オンプレミス型のおすすめ人事管理システム｜メリットも解説

人事管理システムの導入形態には、オンプレミス型とクラウド型があります。オンプレミス型はクラウド型と比べて柔軟にカスタマイズでき、セキュリティが強固です。この記事では、オンプレミス型のおすすめの人事管理システムを紹介します。

目次

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1. オンプレミス型の人事管理システムとは
2. オンプレミス型の人事管理システムのメリット
3. オンプレミス型の人事管理システムのデメリット
4. オンプレミス型の人事管理システムがおすすめな企業
5. オンプレミス型のおすすめ人事管理システム
6. その他の人事管理システムの選び方
7. まとめ

オンプレミス型の人事管理システムとは

人事管理システムとは、従業員の情報を一元管理するためのシステムです。社員の雇用情報・給与・勤怠管理・評価・人事異動・教育研修など、さまざまな人事関連の業務を効率的に管理・運用することができます。

このシステムの導入形態には、オンプレミス型とクラウド型の2つの種類があります。システムのすべてを自社で管理できるオンプレミス型は、カスタマイズ性やセキュリティ性に優れています。

本記事では、オンプレミス型の人事管理システムについて解説しますが、まずはクラウド型との違いを押さえておきましょう。

クラウド型との違い

クラウド型は、インターネットを通じてサービスを利用する導入形態です。ソフトウェアやデータはクラウド上にあるため、どこからでもアクセス可能であり、システムのメンテナンスやアップデートはサービス提供者が行います。

オンプレミス型は、自社にサーバーを設置してシステム運用を行います。環境整備・システムの構築・維持管理に専門知識や高額な費用を必要としますが、自社内でシステムとデータの完全な管理ができます。

オンプレミス型の人事管理システムのメリット

オンプレミス型は、自社でシステムを管理することにより、運用面でさまざまなメリットがあります。ここでは、オンプレミス型の人事管理システムのメリットについて解説します。

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自社に合わせてカスタマイズできる

オンプレミス型の人事管理システムは、自社の業務や雇用形態に合わせて柔軟にカスタマイズできるメリットがあります。これにより、標準的な機能だけでは対応できない業務フローや評価プロセスを、システム内で適切に管理できるようになります。

例えば、特殊な労働形態を採用している場合や、特定の業界に特化した人事評価システムが必要なケースでも、これらのニーズに応じてシステムをカスタマイズできます。また、企業独自の評価基準や報酬制度をシステムに組み込むことも可能です。

既存のシステムと統合することもでき、給与管理や勤怠管理などの既に利用しているシステムと連携させることで、業務の効率化が進み、データの一貫性も保たれます。

高速な処理が可能

オンプレミス型の人事管理システムは、自社内に設置された専用サーバーで動作します。この専用サーバーは、システムの利用者やデータ量に応じて最適化されており、外部のインターネット回線に依存せず、直接的なデータ処理が可能です。

そのため、インターネット通信の遅延の影響を受けず、大量のデータでも高速に処理できます。また、運用中に扱うデータ量が大きく増えた場合でも、サーバーを自社で管理しているため、より優れた処理能力を持つサーバーへのアップグレードを行えます。

高速な処理が可能なことにより、給与計算や勤怠の集計などの作業が迅速に完了し、業務のスピードアップに期待できます。

セキュリティが強固

オンプレミス型のシステムは、自社のネットワーク内で運用されるため、外部のインターネットアクセスを制限できます。これにより、不正アクセスやサイバー攻撃のリスクを大幅に低減でき、情報漏洩やウィルス感染のリスクも減少します。

また、オンプレミス型ではセキュリティ設定においても、自社の要件に合わせてカスタマイズできます。特定のセキュリティレベルを求める企業は、標準的なクラウドサービスよりも高いセキュリティ設定を行えます。

人事管理業務では、従業員の個人情報や給与データなど機密性の高い情報を扱います。オンプレミス型は、これらのデータを外部に晒すことなく、安全に管理しやすい点が大きなメリットです。

