オンプレミス型の勤怠管理システムおすすめ3選｜選び方も解説

勤怠管理システムには、大きく分けてオンプレミス型とクラウド型があります。オンプレミス型は初期費用は高額ですが、自社に合わせて柔軟なカスタマイズが可能です。この記事では、オンプレミス型のおすすめの勤怠管理システムや導入時のポイントなどを解説します。

目次

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1. オンプレミス型の勤怠管理システムとは
2. オンプレミス型の勤怠管理システムのメリット
3. オンプレミス型の勤怠管理システムのデメリット
4. オンプレミス型の勤怠管理システムがおすすめなケース
5. オンプレミス型の勤怠管理システムを導入する際のポイント
6. オンプレミス型の勤怠管理システムおすすめ3選
7. その他の勤怠管理システムの選び方
8. まとめ

オンプレミス型の勤怠管理システムとは

勤怠管理システムとは、従業員の出勤・退勤や、休暇の取得状況などを管理するシステムです。近年の働き方改革の推進により、労働形態や雇用形態が多様化して勤怠管理が難しくなっているため、管理の効率化を目的とした勤怠管理システムの導入が進んでいます。

オンプレミス型の勤怠管理システムは、自社のサーバーにシステムをインストールし、社内ネットワークを利用して勤怠管理を行います。現在は、スマートフォンに対応したオンプレミス型勤怠管理システムも多く提供されています。

勤怠管理システムの導入形態には、オンプレミス型の他にクラウド型があります。以下でオンプレミス型とクラウド型の違いについて解説します。

クラウド型との違い

オンプレミス型の勤怠管理システムでは、自社サーバーを利用しますが、クラウド型ではクラウド上にあるベンダー所有のシステムにインターネットを介してアクセスして利用します。そのため、クラウド型は、自社サーバーを持たない企業でも容易に導入できます。

また、クラウド型のシステム管理やメンテナンスはベンダーが行うので、システムの運用に手間がかかりません。ただし、利用者数に応じた毎月の利用料が発生します。

近年は、クラウド型の導入が主流になっていますが、企業によってはオンプレミス型の利用が適している場合もあります。

オンプレミス型の勤怠管理システムのメリット

オンプレミス型勤怠管理システムは、カスタマイズ性の高さが大きなメリットです。クラウド型では、ベンダーによって構築されたシステムを利用するため、基本的にカスタマイズはできず、オプションを追加することで機能拡張を行います。

それに対してオンプレミス型は、自社の勤務形態や業務フローに合わせたシステム構築、従業員の実態に合わせた見やすいUIにつくりかえるなどのカスタマイズができます。

また、クラウド型のセキュリティ対策はベンダーに依存しますが、自社サーバーで運用するオンプレミス型は、自社のセキュリティポリシーに則した対策を自由に施せます。勤怠管理システムには大量の個人情報が保存されているため、強固なセキュリティ対策が重要です。

長期利用すると、利用者数に応じた利用料が毎月発生するクラウド型より、毎月の利用料が発生しないオンプレミス型の方が経済的な場合が多いです。

オンプレミス型の勤怠管理システムのデメリット

オンプレミス型は、導入初期費用が50万～300万円と高額になり、自社サーバーを保有していない場合はさらにコストが発生する点に注意しましょう。クラウド型の初期費用の相場は、〜50万円で初期費用無料の製品もあるため、クラウド型を導入する企業も多いです。

また、多くのクラウド型が契約直後から運用できるのに対し、オンプレミス型は、カスタマイズやインストールなどの作業に時間がかかります。そのため、契約から運用を開始するまでに1〜3ヶ月必要になるケースが多いです。

加えて、オンプレミス型は、システムやサーバーのメンテナンスや法改正への対応を自社で行わなくてはならず、その業務を担う人材が必要です。クラウド型は、それらの作業をすべてベンダーが行ってくれるため、専門的知識がなくても簡単に運用できます。

オンプレミス型の勤怠管理システムがおすすめなケース

下記の5つのケースに該当する企業では、クラウド型よりもオンプレミス型の勤怠管理システムの方がおすすめです。ここでは、それぞれのケースについて解説します。

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就業規則・雇用形態が複雑

勤怠管理システムは、自社の就業規則や雇用形態に合ったものを導入しないと、十分な効果が得られません。しかし、複雑な就業規則や雇用形態を運用している企業では、カスタマイズ性の低いクラウド型の製品では対応できないケースも多いです。

オンプレミス型の場合は、ベンダーが企業の求める要件に合わせてカスタマイズして納品するため、自社独自の複雑な就業規則や雇用形態にも対応できます。したがって、クラウド型導入時のように、システムに合わせた就業規則などの見直しが不要になります。

利用人数が1,000人以上

クラウド型の利用料金は、システム利用者に応じて設定されている場合が多いです。対してオンプレミス型は、製品を買い取って運用するため、基本的に利用人数の制限はありません。

