中小企業におすすめの出張管理システム3選｜選び方のポイントも解説

中小企業では出張手配を社員本人に任せているケースが多く、チェック・承認する人員も不足しています。コンプライアンスを強化するためには、出張管理システムの導入がおすすめです。この記事では、中小企業におすすめの出張管理システムや選び方などを解説します。

目次

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1. 中小企業が抱える出張管理の課題とは
2. 中小企業が出張管理システムを導入するメリット
3. 中小企業が出張管理システムを選ぶ際のポイント
4. 中小企業におすすめの出張管理システム3選
5. その他の出張管理システムの選び方
6. まとめ

中小企業が抱える出張管理の課題とは

中小企業が抱える出張管理の課題として、出張手配を社員本人に任せることが多く、これにより社内規定から外れるケースが発生しやすいケースがあります。

例えば、社員が自己判断で手配を行うと、社内で定められた予算や利用規定に従わないプランを選ぶことがあり、結果的にコストが膨らむ場合があります。

また、チェックや承認を行う担当者が不足しているため、手配の適正を確認する機会が減り、規定違反や不正な経費の発生を防ぐのが困難になります。出張手配が適切に管理されないと、無駄な支出が増えたり、業務の透明性が損なわれたりする場合があります。

中小企業が出張管理システムを導入するメリット

中小企業が出張管理システムを導入することで、上記のような問題を解決できます。出張管理システムは、宿泊施設や交通手段の予約、出張にかかる経費の管理などを一元的に行えます。

全ての出張関連業務を一括管理できるため、手配の手間が省け、よりスムーズな管理が可能になります。以下では、中小企業が出張管理システムを導入するメリットについて詳しく解説します。

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手配の時間を短縮できる

出張管理システムを導入すると、手配の時間を大幅に短縮できます。通常、出張手配では複数の予約サイトを行き来して価格やプランを比較する必要があり、社内規定に適した選択肢を見つけるのに時間がかかります。

しかし、出張管理システムを使えば、複数のサイトを一度に検索できるため、出張手配にかかる時間と労力が大幅に削減され、業務が効率化します。さらに、選択した交通機関や宿泊先の情報をもとに、出張申請もシステム上でスムーズに行えます。

不正や無駄なコストの発生を防止できる

出張管理システムは、不正や無駄なコストの発生を防ぐのに非常に効果的です。システムは社内規定に基づいて出張手配を自動的にチェックし、規定違反や経費の私的利用を防ぎます。そのため、出張費用の透明性が向上し、無駄な出費を抑えられます。

さらに、出張管理システムは出張にかかったすべての費用をすぐに把握できるため、どこに無駄が多いのか、どの部分でコスト削減が可能かを分析できます。

例えば、どの交通手段や宿泊施設が最もコストパフォーマンスが良いかを分析し、最適な選択をすることで、無駄なコストの発生を省けます。

社員による立て替えが不要になる

出張が多い企業では頻繁に精算が発生し、業務が増える場合があります。しかし、出張管理システムを導入することで、社員による一時的な費用立て替えが不要になります。

出張管理システムでは、出張費用が事前に自動的に処理されるため、社員は立て替えをする必要がなくなります。そのため、社員の負担が軽減され、出張後の面倒な経費精算作業も不要です。

経理担当者の負担を軽減できる

出張管理システムを導入すると、旅費の個別精算が不要になり、経理担当者の負担が大幅に軽減されます。従来、出張後に各社員から提出された精算書を個別に処理するのは、非常に手間がかかり、時間も必要でした。

しかし、出張管理システムでは、出張費用が事前にシステムで一括処理されるため、経理部門はこれらの精算作業を行う必要がなくなります。

経理担当者は出張費用のチェックや承認、データ入力などの作業から解放されるため、他の重要な業務により集中できるようになります。また、システムによって全ての費用が自動的に集計・管理されるため、経理部門の業務が効率化され、エラーや漏れが減少します。

中小企業が出張管理システムを選ぶ際のポイント

中小企業が出張管理システムを選ぶ際には、いくつかの重要なポイントがあります。システム選びの際には、機能や使いやすさだけでなく、自社のニーズに合った選択が大切です。以下では、中小企業が出張管理システムを選ぶ際のポイントについて詳しく解説します。

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比較できる予約サイトの数をチェック

出張管理システムを選ぶ際には、比較できる予約サイトの数が多いかどうかをチェックしましょう。予約サイトが多いシステムは、さまざまなプランや価格を簡単に比較できるため、出張費用を抑えやすくなります。

複数のサイトを利用することで、最もコストパフォーマンスの良い宿泊先や交通手段を見つけられるため、無駄な支出を削減できます。

例えば、同じホテルでも予約サイトによって、料金が異なる場合があります。複数のサイトを比較することで、最適な価格で宿泊できる可能性が高まります。

コスト削減に役立つ機能があるか

出張管理システムを選ぶ際には、コスト削減に役立つ機能が備わっているかを確認することが大切です。具体的には、相場と比較できる機能や、実際にかかったコストを分析できる機能が含まれていると便利です。

これにより、出張費用の無駄遣いを防ぎ、効率的なコスト管理が可能になります。例えば、飛行機の予約時にLCC（格安航空会社）や法人特別割引の適用が確認できる機能があると、さらに経費を削減できます。

中小企業では、限られた予算の中で効率的に経費を管理することが重要なため、システム導入にかかるコストと、その費用対効果をしっかりと見極めましょう。

従業員が使いやすい操作性か

出張管理システムの選定時には、操作性も重要なポイントです。出張者や管理者が使いにくいシステムでは、期待する効果を十分に得られません。直感的に操作できるインターフェースが整っていることが大切です。

さらに、システムが社内のパソコンだけでなく、タブレットやスマートフォンでも利用できると便利です。外出先からでも簡単に操作できるため、出張者や管理者の負担が軽減されます。

そのため、システム選定時には実際の操作感を確認し、現場のニーズに合ったものを選ぶことが大切です。

中小企業におすすめの出張管理システム3選

その他の出張管理システムの選び方

出張管理システムを選ぶ際には、比較できる予約サイトの数やコスト削減機能の他にも、以下のポイントに注目することが大切です。まず、経費フローの可視化・管理ができるかを確認しましょう。

また、他のシステムと連携できるかも重要です。他の業務システムとの統合が可能であれば、データの一貫性が保たれます。さらに、海外出張への対応、予約可能な宿泊施設や交通機関の豊富さ、サポート体制の充実度も確認しておくと良いでしょう。

これらのポイントに気を付けることで、より適切で効果的な出張管理システムを選べるでしょう。

【重要な2つのポイント】

1. 経費フローの可視化・管理ができるか
2. 他システムと連携できるか

【その他の比較ポイント】

1. 海外出張に対応しているか
2. 予約可能な宿泊施設・交通機関が豊富か
3. サポート体制が充実しているか

まとめ

中小企業では出張手配を社員本人に任せることが多く、チェックや承認の人員不足が課題です。出張管理システムの導入によって手配時間を短縮し、不正や無駄なコストの防止、業務負担の軽減ができます。

システム選びでは、予約サイトの比較機能やコスト削減機能だけでなく、経費の可視化や他システムとの連携、海外対応、予約の豊富さ、サポート体制なども考慮することで、より適切な選択が可能になります。

出張管理システムを導入して、よりスムーズな業務運営を目指しましょう。