案件管理はエクセルよりもSFAがおすすめ！メリットを解説

案件管理をエクセルで行うとファイルが重くなり、過去案件の掘り起こしが困難になります。案件管理を効率的に行うには、SFAの活用がおすすめです。本記事では、案件管理のメリットやエクセルで案件管理を行う課題、SFAで案件管理を行うのがおすすめな理由を解説します。

目次

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1. 案件管理とは
2. 案件管理が必要な理由
3. 案件管理を行うメリット
4. エクセルで案件管理を行う課題
5. 案件管理はSFAで行うのがおすすめ
6. まとめ

案件管理とは

案件管理とは、営業活動における顧客の情報・案件の進捗把握および、商談が提案されてから受注・失注されるまでのプロセスを管理することです。

また、営業形態の中でも、案件型営業は提案から受注・失注までが長期間にわたり、多くのメンバーが関わるケースが多いため、データ化された綿密な商談管理が必要になります。

案件管理が必要な理由

案件管理は営業活動において、効率的な商談を進める上で大きな役割を担っています。ここでは、案件管理が必要な理由として、以下の3つの項目を解説します。

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受注確度への影響

案件管理は、顧客の課題や社内の要望など、商談を進める過程で多くの情報をもたらすため、受注確度をより正確に把握できます。

受注確度を判断する指標として、顧客へのヒアリングの際に「BANT」条件などが用いられることもあります。BANTとは、予算（Budget）、決裁権（Authority）、必要性（Needs）、導入時期（Timeframe）の4条件です。

受注確度が明確になることで、受注確度の高い顧客にターゲットを絞った生産性の高い営業活動が可能になるでしょう。例えば、受注確度が低い見込み客に対しては信頼関係の構築から始めるなど、状況に応じたアプローチ方法が選択できるようになります。

属人化の解消

案件管理を行って社内全体で情報共有することで、担当者の不在時や異動・退職した場合でも、提供するサービスの質が保たれ、属人化を解消できます。

適切な案件管理が行われていると、顧客・案件ごとの細やかなニーズの把握や商品設計がしやすいです。また、案件のデータを蓄積・分析することで、顧客の要望に合ったサービスをタイミングよく提供でき、顧客満足度の向上にも寄与します。

早い段階での意思決定

案件情報を適切に管理できると、早い段階での状況判断と意思決定が実現します。過去のデータを分析し、受注確度からターゲットとする案件と取り組まない案件を区別しやすくなり、生産性を高めるのにも効果的です。

案件単価が高い商談の場合、案件管理のプロセスも長くなり、意思決定に関与する人物が増加します。そこで、生産性を高めることにより、受注見込みの高い案件へ営業資源を注力し、社内全体の売上向上にもつながるでしょう。

案件管理を行うメリット

案件管理を行うことで、案件情報や営業ナレッジの共有が可能となり、業務効率化につながります。ここでは、案件管理を行うメリットについて、以下の3つの項目を解説します。

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案件情報の共有

案件管理を行うことで、社内のチーム内で案件情報やノウハウの共有ができ、営業スキルの偏りを減らせます。また、特定の担当者に任せきりにならず、担当者ごとの顧客対応に品質差が出るのを防ぐことができます。

さらに、資料作成の雛形など、事務作業を効率化できる資料を共有しておくと、顧客との関係性構築を行いながら、売上に直結する活動を増やせるでしょう。

営業ナレッジの共有

案件管理によって営業ナレッジの共有がしやすくなり、売上向上の効果も期待できます。営業ナレッジとは、自社製品・サービスの情報、顧客情報、顧客へのアプローチ方法、提案資料の作成方法などです。

営業ナレッジでは、良い情報だけでなく顧客からのネガティブな反応も共有しておくと、同じようなケースでの失敗を防げます。また、営業ナレッジの共有を促進するために勉強会やインセンティブを設け、忙しい中でもメリットを感じるような機会を作るのも大切です。

業務の効率化

案件管理でデータが蓄積されてくると、案件の受注確度が判断できるようになり、案件ごとの優先度が明確化され、業務の効率化に貢献します。受注の見込みが高い顧客に対して、これまで以上に営業活動を注力できるようになり、売上アップの効果も期待できるでしょう。