オンプレミス型の人事管理システムのデメリット

オンプレミス型は、システムに関するすべてを自社で管理できますが、そのための費用・スキル・労力が求められます。ここでは、オンプレミス型の人事管理システムのデメリットを解説します。

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導入費用が高額

オンプレミス型のシステムでは、専用のサーバーやネットワーク機器が必要です。これらのハードウェアは自社で購入しなければならず、そのコストは高額になりがちです。また、自社の業務に合わせたカスタマイズも初期費用を押し上げる要因になります。

予算に余裕がない場合、すべての機能を一度に導入するのではなく、最も必要な機能から優先して導入することで、初期費用を抑えられます。必要に応じて段階的に機能を追加していくことで、コストを分散できます。

新品のハードウェアを購入する代わりに、中古のサーバーやネットワーク機器を使用することも、コスト削減の1つの方法です。

運用できる人材が必要

自社内でシステムを構築・運用するオンプレミス型では、保守やメンテナンスのために専門的な知識を持つ運用人材が必要不可欠です。

オンプレミス型のシステムでは、サーバーの管理・セキュリティ対策・ソフトウェアのアップデート・トラブルシューティングなど、複雑な作業が発生します。これには、システムやネットワークに関する深い知識と経験が求められます。

運用人材を確保するためには、社内に既に高度なスキルを持つITスタッフが在籍している場合は、研修を実施して社内の運用能力を高めることが有効です。高度なスキルを持つ人材がいない場合は、外部の専門家への依頼も視野に入れましょう。

サービス提供者によっては、保守やメンテナンスに関するサポート契約が可能な場合もあります。

オンプレミス型の人事管理システムがおすすめな企業

オンプレミス型の人事管理システムがおすすめできるケースとして、以下のような企業が考えられます。

例えば、大企業や多国籍企業などは、複数の部門や海外拠点を持つことが多く、それに伴い評価基準や組織の構造が複雑になります。このような企業は、企業独自の要件に合わせて細かくカスタマイズできるオンプレミス型のシステムがおすすめです。

特に、従業員数が1,000人以上の大企業では、大量のデータを処理する必要があるため、大量のデータを効率的かつ高速に処理できるオンプレミス型のメリットが発揮されます。

さらに、オンプレミス型は利用人数に制限がないため、利用人数に応じてコストが増えるクラウド型よりも長期的にコストを抑えられる可能性が高くなります。​

他には、金融機関・医療機関・政府機関など、機密性の高いデータを扱う企業にもオンプレミス型がおすすめです。自社内のネットワークでデータを管理できるため、外部からのアクセスを制限し、高度なセキュリティ対策を施すことが可能です。

オンプレミス型のおすすめ人事管理システム

その他の人事管理システムの選び方

本記事では、主にオンプレミス型の特徴やメリットについて解説しましたが、人事管理システムを選ぶ際には、以下のようなポイントにも注目することがおすすめです。コスト・業務効率・サポート面など、自社のニーズに合ったシステムを選ぶことが大切です。

【重要なポイント3つ】

1. システムのタイプ（機能の範囲）を確認
2. 法改正に対応できるか
3. 外部システムと連携できるか

【その他の比較ポイント】

1. 従業員が使いやすい操作性か
2. サポート体制が充実しているか

まとめ

オンプレミス型の人事管理システムは、自社内にサーバーを設置して運用する形態であり、システムやデータを完全に自社で管理できる点が大きな特徴です。自社の業務に合わせて柔軟にシステムを構築できるため、独自の要件に合致した運用が可能です。

しかし、導入費用が高額であり、専用のハードウェアや運用人材の確保が必要となるため、初期投資や維持管理に多くのリソースが求められます。特に専門知識を持つスタッフが不足している場合、システムの運用や保守が難しくなる可能性があります。

オンプレミス型の人事管理システムは、高度なセキュリティ対策が必要な企業や、大規模で複雑な組織体系を持つ企業に適しています。本記事の内容を参考にして、コストを抑えつつも、効率的な人事管理業務を実現しましょう。