中小企業向け出張管理システムおすすめ11選を徹底比較！ミスや悪習慣を解消して透明性の高い精算業務を

中小企業では出張手配を社員本人に任せているケースが多く、チェックや承認を行う人員も不足しています。業務負担を増やすことなくコンプライアンスを強化するためには、出張管理システムの導入がおすすめです。本記事では中小企業向け出張管理システムの選び方とおすすめ11選をご紹介。慢性的な人員不足でも、システム導入による業務効率化で、生産性向上を目指せます。

目次

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1. 出張管理システムの始め方
2. おすすめの中小企業向け出張管理システム11選
3. 出張管理システムとは
4. 出張管理システムの選び方・比較ポイント
5. 出張管理システムの導入フロー
6. 出張管理システムの導入する際の注意点
7. まとめ

出張管理システムの始め方

経費精算・会計業務のデジタル化に伴い、企業のペーパーレス化やSDGsへの取り組みが加速しました。さらなる業務効率化、生産性向上を目指すために、自社の体系・ワークフローに適応した出張管理システムの選定が求められます。

出張管理システムの多くは資料請求をすることで、運用を開始できます。これは公式サイトから検討した場合も同様です。本サイトでは複数のサービスをまとめて比較・資料請求することができます。資料請求は無料なので、複数の製品を比較して自社に最適な出張管理システムを選びましょう。

おすすめの中小企業向け出張管理システム11選

本記事では、対象や目的別におすすめの出張管理システムをご紹介しています。気になるところからチェックしてみましょう。

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出張管理システムとは

出張管理システムとは、出張に関わるさまざまな業務を一元管理し、最適化するシステムです。英訳のBusiness Travel Managementを略して「BTM」とも呼ばれます。

日常的に使用しているエクセルを活用して出張管理を行っている企業も多いですが、上司や経理とのやり取りが煩雑で非効率的です。また、経費の申請や精算などで入力ミスや不正が起こるリスクもあります。

その点、出張管理システムは、出張の申請から承認・出張報告・出張費精算といった一連のプロセスを効率化でき、出張者・管理者・経理担当者の負担軽減につながります。最近では新幹線などの手配ができる機能を搭載したものもあり、ますます利便性が高まっています。

出張管理システムが広まった背景

出張管理システムの需要が高まった背景には、管理側と従業員で出張に関する規定にズレがあったり、細かな規定がなく慣例で運用されていた実態があります。そこで、公平な出張の仕組み作りが行われました。

日本での出張管理システムの普及は他国に比べて遅れていますが、最近では日本のビジネスに適したシステム開発が進み注目を集めています。業務の効率化・コスト削減・リスクマネージメントを図る際も、出張管理システムが最適です。

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中小企業が抱える出張管理の課題とは

中小企業が抱える出張管理の課題は、出張業務専任者おらず出張手配を社員本人が申請を行うため、個々の判断が混じったり社内規定から外れる点です。承認側は出張申請のたびにその間違いを指摘し差し戻し処理の手間がかかり、急な出張であれば無駄なコストが膨らんだ経費の立て替え金を仕訳する必要もあります。

人手不足により手配の適正を確認する機会の少なさや申請・承認フローの煩雑さ、規定違反や不正な経費の発生を防ぐには、出張管理システムの導入が最適です。業務の透明性を守り生産性向上を推進するため、多くの中小企業で取り入れられています。

出張管理システムのメリット

あらゆる機能を持つ便利な出張管理システムですが、企業が導入する大きなメリットには、大きく分けて下記の5つがあります。

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手配業務の効率化

出張管理システムは、出張手配機能を搭載しているのが大きな特徴です。出張者が自分で行程や宿泊施設を決めるには、多くのサイトを検索して比較検討したり、旅行業者に相談したりする手間がかかり、業務に専念できる時間が減ってしまいます。

その部分をシステムが代行してくれるため、出張の準備作業が短時間で終了し、その分通常業務に集中して取り組めます。また、システムが出した複数のプランを比較して手配することもでき、経費削減も可能です。

経理の出張業務効率化

出張管理システムを使っていない出張管理は非効率なばかりでなく、トラブル発生の危険もあります。トラブルには、出張経費申請のミスや承認フローの進みが遅いことなどが挙げられます。これらのトラブルが、企業内の人間関係を悪化させることもあります。

出張管理システムでは、出張関連の業務が電子化・可視化されるため、承認ルートも速やかに回ります。また、システムで出張規程に合わない出張経費は自動的にチェックされ、業務の効率化とともにトラブルの防止にもなります。

出張費用の立替が不要になる

出張手配機能での交通機関や宿泊費の請求は、出張者ではなく企業宛に届きます。したがって、出張者は出張費用の立替をしなくて済みます。少額ならともかく、高額になると出張者の立替の負担は大きくなります。

