中小企業におすすめの契約書管理システム4選｜選び方も解説

契約書管理システムは、人的リソースが限られる中小企業にも導入が推奨されます。契約書管理システムを活用することで、業務を効率化でき、コスト削減にも繋がります。この記事では、中小企業におすすめの契約書管理システムや選ぶ際のポイントなどを解説します。

目次

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1. 中小企業における契約書管理の課題とは
2. 中小企業が契約書管理システムを導入するメリット
3. 中小企業が契約書管理システムを選ぶ際のポイント
4. 中小企業におすすめの契約書管理システム4選
5. その他の契約書管理システムの選び方
6. まとめ

中小企業における契約書管理の課題とは

中小企業における契約書管理では、人的リソースが限られているため、契約書を適切に管理することは難しいです。多くの企業では、契約書の確認や更新、保管などを少数の担当者が行っており、手が回らずに管理が疎かになりがちです。

また、契約書を紙で管理していると、効率が悪くなる場合があります。紙の契約書は、必要な情報を探すのに時間がかかり、取り出す手間も増えます。さらに、紙の契約書は保管スペースを必要とし、特に契約書の量が増えると保管場所が足りなくなります。

これらの課題は業務の効率性に影響を与え、適切な管理が行われないと重要な契約書が紛失したり、必要なときに見つけられなかったりするリスクが高まります。

中小企業が契約書管理システムを導入するメリット

中小企業が契約書管理システムを導入することで、業務の効率化やコスト削減、セキュリティ強化など、様々なメリットがあります。契約書管理システムは、契約書や関連書類を一元管理し、紙媒体で管理していた契約書を電子化できます。

以下に、中小企業が契約書管理システムを導入する主なメリットを解説します。

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検索の手間を削減できる

契約書管理システムを導入することで、契約書類の検索が非常に簡単になります。特に社員が少ない中小企業にとっては、このメリットが大きいです。従来の紙の契約書では、必要な情報を探すのに時間がかかります。

しかし、契約書管理システムを使えば、キーワードを入力するだけで瞬時に必要な情報を見つけ出せます。例えば、契約書の内容をすぐに確認したり、期限が迫っている契約書を簡単に検索したりすることができるため、業務の効率が大幅に向上するでしょう。

人的ミスを防止できる

契約書をExcelなどで管理していると、どうしても入力ミスや計算ミスが発生しやすくなります。例えば、契約書のデータを手入力する際に、数値や計算式を間違えることがあります。

このようなミスは、契約内容に誤りが生じる原因となり、後々大きな問題に発展する可能性があります。しかし、契約書管理システムを導入すれば、データはデジタル化されて自動的に処理されるため、こうした人的ミスが大幅に減少します。

中小企業では、契約書の管理を担う人員が限られているケースがあり、ミスが発生しやすいですが、システムの導入によってそのリスクを軽減できます。

コスト削減に繋がる

契約書を紙で管理する場合、紙そのものの購入費用や印刷コストが必要になり、契約書を郵送するための費用もかかります。また、大量の契約書を保管するためには、スペースが必要になります。

しかし、契約書管理システムを導入すれば、これらのコストを大幅に削減できます。電子化することで、紙の購入や印刷、郵送が不要になり、保管スペースも不要となります。

これにより、経費削減とスペースの有効活用が可能となり、中小企業にとっては経済的なメリットが大きいです。

セキュリティを強化できる

契約書を紙で管理していると、紛失や盗難、情報漏洩のリスクが高まります。たとえば、契約書が盗まれたり、紛失や誤って廃棄されたりする可能性があります。また、取り扱い中に情報が漏洩する場合もあり、これらの問題は企業にとって深刻です。

電子化された契約書は、アクセス制限や暗号化などのセキュリティ対策が施されており、情報の保護が確実になります。このようなセキュリティの強化によって、紛失や盗難、情報漏洩のリスクが大幅に減少します。

リモートワークを推進できる

契約書管理システムを導入すると、リモートワークの推進が可能になります。デジタル化された契約書は、インターネットを介してどこからでもアクセスできるため、社員がオフィスに出社せずに業務を行えます。

これにより、多様な働き方が可能になり、社員の働きやすさが向上します。また、リモートワークが進むことで、社員の定着率も高まる可能性があります。リモートワークの推進は、企業の業務効率化と同時に、社員の働きやすい環境作りにも繋がるでしょう。

BCP対策ができる

中小企業は、大企業と比べて災害や事故による影響を受けやすく、倒産などのリスクも高いです。しかし、契約書管理システムを利用すると、BCP対策が強化できます。

電子化された契約書はバックアップが取られているため、災害や事故によって契約書が失われる心配がありません。このように、契約書管理システムを導入することで、災害時のリスクを低減し、事業の継続性を高められます。