特にクラウド型を大人数で長期利用すると、月額利用額の総額がどんどん膨れ上がり、早い段階でオンプレミス型の導入費用とランニングコストの総額を上回ってしまいます。そのため、利用人数が1,000人以上の企業には、オンプレミス型の導入がおすすめです。

他のオンプレミス型システムと連携させたい

オンプレミス型の勤怠管理システムなら、自社で現在運用しているさまざまなオンプレミス型システムとの連携ができ、さらなる業務の効率化が進められます。特に、労務管理や給与計算システムとの連携は、大きな効率化が期待できます。

クラウド型でも、他システムとの連携が可能な製品はありますが、連携できる既存システムが指定されているため、自社システムと連携できるとは限りません。オンプレミス型の場合は、自社システムと連携できるようにカスタマイズでき、連携範囲が広がります。

システムを運用できる人材がいる

オンプレミス型勤怠管理システムは、自社サーバーにインストールして運用するため、サーバー管理やシステムメンテナンスを自社で行う必要があります。また、トラブル発生時の対応も自社で行わなければなりません。

オンプレミス型でも、保守契約などでこれらの作業の一部をベンダーに依頼できますが、大きなコストがかかります。そのため、自社にシステムやサーバーを運用できる専門的知識・技術を持つ人材がいれば、低コストで運用できるオンプレミス型がおすすめです。

現場労働者が多い

工場や物流拠点などの現場で働く従業員が多い企業では、それらの拠点を結ぶネットワークが構築されているケースも多いです。そのような企業には、オンプレミス型の勤怠管理システムの導入がおすすめであり、各現場の従業員の勤怠を一括して管理できます。

反対に、社内ネットワークが結ばれていない出先で打刻したい場合や、リモートワークやテレワークなどの勤怠管理には、インターネット回線が利用できるクラウド型が便利です。

オンプレミス型の勤怠管理システムを導入する際のポイント

オンプレミス型の勤怠管理システムを導入する際には、特に「ベンダーの導入実績や担当者のスキル」と、「導入した場合の費用対効果の算出」の2つのポイントに着目するのがおすすめです。以下では、この2つのポイントについて詳しく解説します。

導入実績や担当者のスキルを確認する

企業の勤怠管理の課題には、各業界共通のものとある業界や業種独自のものがあります。また、勤怠管理システムを提供するベンダーにも得意とする業界・業種があるため、導入に当たっては自社業界の勤怠管理を得意とするベンダーの選択が重要です。

ベンダーの得意分野を知るには、導入実績を確認するのがおすすめであり、自社と同じような業界や業種への導入実績が多いベンダーを選びましょう。このようなベンダーは、同業種・業界の勤怠管理に精通し、自社の要望に応えてくれる可能性が高いです。

さらに、システムのカスタマイズやサポートは、担当者のスキルに左右されることも多いです。契約前に担当者のスキルを確認して、不十分であれば担当者の変更を申し出ることも必要です。また、自社に適していない場合、ベンダーの変更も視野に入れて検討しましょう。

費用対効果を算出しておく

オンプレミス型の勤怠管理システムの導入にかかる費用は、カスタマイズやサポートの内容によって大きく異なります。契約前にすべての要望をベンダーに伝え、それを実現・運用できるまでにかかる費用の見積を取って確認することが重要です。

見積金額にランニングコストを加えた費用と、導入によって削減できるコストとの差額が費用対効果となるため、何年間か分を事前に算出しておくことが大切です。

削減コストには、業務の効率化によって削減できた人件費や、効率化によるコア業務集中で得られた増収などが含まれます。また、システム導入で進んだペーパーレス化で不要となった紙やファイル、印刷の費用なども削減コストになります。

オンプレミス型導入当初は、削減コストよりも導入コストが高額になる傾向にありますが、長期に渡る効果的な運用によって、削減コストが上回ることに期待できます。そのためには、費用対効果の高い運用ができるように計画をしっかりと立てることが大切です。

オンプレミス型の勤怠管理システムおすすめ3選

その他の勤怠管理システムの選び方

勤怠管理システムを提供するベンダーは数多くあり、より高い効果を上げるためには、自社に適したシステムを選ぶことが重要です。システム選びに迷った際には、以下のようなポイントにも注目して検討するのがおすすめです。

【重要なポイント3つ】

1. 自社の業種や勤務形態と合っているか
2. 自社に最適な打刻方法か
3. 法改正に対応しているか

【その他の比較ポイント】

1. 複数言語に対応しているか
2. 担当者・従業員が使いやすいか
3. サポート体制が充実しているか
4. 無料トライアルがあるか

まとめ

勤怠管理システムには、大きく分けてオンプレミス型とクラウド型があります。オンプレミス型は自社サーバーにシステムをインストールして運用する導入形態で、導入費用は高額ですが、自社の要件に合わせて柔軟なカスタマイズができるのが大きなメリットです。

クラウド型では対応できない複雑な就業規則や雇用形態を運用している企業には、オンプレミス型の導入がおすすめで、カスタマイズして対応させることができます。また、利用人数が1,000人以上いる企業への導入は、早期の段階での高い費用対効果が見込めます。