個人事業主におすすめの人事管理システム3選｜選び方も解説

人事管理は、個人事業主の効率や生産性を上げるためにも重要な業務の1つです。人事管理システムを活用し、コア業務に集中できる環境を整えましょう。この記事では、個人事業主におすすめの人事管理システムや導入メリット、選ぶ際のポイントを解説します。

目次

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1. 個人事業主にも人事管理は必要
2. 個人事業主が人事管理システムを導入するメリット
3. 個人事業主が人事管理システムを選ぶ際のポイント
4. 個人事業主におすすめの人事管理システム3選
5. その他の人事管理システムの選び方
6. まとめ

個人事業主にも人事管理は必要

個人事業主でも、アルバイトやパートタイマーを雇用するケースは多々あります。これに伴い、雇用した人材の勤怠管理や給与計算は適切に行う必要があるでしょう。また、的確な人材配置のために、スキル評価も正確に行わなければなりません。

一方で個人事業主の場合は、人事管理業務を事業主本人が兼務することが多く、業務負担の増大や人的ミスのリスクが高い点が課題です。このような課題解決のために、個人事業主でも人事管理システムの活用が求められます。

個人事業主が人事管理システムを導入するメリット

人事管理システムとは、人事労務業務全般を一元的に行うためのツールです。例えば、人事情報の管理や勤怠情報の収集、給与計算、社会保健管理、人事評価などの機能を備えています。

個人事業主が人事管理システムを導入することで、人的ミスの防止や本業への専念、そして従業員のモチベーション向上などのメリットに期待できます。ここでは、各メリットについて解説します。

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計算や入力のミスを防止できる

人事管理システムの多くは、勤怠管理や給与計算、社会保険管理の機能が備わっています。これらの機能の活用により、煩雑な集計作業や計算作業をシステム化できるため、人的ミスの防止につながります。

個人事業主は、人事労務業務や経理業務を一手に引き受けることが多いです。大きな業務負担がかかるため、計算ミスや入力ミスのリスクも高くなる傾向がみられます。給与計算などにおけるミスは、重大な労務トラブルにも発展しかねません。

その点、人事管理システムでは、あらかじめ登録された雇用形態や給与計算に基づいて、煩雑な計算作業をコンピューターが自動で行います。人力作業を必要最低限に抑えることで、人的ミスのリスクが低くなるだけでなく、事業主の業務負担の軽減にもつながります。

本業に集中できる

人事労務業務は多岐にわたるため、個人事業主は多大な時間と労力を割かれやすいです。そのため、本業に専念できなくなるケースは少なくありません。一方で人事管理システムの導入により、煩雑な人事労務業務を一定程度自動化できます。

つまり、個人事業主は本業に集中する時間を確保しやすくなり、持続的な生産性の向上やビジネスの成長に期待できます。

従業員のモチベーションを向上させる

人事管理システムの中には、人事評価やタレントマネジメントの機能を備えたものがあります。これらの機能の活用によって、従業員に対する公正な人事評価や、適切な人材教育が可能になります。

正しい評価を受けることは、従業員のモチベーションの向上につながります。その結果、質の高い業務パフォーマンスだけでなく、離職率の低下も見込めるでしょう。優秀な人材の流出を防ぎ、安定したビジネスの実現に期待できます。

個人事業主が人事管理システムを選ぶ際のポイント

個人事業主は一般企業に比べて予算が限られていることが多いため、人事管理システムは費用対効果を重視して選ぶのがおすすめです。ここでは、具体的な選定ポイントを解説します。

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クラウド型がおすすめ

人事管理システムの導入形態は、クラウド型とオンプレミス型の2種類に大別できます。それぞれメリットとデメリットが異なるため、ツールの導入目的や運用体制を考慮して選ぶと良いでしょう。

なお、個人事業主は導入の負担が比較的小さく、簡単に運用できるクラウド型がおすすめです。

導入形態	概要
クラウド型	インターネット上のシステムにアクセスして利用する
オンプレミス型	自社サーバーにシステムを構築して利用する

導入費用を抑えられる

クラウド型の人事管理システムは、オンプレミス型に比べて導入費用を抑えられます。クラウド型は、すでにインターネット上に構築されたシステムにアクセスして利用します。つまり、自社での導入作業はほとんどなく、そのための費用もかかりません。