また、日報や案件入力といった作業を削減し、営業担当者の負担軽減にもつながります。

エクセルで案件管理を行う課題

案件管理はExcel（エクセル）で行うことも可能ですが、エクセルは同時アクセスができない特性から、リアルタイムでのデータ把握が難しく、同じ案件を二重入力してしまう可能性が高いです。

また、大量のデータを保存すると動きが鈍くなるケースもあり、案件情報としてPDFや画像を添付・管理したい際にも、対応できないなどの課題があります。

案件管理はSFAで行うのがおすすめ

効率的な案件管理を行うには、SFAの導入が効果的です。ここでは、SFAの概要とSFAで案件管理を行うメリットについて解説します。

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• SFAとは
• SFAで案件管理を行うメリット
• SFAを効果的に活用する方法

SFAとは

SFAとは「Sales Force Automation（セールス・フォース・オートメーション）」の略で、営業支援システムともいわれます。SFAは営業部門での案件情報をデータ化して蓄積・分析することを目的としたシステムで、現在はクラウド型のサービスが主流となっています。

SFAは、案件の可視化と案件情報の共有の促進が期待できるため、従来の営業活動での課題のひとつである「営業の属人化」を解決する効果も見込めます。

SFAで案件管理を行うメリット

SFAで案件管理を行うメリットとして挙げられる3つの項目について、以下で順に解説します。

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案件の見える化が可能になる

案件管理をSFAで行うことで、案件や営業活動の見える化が可能になります。SFAでは、顧客情報や進捗状況をリアルタイムで共有できます。また、やり取りのログ履歴も残るため、社内での連絡漏れといったトラブルを減らす効果もあります。

営業担当者の活動記録から、顧客とのやり取りや商品への関心度が可視化しやすくなり、営業プロセスの改善にも役立ちます。このように、さまざまな見える化によって、より関心度の高い顧客へ効果的なアプローチが可能です。

外部システムと連携できる

案件管理をSFAで行うと、外部システムとの連携ができるようになり、業務の効率化や人的ミスを抑えられます。例えば、SFAとビジネスチャットを連携することで、計画した商談を忘れないためにチャットで通知設定ができ、機会損失の防止につなげられます。

商談相手からの信用を蓄積することにより、新たな商談機会を生み出せるでしょう。

案件情報をもとに分析が行える

案件管理をSFAで行うと、蓄積された案件情報をもとに分析ができます。SFAでは、売れ筋商品の動向、売上数の要因、商談履歴からの分析など、多角的な視点からの分析・共有ができるため、会社全体の課題が見えやすいです。

案件情報の分析で目指すのは売上の向上です。商品の売上傾向や顧客のニーズを正確に把握することで、売上につながる効果的な営業活動が行えるでしょう。

SFAを効果的に活用する方法

SFAを効果的に活用することで、案件管理を成功へと導くことができます。以下では、SFAの効果的な活用方法を解説します。

案件管理の目的を明確化する

案件管理では、案件名・取引先名・担当者名など、案件化を行う際にはいくつかの項目を設定します。それらの項目を参照し、原価や予算と比較しながら案件の定期付けを行います。

その際、事前に案件管理の目的を明確化しておき、どのような評価項目で評価するのか、検証項目として活用する部分はどこなのかなど、SFAを活用した定義の周知が重要です。

現場のモチベーションを高める

SFAは営業活動を効率化させるシステムですが、実際に使用するのは現場の人間です。そのため、現場のモチベーションを高めて、システムを利用することのメリットを十分に理解させることが求められます。

モチベーションの向上のためには、営業担当者個人の評価を透明化し、SFAのデータ共有で得た成果を還元することが望ましいです。

まとめ

案件管理を適切に行うと、案件のデータ分析が可能になることから、受注確度を正確に把握でき、購入見込みの高い顧客にターゲットを絞った、生産性の高い営業活動が可能になります。

案件管理を行うメリットとしては、営業ナレッジの共有ができることで属人化の防止につながることをはじめ、業務の効率化や人的ミスを減らせることも挙げられます。

また、案件管理をより効率よく行うには、SFAの導入が効果的です。SFAでは、案件の見える化、外部システムとの連携、案件情報からのデータ分析が行えます。SFAで顧客のニーズの把握と自社の課題点が見えやすくなることで、売上アップにも期待できるでしょう。