラボレーションの起点をこれひとつに
- 人と人をつなげる情報を集約、強みや個性など、お互いを知るきっかけに
- ハイブリッドワークやフリーアドレスなど、多様化する働き方にも対応
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ここが少し気になる…
- 料金が公開されていないため、問い合わせる必要がある
メイシーの特徴
GOOD
ここがおすすめ!
- 名刺を発送するだけで、1~2日ほどでデータ納品が完了
- 「OCR変換」と「プロスタッフ」によるWチェックで高精度を実現
- 万全なセキュリティ対策に加え、便利なスマホアプリにも対応
MORE
ここが少し気になる…
- 2500枚以上追加登録する場合や、返送する際には追加の料金が発生
CAMCARD BUSINESSの特徴
GOOD
ここがおすすめ!
- 「商談情報」との紐づけが行え、社内共有やタスク閲覧も可能
- 名刺情報を基に「メールマガジン」の配信もでき、営業活動にも効果的
- 公開された人事異動情報に限り「再アプローチ」が行える
MORE
ここが少し気になる…
- 無料トライアルはあるが10日間しかなく、じっくり検討したい方には不向き
GOOD
ここがおすすめ!
- 名刺枚数による従量制課金
- 国内最高クラスのアイネットクラウドデータセンターにて運用し、セキュアな名刺管理を実現
- スマートフォン・タブレットなどのカメラ機能で取込可能
MORE
ここが少し気になる…
- 利用料金が公開されていないため、問い合わせる必要がある
Eightの特徴
GOOD
ここがおすすめ!
- Eightユーザー同士ならスマホをかざすだけで簡単にタッチ名刺交換
- QRコードやURLを送って、デジタル名刺を渡すことも可能
- 名刺を撮影するだけで簡単に管理・検索
MORE
ここが少し気になる…
- 名刺を撮影してから反映に時間がかかることがある
【比較表】おすすめの名刺管理アプリ
対応規模 | 月額利用料金 | タイプ | 機能 | サポート | 無料トライアル | ||
おすすめの名刺管理アプリ | 法人向け | 要問合せ | 特化型 | ||||
法人向け | 600円~ | 特化型 | |||||
法人向け | 18,000円~ | 特化型 | |||||
法人向け | 50,000円~ | 総合型 | |||||
法人向け | 要問合せ | 総合型 | |||||
法人向け | 32,000円~ | 特化型 | |||||
法人向け | 要問い合わせ | 総合型 | – | ||||
法人向け | 要問い合わせ | 特化型 | |||||
法人向け | 1,980円~ | 特化型 | |||||
法人向け | 1,700円~ | 特化型 | |||||
法人向け | 要問合せ | 特化型 | |||||
法人向け | 18,000円~ | 特化型 |
その他の名刺管理ソフトの選び方
名刺管理ソフトを選ぶ際には、名刺データ化の精度が高いかどうかを確認しましょう。データ化の精度が低いと、誤った情報が登録される可能性があるため、正確な情報管理が難しくなります。
また、提供形態や多言語対応、データの引き継ぎの可否、操作性なども比較ポイントとして考慮すべきです。これらの要素を総合的に判断することで、自社の業務に最も適した名刺管理ソフトを選べるため、効率的な情報管理が可能となります。
【重要な2つのポイント】
- 名刺データ化の精度を確認
- 自社に必要な機能が備わっているか
【その他の比較ポイント】
- 提供形態を確認
- 多言語に対応しているか
- データの引き継ぎは可能か
- 操作しやすいか
まとめ
名刺管理ソフトは、紙の名刺を簡単にデータ化し、一元的に管理できる便利なツールです。多くのソフトはスマホアプリも提供しており、外出先や自宅からでも名刺情報にアクセスできるため、ビジネスのスムーズな進行をサポートします。
無料で利用できるソフトもありますが、法人向けには有料版の方が機能やセキュリティ面で優れているため、導入を検討する価値があります。選ぶ際には、対応OSやセキュリティ対策、既存のシステムとの連携機能などをしっかり確認することが大切です。
これらを考慮して、自社に最適な名刺管理ソフトを導入することで、業務の効率化が図れるでしょう。