個人事業主向け経費精算システムおすすめ5選！アプリ対応や無料で使えるものも

経費精算システムは、経理担当者のいない個人事業主にも導入が推奨されます。事業運営に集中するためにも、経費精算システムを活用して効率化を図りましょう。この記事では、個人事業主におすすめの経費精算システムや導入メリット、選び方を解説します。

目次

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1. 個人事業主にも経費精算システムは必要
2. 個人事業主向け経費精算システムおすすめ5選
3. 【比較表】個人事業主におすすめの経費精算システム
4. 経費精算システムとは
5. 個人事業主が経費精算システムを導入するメリット
6. 個人事業主向け経費精算システムの選び方
7. 経費精算業務を効率化！関連サービスはこちら

個人事業主にも経費精算システムは必要

経費試算システムとは、経費の申請・承認・仕訳・支払いといった工程をシステム上で一貫して処理できるツールです。一般企業向けのツールと思われがちですが、個人事業主にもおすすめです。

個人事業主は、経費精算業務や会計業務も自身で行うため、日々の業務負担が大きくなる傾向があります。しかし、経費精算システムの導入により、仕訳登録や税金の計算などの煩雑な作業を一定程度自動化できます。

経理担当者がいない個人事業主や、経理の知識が少ない個人事業主でも、必要最低限の手間で正確な会計処理を実現できるため、さまざまなメリットが生まれます。本記事では、個人事業主が経費精算システムを導入するメリットやおすすめの選び方について解説します。

個人事業主向け経費精算システムおすすめ5選

経費精算システムの多くは資料請求をすることで、運用を開始できます。これは公式サイトから検討した場合も同様です。本サイトでは複数のサービスをまとめて比較・資料請求できます。資料請求は無料なので、複数の製品を比較して自社に最適な経費精算システムを選びましょう。

【比較表】個人事業主におすすめの経費精算システム

経費精算システムとは

経費精算システムとは、企業における重要な経理業務である経費の申請・承認から精算までを効率的に行えるよう手助けしてくれるツールです。知識のない人でも扱いやすく、今までの紙ベース・Excelベースでの業務を大幅に効率化・自動化してくれます。

経費精算は事業運営には欠かせないものですが、交通費、出張費、接待費など多くの項目の経費を1つずつ精算するのは面倒な作業で、時間もかかります。さらに、従来のやり方では知識がある人でないと難しい業務でした。そのような問題の解決に役立つのが、経費精算システムです。より詳しく経費精算システムについて知りたい方は以下の記事を参考にしてください。

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経費精算システムと会計ソフトの違い

経費精算システムは、経費精算に特化したシステムであり、従業員が交通費や出張費・接待交際費など経費の精算申請を行う際に使用します。経費精算システムはを導入することによって、経費精算に必要なフローを自動化することができます。経費精算システムは経理担当者だけでなく、申請者や承認者である従業員も利用するため、誰もが使いやすいシステムを選ぶことが重要です。

一方で会計ソフトとは、会社全体の売上や経費等をもとに、決算書や総勘定元帳などの会計書類を作成するものです。会計ソフトは経理担当者が仕訳を入力することで、買掛金・売掛金台帳をはじめとする得意先帳簿や総勘定元帳などの帳簿書類を自動的に作成できます。

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個人事業主が経費精算システムを導入するメリット

個人事業主が経費精算システムを導入することで、本業への集中やミスの防止、不要なコストの削減などのメリットに期待できます。ここでは、各メリットについて解説します。

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本業に集中できる

経費精算システムの導入によって、従来に比べて経費精算業務にかかる時間を短縮化できます。そのため、経理担当者がいない個人事業主でも、必要最低限の手間と時間で経費精算業務を行えます。

これまで経費精算に割いていた時間を本業に充てることができ、持続的なビジネスの成長や収益の拡大にもつながるでしょう。

ミスを防止できる

経費精算をExcelなどの簡易ツールで行う場合は、金額を一段間違って入力するなどのミスが起こりやすいです。さらに個人事業主には、二重チェックする人員が不足していることが多く、ミスに気づかず会計処理を進めてしまう危険性があります。