出張費用の立替が発生した場合、よく行われるのは立替た分を経理担当者が現金精算することです。特に、出張が多い企業では頻繁に精算が発生し、業務量が増加します。出張費用の立替がないことは、出張者だけでなく経理担当者にとっても大きなメリットです。

出張コストの最適化

出張管理システムは出張にかかった費用のすべてを把握できるため、無駄な出費がないか確認し、コスト削減に向けた分析を行えます。出張は企業において重要な業務の1つではあるものの、通常オフィスでの業務と比較するとコストがかさみます。

そのため、出張にかかっている費用を分析し、無駄な出費を減らすことは企業にとって大きなメリットとなり得ます。

コンプライアンス強化に繋がる

出張管理システムの多くは、出張手配機能を持っています。出張規程で出張手配はシステムの中で行うことを決めておけば、故意かどうかにかかわらず、水増し請求や出張規程外の交通費や宿泊費の請求を防げます。

また、データが可視化されているため、出張の手配状況や出張状況も旅程管理機能で確認可能です。したがって、カラ出張の防止につながる上に、企業内や出張先での緊急事態にも素早い対応ができます。特に海外出張時に有効と言えます。

出張管理システムの種類

多くのベンダーが多種多様な出張管理システムを開発しています。その種類を大きく分けると、3種類に分類されます。ここでは、それぞれの特徴を解説します。

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経費精算システム連携型

経費精算システム連携型は、出張管理システムと経費精算システムが一体化したタイプで、出張に係るほとんどの業務を1つのシステムで行えます。出張が多く経費精算業務が負担になっている企業や、経費精算システムの導入を考えている企業に効果的です。

出張管理システムだけで宿泊施設や交通機関の手配ができ、経費精算業務も行えます。また、勤怠管理や給与計算のシステムを既に導入している場合、それらのシステムと連携できる出張管理システムを選ぶことでさらに広範囲の業務を効率化します。

出張管理特化型

出張管理特化型は、出張の申請・承認フローを電子化し、各種チケットの手配や旅程の管理など、出張にかかわる業務を効率的に行えるタイプです。既に運用している経費精算システムに、出張管理機能を付け加えたい場合に適しています。

システムの中には、申請された出張経費が出張規程に適合しているかチェックする機能もあり、出張費用の適正化も図れます。また、優れた旅程管理機能を持ったものであれば、万が一出張先で災害に遭った場合でも、スマホを使って所在や安否の確認が可能です。

出張手配代行サービス型

出張手配代行サービス型は、出張管理特化型の機能に加え、出張手配外注のサービスが受けられるタイプです。中には、出張管理業務まで外注できるものもあります。出張にかかわる業務を大幅に省力化できるため、出張の多い企業ほど高い効果が期待できます。

出張手配は新幹線のチケットや航空券、出張先での宿泊ホテルなどの手配を代行し、場合によっては会議室の確保も可能です。旅行会社が提供している場合が多く、旅行手配の専門家から出張規程に合わせた最適なプランの提供が受けられます。

出張管理システムの機能

出張管理システムには、出張業務の効率化を図るためにさまざまな機能が搭載されています。機能は導入するシステムによって多少異なりますが、ここでは一般的な6つの機能について解説します。

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出張の申請/承認

出張の申請・承認機能は、電子データで申請を行い、決裁までのワークフローをすべて電子データで行う機能です。紙の申請書を何人かの承認者に回す必要がないため、途中で紛失する恐れもなく、決裁までスピード感を持って行えます。

出張の申請・承認は経費精算システムや、ほかのシステムを使って行うこともできます。しかし、出張管理システムで申請・承認を行えば、移動手段や宿泊ホテルなどの手配内容や費用が自動的に入力され、出張申請の省力化とともに、入力ミスも防げます。

出張手配

出張手配機能を使えば、新幹線・飛行機・レンタカーなどの交通手段や宿泊施設の予約などが簡単にできます。自分でWebサイトを検索して比較検討するには時間がかかりますが、出張手配機能は費用効率と時間効率を考慮した最適なコースを一瞬で提案してくれます。

出張者本人でなければ予約できないシステムもあれば、出張者本人だけでなく秘書や事務員が代行して予約できるシステムもあります。そのため、自社の出張フローに合わせたシステム選びが大切です。

旅程管理

旅程管理機能は、交通手段や宿泊施設などの予約情報を管理する機能で、誰がどこに何の目的で出張しているか確認できます。出張の多い企業では、出張者の不在期間の把握が難しいですが、旅程が管理されていればすぐに調べて顧客の問い合わせにも対応できます。

また、モバイルアプリと連携できるシステムであれば、スマホのGPSを使って所在が確認でき、情勢が不安な海外の出張で災害や事故が発生しても、企業としての緊急対応が可能です。さらに、カラ出張の防止にもなります。