対してオンプレミス型は、自社サーバーにソフトウェアをインストールして利用するため、機器の購入費用やネットワークの構築費用を含めて莫大な導入費用がかかります。予算が限られている個人事業主は、導入費用が比較的小さいクラウド型が適しています。

IT人材がいなくても運用できる

クラウド型の人事管理システムは、IT人材がいなくとも運用できる点が個人事業主に向いています。例えばオンプレミス型の場合は、サーバー設置やシステム構築に関する高度な知識を持った人材がいなければ、導入・運用が難しいのが実情です。

一方で、クラウド型システムの構築や運用管理はベンダーが行います。したがって、利用者側にIT知識は必要なく、誰でも簡単に運用できます。個人事業主は専任のIT人材を確保できないことも多いため、運用が容易なクラウド型のシステムがおすすめです。

トラブル発生時もベンダーが対応

クラウド型ツールには、通信障害やシステムメンテナンスに伴うシステム障害のリスクがありますが、このようなトラブル発生時の対応は原則としてベンダーが行います。

個人事業主が自らシステムトラブルに対応する必要がなく、ITツールの知識が乏しい場合でも安心です。なお、トラブル発生時の対応方法や対応日時はベンダーによって異なるため、契約前に内容を確認することが望ましいです。

必要な機能があるか

人事管理システムの機能は、人事情報管理、採用管理、労務管理、勤怠管理、給与計算などが代表的です。しかし、製品によって搭載機能が異なるため、必要な機能が備わっているか確認して導入する必要があるでしょう。

あわせて、不要な機能が標準搭載されていないかという点も確認しましょう。一般的に多機能な製品ほど高度なタスクが可能ですが、個人事業主には不要というケースも多くみられます。

多機能な製品は操作が難しく、費用も高額な傾向があります。無駄なコストを抑えるためにも機能数を必要最低限に絞り、シンプルな製品を選定することが望ましいです。

法改正に自動対応できるか

個人事業主は、法改正の際に自動でアップデートされるツールの選定が望ましいです。システムが自動で法令に準拠することで、社会保険制度や税制の知識が乏しい個人事業主でも、法令に抵触せずに人事管理を行えます。

法令違反は従業員とのトラブルだけでなく、社会的な信頼の低下や罰則のリスクもあります。自動で法改正に対応するシステムを導入して、このようなリスクを回避するべきでしょう。

例えば、クラウド型ツールの多くは法改正に自動で対応するため、個人事業主が対応作業に追われる心配がありません。これにより、法令対応への負担を抑えながら、法令違反のリスクも回避できます。

個人事業主におすすめの人事管理システム3選

その他の人事管理システムの選び方

人事管理システムを選ぶ際は、上記に加えて、以下のようなポイントにも注目するのがおすすめです。特にシステムのタイプと外部システムとの連携性は、費用対効果を左右するポイントのため、慎重に検討すると良いでしょう。

あわせて、カスタマイズ性や操作性、サポート体制などのポイントにも目を向ける必要があります。これらのポイントを参考に、複数のツールを比較検討して、自社に最も適したツールを導入しましょう。

【重要なポイント2つ】

1. システムのタイプ（機能の範囲）を確認
2. 外部システムと連携できるか

【その他の比較ポイント】

1. カスタマイズ性が高いか
2. 使いやすい操作性か
3. サポート体制が充実しているか

まとめ

人事管理システムは、人事情報や人事評価、採用管理などの人事労務業務を一元的に行うためのツールです。個人事業主でもアルバイトを雇用するケースは多くみられ、適切な人事労務業務の遂行が求められることから、人事管理システムの導入がおすすめです。

個人事業主が導入する場合は、導入費用が比較的安く、導入・運用における負担が小さいクラウド型がおすすめです。システム構築や運用・保守・トラブル発生時の対応をベンダーに一任できるため、IT人材が不足していても安心して利用できます。

また、クラウド型の人事管理システムは法改正に自動で対応するものが多く、法令対応の面でも個人事業主の負担を軽減できます。今回紹介したポイントを参考に、適切な人事管理システムを導入し、多忙な個人事業主でも適切な人事労務業務を実現しましょう。