小規模企業におすすめの販売管理システム9選｜選び方も解説

小規模企業では販売管理の流れが確立されていないケースが多く、抜け漏れが起こりがちです。ミスを防いで効率化するには、販売管理システムの導入がおすすめです。この記事では、小規模企業におすすめの販売管理システムや選ぶ際のポイントなどを解説します。

目次

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1. 小規模企業におすすめの販売管理システム9選
2. 小規模企業における販売管理の課題
3. 小規模企業でも販売管理システムの利用がおすすめ
4. 小規模企業が販売管理システムを選ぶ際のポイント
5. その他の販売管理システムの選び方
6. まとめ

小規模企業におすすめの販売管理システム9選

小規模企業における販売管理の課題

小規模企業では、販売管理の業務フローやルールが確立されていないことが多く、業務の抜け漏れが頻発しやすいです。特に人数が少ないため、全ての業務をチェックする体制が整っていないケースがあります。

その結果、販売データや在庫情報が不完全になりがちです。また、多くの小規模企業がExcelで管理を行っているため、セキュリティ面でのリスクも高くなります。Excelはデータの整合性や安全性を確保するのが難しく、情報漏洩や不正アクセスのリスクがあります。

これらの課題が積み重なることで、業務の効率が低下し、経営に悪影響を及ぼす可能性があります。

小規模企業でも販売管理システムの利用がおすすめ

販売管理システムは、販売、在庫、購買などの業務を一元的に管理するツールです。小規模企業では業務フローの整備が不十分であることが多く、抜け漏れやミスが発生しやすいですが、販売管理システムを導入するとこれらの問題を解決できます。

以下では、販売管理システムを導入するメリットについて、詳しく解説します。

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業務を効率化できる

販売管理システムを導入すると、各部門でバラバラに管理していた情報を一元的にまとめて確認できるようになります。これにより、伝票処理の時間が大幅に短縮され、複雑な伝票計算も正確に処理可能です。

データの一元管理によって、業務フローが最適化され、作業の自動化も可能になります。例えば、在庫情報や顧客データがリアルタイムで更新されるため、手作業でのデータ入力や確認作業が減り、効率的に業務を進められるでしょう。

人件費を削減できる

販売管理システムの導入により、業務の自動化が進み、データ入力の作業工数が大幅に削減されます。システムが必要なデータを自動的に各書類に反映させるため、手作業での入力やチェックが不要になります。この自動化によって、人件費の削減が可能になります。

従来の手作業によるミスが減少し、エラーを修正するための追加作業や時間も削減されます。少ない人数で高い業務効率を達成できるため、経営資源を有効に活用できます。

迅速な経営判断が可能になる

販売管理システムを使うことで、販売に関するデータが可視化され、迅速な経営判断が可能になります。システムを通じて、各部門の進捗状況や売上データ、在庫状況などがリアルタイムで確認できるため、会社全体の業務の状態を瞬時に把握できます。

この可視化により、例えば売上の低下や在庫不足などの問題を早期に発見し、適切な対策を迅速に講じられます。また、過去のデータも簡単に検索・分析できるため、将来の売上予測やマーケティング戦略の立案にも役立つでしょう。

小規模企業が販売管理システムを選ぶ際のポイント

小規模企業が販売管理システムを選ぶ際には、いくつかの注目したい重要なポイントがあります。以下では、具体的な選び方について詳しく解説していきます。

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クラウド型を選ぶ

販売管理システムには、クラウド型とオンプレミス型の2つがあります。クラウド型はインターネットを通じてどこからでもアクセスでき、システムの維持管理はサービス提供者が行います。

一方、オンプレミス型は自社のサーバーにインストールして利用し、運用やメンテナンスも自社で行う必要があります。そのため、小規模企業にはクラウド型が特におすすめです。

クラウド型は初期費用が抑えられ、システムの維持管理もサービス提供者が行うため、コストと手間を削減できます。さらに、バックアップやアップデートが自動で行われるため、システムの運用が簡単でセキュリティも保たれます。

初期費用を抑えて導入できる

小規模企業にとって、初期費用を抑えることは非常に重要です。その点で、クラウド型の販売管理システムは特におすすめです。クラウド型は、オンプレミス型と異なり、サーバーやソフトウェアの購入、設置、保守などの初期投資が不要です。

オンプレミス型はシステムを自社サーバーに設置するため、初期費用が高額になる場合があり、導入のハードルが高い傾向にあります。一方、クラウド型はこれらのコストを削減し、月々の利用料だけで運用できるため、予算の限られた小規模企業でも導入しやすいです。