出張費用の経費精算

出張費用の経費精算機能は、交通手段や宿泊施設などの出張データを基に、経費計算を行う機能です。出張者としては、規則に従った速やかな予約ができ、経理担当者は入力されたデータから規則に従った出張旅費が計算されるため、両者とも負担が軽くなります。

また、システムで予約を取っていることから、出張者は旅費を立て替えることなく出張に出かけられます。出張者は金銭的負担がなくなり、経理担当者は出張ごとの精算をしなくて済み、業務負担の軽減が図れます。

出張費用の一括請求

出張管理システムで予約した交通機関や宿泊施設の費用は、サービス提供業者から企業宛に一括で請求されます。したがって、経理担当者は出張がある度に現金で精算する必要がなく、現金を扱わない分安心です。

出張をした従業員が高額な出張費用を立て替えている場合、迅速な精算が求められますが、出張手配機能のある出張管理システムでは、その必要はありません。出張費用の一括支払は、いくつもの業者への振り込み作業に比べ、圧倒的に楽です。

旅費規程チェック

旅費規程チェックとは、出張管理システムに自社の旅費規程を設定し、申請された出張経費がその規程に適合しているかを自動的にチェックする機能です。出張経費の適正化が図れるとともに、承認者・経理担当者の経費チェックの手間が省けます。

企業の中でも従業員の旅費規程の理解度は低く、悪意のない旅費規程違反も見受けられます。また、承認者でも十分に理解できていない人もいます。旅費規程に適合しない出張があると、従業員の不公平感が高まり、モチベーションの低下にもつながります。

出張管理システムの選び方・比較ポイント

出張管理システム選びを失敗しないための重要な比較ポイントを5点紹介します。より詳しく知りたい方は、「【もっと詳しく】出張管理システムの選び方・比較ポイント」をご覧ください。

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予約可能な施設・交通機関の数

出張管理システム内での宿泊施設や交通手段、検索・比較範囲の広さはツールの利便性に大きく作用します。

• 連携サイトの種類・数
• 検索対象の航空会社
• レンタカー会社
• 海外鉄道

システムとの連携状況では上記項目をチェックしましょう。予約可能な施設や交通機関が限られていたり、普段から利用しているからと一つの手段に固執していると、知らず知らずのうちに多額の出張コストを伴っているというケースもあります。

コスト抑制機能は搭載しているか

コスト抑制機能が充実していれば、日頃の出張管理業務から自然とコスト削減に取り組めます。相場比較機能では、カテゴリごとに自社の経費を見直しできますし、従業員ごとの経費内訳を分析・比較する機能も搭載されています。

データを用いることで、より公平な出張規定にもつながるでしょう。無理難題なコスト削減を提示するのではなく、データに基づく現実的な規定を掲げることで、従業員もストレスなくコア業務に専念できます。

経費精算は可視化できるか

出張にかかわる経費精算の可視化は、出張管理システムの選びの重要なポイントです。データの可視化によって、誰が・いつ・どこへ出張していて、どのような費用を使っているかを正確に把握できるようになります。

管理者は、出張経費の現状を確認して経費削減につなげられます。また、保存された出張の記録を分析して、出張者の決め方や出張規定の見直しにつなげることも可能です。そのため、出張管理システムにおける経費精算の可視化は扱いやすさも求められます。

自社に最適な出張手配の方法か

手配代行サービス搭載型の場合、代行の際の方法や窓口の対応時間を確認しましょう。一般的にチャット・メール・電話での依頼がほとんどですが、急な出張が多い企業では、当日中の依頼にも対応可能なのかも重要です。

24時間365日対応の窓口であれば、早朝や深夜の移動にも対応できるでしょう。自社の形態に合わせて最適なサービスを選びましょう。

誰でも使いやすい操作性か

出張管理システムは、利用者・管理者共に使いやすいものでなくてはなりません。社内のパソコンだけでなく、タブレットやスマートフォンなどからシステムにアクセスできれば、外出中のすき間時間に業務が進められ、利便性が高いです。

どんなに高性能・多機能であっても操作性に難があるシステムは形骸化の恐れがあります。システム導入前には必ず無料トライアルを実施し、管理者・従業員両者の使用感、業務フローや既存システムとの相性にも着目しましょう。

出張管理システムの導入フロー

出張管理システムを導入は、以下の手順に沿って行います。

1. 資料請求
2. 相談・トライアル・見積り依頼
3. 予算と比較・検討
4. 契約
5. 導入から運用開始
6. 分析と改善

最初のステップとして、出張管理システムを提供するベンダーに対し、自社の情報・現状の課題を相談しながら見積りを依頼しましょう。本記事からも気になるベンダーへの資料請求を無料でまとめて行えます。前章で解説した比較ポイントから自社に合うサービスをピックアップし、無料トライアルを経て見積もり請求に進みましょう。