一方で、経費精算システムは入力ミスが起こりにくい画面設計になっており、誤ったデータ入力を検知する機能も備えています。これらにより、人的ミスのリスクを最低限に抑えられるでしょう。

1人で二重チェックする手間を削減しつつ、正確な経費精算が実現するため、個人事業主の会計業務の大幅な効率化につながります。

コストを削減できる

経費精算システムを導入して、電子上で経費申請や承認を行うことで、コストの削減につながります。具体的には、申請書類の紙代や印刷代などの削減が可能です。

また、製品によっては紙の領収書を電子データ化して一元管理できるため、従来のように領収書の原本を保管する必要がなくなります。つまり、保管用キャビネットなどの物理的スペースも節約でき、オフィスの有効活用が可能になります。

経費精算システムの基本機能

経費精算システムの大きな導入目的は経費精算業務の効率化ですが、それを実現するには自社に合った機能を使うことが大切です。企業によって経費の種類や業務フローは異なるため、必要とする機能もそれぞれ違います。

入力補助機能

自社の経費の種類や支払い方法とマッチした入力補助機能を使えば、経費入力を効率的かつ正確に行うことができます。次のような機能が入力補助機能の例です。

領収書のOCR読み取り	領収書を撮影するだけで自動でデータ入力できる
乗り換えサービス連携	出発駅と到着駅を選ぶだけで交通費を自動算出できる
交通系ICカード連携	ICカードから交通費明細を取得し申請できる
法人クレジットカード連携	利用明細を自動で取込み申請できる
プリペイドカード連携	利用明細を自動で取込み申請できる
スマホ決済アプリ連携	利用履歴を自動で取込み申請できる
代理入力	他の担当者が申請・承認作業を行える
外貨レート換算	海外の通貨を日本円または他の通貨に変換できる

「交通機関の利用や出張が多く交通費・旅費の精算を効率的に行いたい」「法人カードとカード連携を行いたい」「スマホの決済アプリと連携したい」など、企業によってニーズが異なるため、適切なものを選びましょう。

申請・承認機能

経費精算システムには経費の申請から承認までのワークフローをスムーズに行える機能を搭載しています。スマホ対応の経費精算システムであれば、時間や場所を問わずいつでも経費精算業務が可能です。

承認フローの自動分岐	金額や経費の種類など申請内容に応じて 承認ルートを自動で変更できる
規律違反チェック	Webブラウザやスマホアプリから 手軽に経費申請・承認ができる
アラート・通知機能	承認・差し戻しなど進捗に合わせて 自動で通知
コメント機能	申請・差し戻し時にコメントを表示

経理担当者の負担軽減機能

勘定科目ごとの自動仕訳機能やFBの作成、会計ソフトとの連携機能など、経費精算システムには経理担当者の負担を軽減する機能も備わっています。

自動仕訳	仕訳データの自動生成
FBデータの作成	FBデータの自動生成
会計ソフト連携	CSV・API・シリーズ連携

ペーパーレス化機能

書類や領収書の管理、承認プロセスをデジタル化することで、手間を省き、コストや環境負荷を削減する目的で導入されます。

申請から承認・保存・分析まで、経費精算のプロセスをデジタル化することで、経費業務を大幅に効率化できます。また紙を使わないことで、コスト削減や環境負荷の軽減にも貢献します。

領収書の電子保存	領収書や請求書をアップロードし 書類をデータで保存・管理
クラウドベース保存	経費精算データや領収書をクラウド上で保存し、 日付やフリーワード検索から 簡単にデータを引き出せる

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個人事業主向け経費精算システムの選び方

個人事業主が経費精算システムを選ぶ際は、予算や法令対応の可否、他ソフトとの連携可否に注目するのがおすすめです。ここでは、個人事業主が経費精算システムを選ぶ際の重要なポイントを解説します。

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費用は予算に見合っているか

経費精算システムは、利用料金が予算に見合うものを選定しましょう。一般的に料金が高額な製品ほど多機能ですが、個人事業主には不要であることも多いです。費用対効果を高めるためにも、経費精算フローを考慮し、必要な機能を明確にすると良いでしょう。

