API連携できる契約書管理システムおすすめ3選｜選び方も解説

契約書管理システムには、外部システムとAPI連携できるものもあります。API連携することで複数システムのデータの一元管理が可能になり、業務を効率化できます。この記事では、API連携に対応したおすすめの契約書管理システムや連携のメリット、選び方などを解説します。

目次

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1. 契約書管理システムと外部システムをAPIで連携させよう
2. 契約書管理システムとAPI連携できるシステムとは
3. API連携できる契約書管理システムの選定ポイント
4. API連携できる契約書管理システムおすすめ3選
5. その他の契約書管理システムの選び方
6. まとめ

契約書管理システムと外部システムをAPIで連携させよう

契約書管理システムは、契約書の作成や保管、検索、更新、共有などが効率的に行えるソフトウェアです。これにより、紙ベースの管理から脱却し、デジタル化による業務の効率化と人為的ミスやリスクの低減が可能となります。

多くの契約書管理システムは、外部のCRMやERPシステムとAPIを介して連携ができ、データの自動連携や業務プロセスの統合を実現します。APIとは、異なるシステム間でデータや機能をやり取りするためのインターフェースや仕組みを指します。

本記事では、API連携に対応したおすすめの契約書管理システムの紹介に加えて、契約書管理システムとAPI連携できるシステムや選定のポイントなどについて解説します。

契約書管理システムとAPI連携できるシステムとは

契約書管理システムは、API連携により、様々なシステムと連携し、さらなる業務効率化を実現できます。ここでは、契約書管理システムと連携できる下記の代表的なシステムについて解説します。

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電子契約システム

電子契約システムは、契約書の作成、締結、保管をデジタル化し、オンラインで契約を完結できるソリューションです。従来の紙ベースの契約と比較して、時間とコストの大幅な削減が可能です。

また、契約書管理システムとのAPI連携によって、契約書の一元管理が実現します。これにより、電子契約システムで締結された契約書が自動的に契約書管理システムに登録され、検索や参照が容易になります。

結果として、業務フローが効率化され、契約情報の漏れや重複を防止できます。API連携は、システム間のデータ統合をスムーズに行い、管理コストを削減しながら、契約業務の精度と効率を向上させる効果があります。

ビジネスチャット

ビジネスチャットは、組織内外のコミュニケーションを円滑に進めるためのツールです。リアルタイムのメッセージ交換やファイル共有ができるので、メールに代わる迅速なコミュニケーション手段として、効率的な意思決定が期待されます。

契約書管理システムとのAPI連携によって、チャット内での契約書の検索や参照が簡単に行えるようになり、業務効率が向上します。また、契約に関する重要な通知や承認プロセスを自動化し、関係者間での情報共有がスムーズに行われます。

この連携により、契約書の管理が容易になり、契約業務の正確性とスピードが向上して、プロジェクト全体の処理が円滑に進みます。

ワークフローシステム

ワークフローシステムは、業務プロセスを自動化し、タスクの進行や承認プロセスを一元管理するためのツールです。これにより、業務の可視化と効率化が実現し、手作業によるミスの削減や、進捗状況のリアルタイム把握が可能になります。

契約書管理システムとのAPI連携によって、契約書の作成や承認プロセスがワークフローに統合されるため、シームレスな業務運用が実現します。さらに、契約書の自動保存や更新が行われ、関係者間での情報共有が効率化されます。

また、締結後の契約書が自動的に管理システムに登録されることで、手動での入力ミスを防ぎ、データの整合性が保たれます。この連携により、業務フロー全体のスピードと正確性が向上し、全体的な業務効率が改善されます。

API連携できる契約書管理システムの選定ポイント

契約書管理システムを導入する際には、他の業務システムとのAPI連携が可能かどうかが重要な選定ポイントです。API連携により、契約書データの自動共有や、業務プロセスの一元管理が実現し、業務の効率化が図れます。

ここからは、API連携可能な契約書管理システムを選定する際に考慮すべきポイントについて解説します。

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API連携したい製品に対応しているか

契約書管理システムを選定する際には、API連携の対応範囲や状況の慎重な検討が重要です。契約書管理システムごとに連携可能な外部製品やシステムが異なっています。

そのため、導入前に自社で稼働しているERP、CRM、プロジェクト管理ツールなどの既存システムとの連携対応の確認が不可欠です。

API連携によって、契約書の自動保存や更新、通知の自動化が実現し、業務効率が大幅に向上します。事前に連携対応の確認によって、システム統合時のトラブルを回避し、円滑な業務運用を確保できます。

API連携する際の料金をチェック

API連携機能を備えた契約書管理システムを選ぶ場合には、連携に伴うコストの確認が重要です。システムによっては、API連携が基本機能に含まれず、別途料金が発生する場合があります。

そのため、API連携が標準機能か、追加費用が必要かを事前の確認が不可欠です。特に、複数のシステムと連携する場合、連携ごとに費用が累積するため、総コストの見積りが必要です。

料金体系の確認を怠ると、予算を超過したり、導入後に予期せぬコストが発生し、業務効率化のメリットを十分に享受できなくなるリスクがあります。事前に料金体系を確実に把握し、費用対効果のバランスを慎重に評価しましょう。

API連携できる契約書管理システムおすすめ3選

その他の契約書管理システムの選び方

契約書管理システムの選定に際しては、API連携に加えて、契約書のデータ化や検索機能の精度も重要です。また、必要な機能がしっかりと搭載されているかなど、以下のポイントにも注目するのがおすすめです。

これらのポイントを総合的に押さえることで、導入後のAPI連携などの運用がスムーズに行われ、業務全体の効率向上が期待できます。

【重要な2つのポイント】

1. データ化・検索の精度を確認
2. 必要な機能が搭載されているか

【その他の比較ポイント】

1. 使いやすい操作性か
2. クラウド型かオンプレミス型か
3. セキュリティ対策は万全か
4. サポート体制が充実しているか
5. 無料トライアルがあるか

まとめ

契約管理システムとAPI連携は、業務効率を大幅に向上させる重要な要素です。API連携により、契約書管理システムはERPやCRM、プロジェクト管理ツールなどとシームレスに統合され、契約書データの自動共有や更新が可能になります。

これによって、手作業の削減や業務プロセスの一貫性が保たれ、全体の効率が向上します。

一方で、API連携にかかるコストやシステムごとの対応範囲や状況の事前確認が不可欠です。

契約書管理システムを選定する際には、自社の既存システムとのAPI連携の範囲を確認し、最適なシステムを導入しましょう。