このように、初期費用を抑えながらも利便性が高いクラウド型のシステムは、資金に余裕のない小規模企業にとって最適な選択肢です。

簡単に運用できる

クラウド型の販売管理システムは、自動的にバックアップやアップデートが行われるため、専任のシステム運用者がいない小規模企業でも安心して利用できます。

通常、オンプレミス型ではこれらの作業を手動で行う必要があり、専門知識が求められます。しかし、クラウド型なら専門的な知識や技術がなくても、システムが最新の状態に保たれるだけでなく、データのセキュリティも確保できます。

システムが常に最新の状態で運用されることで、セキュリティ面でも安心でき、外部からの脅威にも対応しやすくなります。さらに、障害が発生した場合でも、クラウド型なら迅速に復旧できる体制が整っているため、業務に与える影響を最小限に抑えられます。

どこでも利用できる

クラウド型の販売管理システムは、インターネットに接続できれば、どこからでも利用可能です。スマートフォンやタブレットなどのデバイスを使って、オフィス以外の場所でも簡単に業務を進められます。

これにより、テレワークが推進され、多様な働き方ができるようになります。従業員が自宅やカフェなど、場所を選ばずに仕事を行えることで、仕事と生活のバランスを取りやすくなり、結果として従業員の満足度が向上するでしょう。

特に、育児や介護などで時間や場所に制約がある従業員にとって、クラウド型システムを導入することは大きなサポートとなるでしょう。

必要な機能とコストのバランスを確認する

販売管理システムを選ぶ際には、必要な機能とコストのバランスをよく確認することが重要です。多機能なシステムは高額になる場合があるため、自社にとって本当に必要な機能に優先順位を付け、コストとのバランスを見極めましょう。

例えば、販売管理機能、在庫管理機能、顧客管理機能などの必要な機能が含まれているかどうかをチェックし、必要な機能だけを選択することで無駄なコストを削減できます。

自社の業種に合っているか

販売管理システムには、汎用型と業種特化型の2種類があります。汎用型のシステムは、幅広い業種に対応しており、企業の業務内容に合わせて柔軟に運用できます。例えば、販売、在庫、購買などの基本機能が備わっており、様々な業種で利用可能です。

しかし、自社の業種特有のニーズには十分に応えられない場合があります。一方、業種特化型のシステムは、特定の業界に特化した機能を提供します。例えば、食品業界、アパレル業界、建設業界など、それぞれの業種に合った機能が組み込まれています。

自社の業種に適したシステムを選ぶことは、業務の効率化や管理の精度向上に直結します。そのため、自社の業種やニーズに合ったシステムを選びましょう。

拡張性はあるか

将来的に企業が成長するにつれて、販売管理システムの機能も追加や拡張が必要になることがあります。そのため、システムには一定の拡張性があるのが望ましいです。

初期導入時には基本的な機能だけで済んでも、将来的にはより高度な機能や追加のモジュールが必要になる場合があります。拡張性があるシステムを選ぶことで、将来的なビジネスの成長に合わせてシステムを柔軟に対応できます。

サポート体制は充実しているか

小規模企業では、専任のIT担当者を配置するのが難しい場合が多いため、販売管理システムのサポート体制が充実していることが重要です。システムに問題が発生した場合や、使い方に関する質問がある場合に、迅速に対応してくれるサポート体制があると安心です。

充実したサポート体制が整っているベンダーを選ぶことで、システム導入後のトラブルを最小限に抑え、スムーズに運用を進められます。サポートがしっかりしていると、安心してシステムを利用し続けられるでしょう。

その他の販売管理システムの選び方

販売管理システムを選ぶ際には、いくつかの重要なポイントがあります。まず、既存システムとの連携性を確認しましょう。既存のシステムと連携ができると、社内で使っている他のシステムとのデータ共有がスムーズに行えます。

例えば、在庫管理や顧客管理など、複数のシステムを導入している場合、連携が取れるか確認することが大切です。その他の比較ポイントとして、スマホに対応しているか、セキュリティ対策を確認しましょう。無料トライアルを試してみることもおすすめです。

実際に試すことで、自社に合うかどうかを事前に判断できます。これらのポイントをチェックし、自社に最適な販売管理システムを見つけましょう。

【重要なポイント】

1. 既存システムとの連携性はあるか

【その他の比較ポイント】

1. スマホに対応しているか
2. セキュリティ対策は万全か
3. 無料トライアルがあるか

まとめ

小規模企業では、販売管理の流れが確立されていない場合があり、業務において抜け漏れが起こりがちです。こうした問題を防ぎ、効率的に業務を進めるためには、販売管理システムの導入が非常におすすめです。

販売管理システムを導入することで、業務の効率化やミスの削減が期待でき、結果として人件費の削減にもつながります。特に小規模企業には、初期費用を抑えられるクラウド型の販売管理システムが適しています。

クラウド型は、低コストで導入できるだけでなく、運用の手間も少なく、業務の効率化に繋がります。小規模企業が業務を効率化し、安定した経営を目指すためには、販売管理システムを導入してみましょう。