担当者への相談で、より詳しい作業環境の把握や既存システムとの相性を計り、導入システムを決定していきます。

なお、導入後は必ずシステムの分析と改善を行う必要があります。出張管理システムが正しく作動しているか、出張者・管理者が使いやすいシステムであるか、定期的なチェックも忘れず行いましょう。

出張管理システムの導入する際の注意点

出張管理システムを導入する際には、いくつかの注意点があります。導入後に「使いにくい」「コスト削減できなかった」とならないために、導入前にチェックするポイントを紹介します。

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出張管理に関する課題を整理する

出張管理の方法は企業によって違うため、課題点も企業ごとに異なります。出張者の出張先がいつもほぼ決まった場所である場合、個々の社員データ分析よりも、現在のマーケット相場と比較できるものや、法人割引サービスが受けられるものを選ぶ必要があります。

また、コスト削減をしたいのではなく、社内の内部統制を強化したいのであれば、社内の規程を明確にし、遵守できるシステム選びが大事です。なお、現在リスクマネジメントの重要性を感じている場合、緊急対応デスクがあると便利です。

現状の課題を整理するためには、まず現状をしっかりと分析し、課題点を明確にすることで、自社に合う出張管理システムを選定できます。

費用対効果を考慮しながら候補を選ぶ

出張管理システムにはさまざまな種類があり、一般的には機能が多いほど運用費用がかかります。便利な機能は使い勝手が良さそうに感じますが、その機能が自社に本当に必要かを見極めなければなりません。

例えば、LLCを含めたエアラインをすべて検索できるシステムは非常に魅力的ですが、飛行機を使う出張が少ない企業なら必要ありません。また、すでに社内で使っているシステムと同等の機能を搭載したものも不要といえます。

選択するオプションやサポート体制によって、金額が嵩む可能性があるため、費用対効果をしっかりと確認するべきです。実際の使い方をシミュレーションし、違う部署とも話し合った上で、機能が便利でも費用対効果が得られない部分は導入を見送ることも必要です。

テスト運用で使いやすさなどを確認

可能であれば、実際に導入する前にテスト運用するべきです。使ってみると思ったより使いにくかったり、導入予定の機能が自社には必要なかったというケースもあり得ます。

また、社内システムと簡単に連携できる予定が、思わぬ理由で上手く連携できないこともあります。これによって、出張管理に一層時間や手間がかかるのであれば、費用対効果がないと言えます。

そのため、契約を結ぶ前に、テスト運用させてもらえるシステムを選ぶのも重要なポイントです。テスト期間が最低でも1ヶ月ほどあれば、一通りの業務を見据えた運用状況が分かるでしょう。

【もっと詳しく】出張管理システムの選び方・比較ポイント

出張管理システム選びでは上記以外にも、以下のような比較ポイントがあります。自社のニーズを把握し、最適なシステムを選びましょう。

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連携サービスの有無

既に何らかの業務システムを導入している場合は、それらと連携可能な出張管理システムを選択するのがベターです。特に、ワークフローシステムや経費精算システム・会計システムなどと連携ができないと、システム運用に余分なステップが加わり効率化を阻害します。

上記のほかにも、統合基幹業務システムや人事システムなど、システム連携の範囲は多岐にわたります。ITツール導入が初めての場合も、「今後どのようにシステム連携しDX化を図るか」という広い視野を持ちながら選定することが大切です。

海外出張に対応しているか

海外出張が頻繁にある企業であれば、海外出張対応のシステムが必須です。海外出張が得意な旅行代理店のサービスが利用でき、メジャーな外国語に対応したオペレーターのサポートが受けられるシステムもあります。

海外出張に特化したシステムもあり、ビザ申請やパスポートの手続きのサポート・現地情報収集・現地資料の準備・現地トラブル対応など、システム機能以外にも充実したサービスを提供しています。また、もしもの時に安否確認ができるかも重要です。

危機管理機能は備わっているか

自然災害やテロなど、出張先でのリスクへいかに対応できるかも重要な要素の一つです。有事の際でも、出張者の安否確認機能があれば安心です。管理者側が出張経路や宿泊先、居場所を確認できるのはもちろん、出張先での緊急時マニュアルを作成し備えておくのもよいでしょう。

まとめ

中小企業では出張手配を社員本人に任せることが多く、チェックや承認の人員不足が課題です。出張管理システムの導入によって手配時間を短縮し、不正や無駄なコストの防止、業務負担の軽減ができます。

システム選びでは、予約サイトの比較機能やコスト削減機能だけでなく、経費の可視化や他システムとの連携、海外対応、予約の豊富さ、サポート体制なども考慮することで、より適切な選択が可能になります。

出張管理システムを導入して、よりスムーズな業務運営を目指しましょう。