個人事業主におすすめの契約書管理システム4選｜選び方も解説

個人事業主にとって、契約書管理は煩雑になりがちな業務の1つです。しかし、リスクを回避するためにも契約書は適切に管理する必要があります。契約書管理システムを導入し、効率化を図りましょう。この記事では、個人事業主におすすめの契約書管理システムや選び方を解説します。

目次

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1. 個人事業主が抱える契約書管理の課題
2. 個人事業主にも契約書管理システムの導入がおすすめ
3. 個人事業主が契約書管理システムを選ぶ際のポイント
4. 個人事業主におすすめの契約書管理システム4選
5. その他の契約書管理システムの選び方
6. まとめ

個人事業主が抱える契約書管理の課題

個人事業主における契約書管理の課題としては、業務の煩雑化やリソース不足がみられます。その背景として、個人事業主には契約書管理の専任担当者がおらず、事業主本人が他業務と契約書管理を兼務しなければならない事情があります。

また、個人事業主は、契約書管理にExcelなどの簡易ツールを利用することが多く、更新期限を忘れて重要な契約の更新に失敗する、というケースも多いです。このような課題を克服して、適切な契約書管理を行うには、契約書管理システムの導入がおすすめです。

個人事業主にも契約書管理システムの導入がおすすめ

契約書管理システムは、契約書の作成や、締結済み契約書の保管・検索・更新通知までを一元的に行うツールです。製品によっては、オンライン上で契約を締結する「電子契約」にも対応しています。

契約書管理システムの導入により、契約書関連業務の作業工数を大幅に削減できるため、多忙な個人事業主でも適切な契約書管理が可能です。ここでは、個人事業主が契約書管理システムを導入するメリットを解説します。

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コア業務に集中できるようになる

契約書管理システムの導入により、アナログな手法に比べて、契約書管理業務が大幅に効率化されます。その結果、これまで契約書管理に費やしていた時間を他のコア業務に充てられるでしょう。

従来の紙媒体の契約書管理では、契約書の作成や先方への郵送、締結済み契約書のファイリングなど、膨大な作業工数がありました。また、過去の契約書を見返す際はファイルをめくって1枚ずつ探す必要があり、大きな手間と時間が必要です。

その点、契約書管理システムでは、契約書の作成・保管・検索をすべてシステム上で行えます。従来に比べて契約書管理にかかる作業工数が大幅に減少するため、個人事業主には本業に専念するゆとりが生まれる可能性が高いです。

更新期限を管理できる

契約書管理システムの多くは、更新期限が近づくと自動でアラート表示する機能を備えています。アラートを設定しておけば、期日近くに通知が届くため、更新漏れの心配がなくなるでしょう。

例えば、Excelを使った契約書管理では更新期日の確認を失念するなどして、更新漏れが起こる恐れがあります。更新期限管理の機能を備えた契約書管理システムを導入して、更新期限を適切に管理することで、継続的な取引を実現できます。

セキュリティを強化できる

契約管理システムを活用して、紙媒体の契約締結から電子契約に切り替えることで、セキュリティの強化に期待できます。紙媒体の契約書には、改ざんや紛失、盗難などのリスクが伴います。

その点、契約書管理システムでは契約書を電子データ化して保管するため、盗難や紛失のリスクは極めて低いです。

さらに、多くのツールには通信の暗号化やユーザー権限設定、電子署名、タイムスタンプなどのセキュリティ機能が備わっており、契約書の改ざんや不正流出の防止が可能です。その結果、コンプライアンスを強化でき、事業主として信頼性の向上にも期待できます。

場所を選ばず契約書を確認できる

クラウド型の契約書管理システムは、原則として、通信環境さえあれば場所や時間に関係なくシステムにアクセスできます。そのため、外回り営業などの外出が多い個人事業主でも、時間を有効活用して契約書関連業務に取り組めます。