中小企業にとって、BCP対策をしっかりと行うことで、トラブルに対する備えを強化し、安定した経営が可能になります。

中小企業が契約書管理システムを選ぶ際のポイント

中小企業が契約書管理システムを選ぶ際のポイントは、業務の効率化を行うために非常に重要です。以下では、契約書管理システムを選ぶ際に考慮すべき具体的なポイントについて解説します。

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簡単に操作できるか

契約書管理システムを選ぶ際は、簡単に操作できるかどうかを確認することが重要です。中小企業では、研修に割ける人員や時間が限られているため、誰でも簡単に操作できるシステムを選ぶことがおすすめです。

操作が複雑なシステムは、導入後の操作ミスや混乱を引き起こす可能性があります。そのため、導入前には無料トライアルの活用が効果的です。無料トライアルを利用して実際の使用感を比較し、自社に合った操作性を確認するのがおすすめです。

管理したい範囲に対応しているか

自社に適した契約書管理システムを導入するなら、管理したい範囲に対応しているかを確認しましょう。契約業務の範囲は企業によって異なるため、自社のニーズに合わせた機能が必要です。

例えば、既存の紙の契約書をデジタル化して管理できるか、契約書以外の関連書類も一緒に管理できるかをチェックしましょう。また、機能の充実度によって料金が変動する場合があるため、必要な機能とコストのバランスを見極めることも重要です。

自社の業務に最適な機能を持つシステムを選ぶことで、コストを抑えつつ、必要な機能をしっかりと備えた管理体制を整えられるでしょう。

ナレッジを蓄積・共有できるか

特にメンバーの少ない中小企業では、法務に関するナレッジの共有が重要です。そのため、ナレッジを蓄積・共有できるかどうかも考慮すべきポイントです。システムにナレッジ共有機能があると、情報が一元管理され、全員が同じ情報を共有できます。

例えば、契約書の標準テンプレートや過去の契約書などをシステム内で共有することで、メンバー全員が同じ情報を基に業務を進められます。情報の共有がスムーズになると、知識の偏りが解消され、企業全体の法務対応能力が向上するでしょう。

サポート体制は充実しているか

中小企業では、ITに詳しい社員が少ない場合が多く、システム導入後のトラブル対応や操作方法のサポートが必要になることがあります。そのため、ベンダーから手厚いサポートが提供されるシステムを選ぶと、安心して運用を進められます。

例えば、電話やメールでのサポート、オンラインチャットでのリアルタイム対応などのサポート体制を確認しましょう。こうしたサポートが充実していると、システムの導入や運用がスムーズに進み、日常業務でのトラブルを最小限に抑えられるでしょう。

IT導入補助金を活用できるか

IT導入補助金は、中小企業が業務効率を高めるために、デジタルツールやシステムを導入する際に支援を受けられる制度です。

この補助金は、企業が新しいITツールを導入するための経済的な負担を軽減し、労働生産性の向上や業務のデジタル化（DX）を促進することを目的としています。

この補助金を活用することで、予算の限られた中小企業でも、質の高い契約管理システムの導入が可能になります。予算が限られている中小企業にとって、IT導入補助金の活用は非常に有益です。

ただし、補助金の対象となるシステムには一定の要件があるため、事前に確認することが大切です。

参考：IT導入補助金とは｜IT導入補助金2024

中小企業におすすめの契約書管理システム4選

その他の契約書管理システムの選び方

契約書管理システムを選ぶ際には、上記のポイントに加えて、以下のような点にも注目することが重要です。まず、データ化と検索の精度の高さを確認しましょう。検索機能が優れていると、必要な情報を素早く取り出せるため、業務の効率が向上します。

また、外部システムとの連携が可能かどうかをチェックし、既存のシステムと統合できるか確認しましょう。さらにその他の比較ポイントにも注目することで、より自社に適したシステムを見つけられるでしょう。

【重要な3つのポイント】

1. データ化・検索の精度を確認
2. 外部システム・サービスと連携できるか

【その他の比較ポイント】

1. クラウド型かオンプレミス型か
2. セキュリティ対策は万全か

まとめ

契約書管理システムは、特に人的リソースが限られる中小企業にとって、業務の効率化やコスト削減に大いに貢献します。導入に際しては、操作性やサポート体制、データ化・検索精度といった多角的な観点から評価することが重要です。

また、予算が限られる中小企業にとっては、IT導入補助金を活用できるシステムもおすすめです。これらのポイントを踏まえて、自社に最適な契約書管理システムを選ぶことで、効率的で安全な契約管理を実現し、業務の成長をサポートできるでしょう。