なお、経費精算システムの料金は、導入形態によって異なります。一般的な導入形態はクラウド型とインストール型であり、それぞれ料金体系の特徴が以下のようになっています。

クラウド型の経費精算システムは、利用人数に応じて料金が変動するのが一般的です。個人事業主は1ユーザーで利用することが多いため、コストを抑えるにはクラウド型が適している可能性が高いです。

導入形態	特徴
クラウド型	利用人数に応じて月額利用料金が変動
インストール型	原則としてソフトウェアの購入費用のみ

電子帳簿保存法に対応しているか

電子帳簿保存法とは、国税関連の書類や帳票を電子データ化して保管することを認めた法律です。電子帳簿等保存・スキャナ保存・電子取引データの保存などの要件が定められており、個人事業主も一部対応が必要です。

経費精算システムの中には、電子帳簿保存法に対応したものも多くあります。システムに従って入力するだけで、法令に則った経費精算や会計処理を行えるため、手動で個別に対応する必要がありません。

そのため、煩雑な法令対応を可能な限り簡略化したい場合や、法令への対応に自信がない場合にもおすすめです。また、法令違反のリスクを回避できるメリットもあります。

「JIIMA認証」を取得した経費精算システムは、電子帳簿保存法への対応を公的に保証された製品です。これらの利用により、確実に法令の要件を満たすことができます。

なお、法令は定期的に改正される可能性が高いため、法改正ごとに自動でアップデートされる製品が安心です。

参考：電子帳簿保存法の概要｜国税庁

会計ソフトと連携できるか

経費精算システムと会計ソフトを連携すると、経費精算のデータが会計ソフトに自動で反映されます。そのため、年度末に経費データをまとめて入力する必要がなく、確定申告業務の大幅な効率化が見込めます。

また、正しいデータを自動で取り込むため、入力ミスなどの防止にもつながります。これにより、経費の利用状況をリアルタイムで可視化できるようになり、無駄なコストの削減や的確な経営判断にもつながります。

使いやすい機能・操作性か

経費精算システムを選ぶ際は、使いやすいかどうかも重要なポイントです。必要な機能が揃っているかや、見やすいUIであるかを確認しましょう。使い勝手の良いシステムを導入することで、日々の経費精算にかかる時間を短縮でき、業務効率化の効果を実感できます。

操作性や機能性の感じ方は個人によって異なるため、本格導入前に試験運用して確かめることが望ましいです。無料トライアルや無料プランを積極的に活用しましょう。

サポート体制は十分か

必要に応じたサポートが受けられるシステムを選びましょう。例えば、経理の専門知識が乏しい場合は、経理処理に関する相談サービスが付随した製品の導入が望ましいです。

ツールの運用に不安がある場合は、導入支援や操作サポートがある製品がおすすめです。あわせて、サポート体制やサポート対応時間、サポート料金の有無も事前に確認しましょう。

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その他の経費精算システムの選び方

経費精算システムを選ぶ際は、上記に加えて以下のポイントにも注目するのがおすすめです。これらのポイントに留意することで、個人事業主ごとに異なる事情に即したツールを選定でき、ツールの導入効果を最大限に発揮できます。

【その他の比較ポイント】

1. セキュリティは万全か
2. 他言語や外貨に対応しているか
3. スマホで利用できるか
4. お試し期間があるか

まとめ

経費精算システムは、経費の申請・承認・精算までを一元管理するツールです。経費精算システムの導入により、経理担当者がいない個人事業主であっても、煩雑な経費精算業務を必要最低限の労力と時間で行えます。

その結果、本業に専念する時間が生まれ、ビジネスの成長にもつながるでしょう。また、経費精算プロセスを一定程度自動化できるため、人的ミスを防止でき、リアルタイムの収支状況を正確に可視化できる点もメリットです。

経費精算システムを選ぶ際は、予算や法令への対応可否、会計ソフトの対応可否を考慮すると良いでしょう。操作性や機能性、サポート体制にも注目して、使いやすい経費精算システムを導入し、多忙な個人事業主の業務負担を少しでも軽減しましょう。

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