これにより、多忙な個人事業主でも時間や場所を選ばずに契約締結プロセスを進められるため、契約サイクルのスピードアップにもつながります。

個人事業主が契約書管理システムを選ぶ際のポイント

個人事業主が契約書管理システムを選ぶ際は、導入形態や費用対効果、電子契約システムとの連携性に注目するのがおすすめです。ここでは、各ポイントについて解説します。

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クラウド型がおすすめ

契約書管理システムの導入形態には、大きく分けてクラウド型とオンプレミス型の2種類があります。このうち、クラウド型は導入費用が比較的安いのが特徴です。また、多くの製品はユーザー数や契約数ごとに料金が変動するため、少規模で運用する場合に適しています。

したがって、コストを抑えたい個人事業主にはクラウド型ツールがおすすめです。クラウド型ツールはオンプレミス型に比べて導入手順が少ない点も、個人事業主に適しています。

他業務と契約関連業務を兼務する個人事業主でも、移動時間などを有効活用して契約締結を進めることができ、業務の利便性が格段に向上します。

	特徴	費用相場
クラウド型	インターネット上のシステムにアクセスして利用する	初期費用：0円～ 月額費用：1,000円～
オンプレミス型	自社サーバーで運用する	初期費用：10万円～ 月額費用：2万円～

機能とコストのバランスを確認する

契約書管理システムの基本的な機能としては、管理台帳作成・更新期限管理・検索・バージョン管理・閲覧権限設定などが代表的です。製品によって標準搭載機能が異なるため、必要とする機能の有無を確認してツールを選定しましょう。

一般的に、機能数が多いほどコストも高額になります。個人事業主は予算が限られていることが多いため、自身に不要な機能が少ないツールを選定して、コストの節約を図る必要があるでしょう。

そのためには、現行の契約書関連業務における課題を明確にし、その解決につながる機能を洗い出すことが大切です。その上で機能と費用のバランスを確認し、最も費用対効果が高いツールを導入しましょう。

電子契約システムと連携できるか

書面での契約締結にかかる手間や費用の削減を狙う場合は、電子契約システムと連携できる契約書管理システムを検討しましょう。契約書管理システムと電子契約システムを連携すると、紙媒体の契約書を廃止でき、ペーパーレス化につながります。

さらに、締結済みの電子契約は自動保管されるため、重複入力の手間もかかりません。なお、契約書管理システムによっては、電子契約の機能を標準搭載しています。

あるいは、契約書管理機能を備えた電子契約システムもあるため、必要に応じて使い分けると良いでしょう。

個人事業主におすすめの契約書管理システム4選

その他の契約書管理システムの選び方

契約書管理システムを選ぶ際は、上記のポイントに加えて、次のようなポイントにも注目するのがおすすめです。特にデータ化・検索の精度は、契約書管理業務の質を左右するため、重視すべき選定基準です。

例えば、データ化の精度が高い製品ほど、契約書をアップロードする手間がかからず、大量の契約書も効率的に処理できます。また、検索精度が高い製品は、過去の契約書の差分比較を容易にし、改正電子帳簿保存法への対応も支援してくれます。

このようなポイントに留意して、適切な契約書管理システムを導入しましょう。

【重要なポイント】

1. データ化・検索の精度を確認

【その他の比較ポイント】

1. 使いやすい操作性か
2. セキュリティ対策は万全か
3. サポート体制が充実しているか
4. 無料トライアルがあるか

まとめ

契約書管理システムは、契約書の作成や締結済み契約書の保管・検索・更新管理などを一元的に行えるツールです。煩雑な契約書管理業務の作業工数を大幅に削減でき、更新漏れの防止やセキュリティの強化にも期待できます。

予算やリソースが限られている個人事業主は、導入費用や導入作業の負担が比較的小さいクラウド型ツールが適しています。また、必要に応じて電子契約システムとの連携可否にも注目してツールを選定するのがおすすめです。

今回紹介したポイントを参考に、適切な契約書管理システムを導入して、契約書管理業務における個人事業主の負担軽減を図りましょう。