安いコールセンターシステムおすすめ13選｜安く抑えるポイントも解説

コールセンターシステムの導入にはコストがかかりますが、中には比較的安価で利用できるものも！導入形態によって相場は異なるため、予算に合わせた選択がおすすめ！本記事では、おすすめの安いコールセンターシステムや費用を安く抑えるポイントなどを解説します。

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目次

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1. コールセンターシステムは安価で導入できる
2. コールセンターシステムの費用を安く抑えるためのポイント
3. 安いコールセンターシステムを導入する際の注意点
4. 安いコールセンターシステムおすすめ13選
5. その他のコールセンターシステムの選び方
6. まとめ
7. タイプ別｜コールセンターシステムおすすめ
8. コールセンター業務をさらに効率化！関連サービスはこちら

コールセンターシステムは安価で導入できる

コールセンターシステムは、企業が顧客からの問い合わせやサポートを効率的に管理・処理するためのシステムです。電話をはじめ、メール・チャット・SNSなどを通じて顧客とのコミュニケーションを可能にします。

主な機能には、自動音声応答（IVR）・コールの自動配分・通話録音・データ分析などが備わっており、顧客管理システム（CRM）との連携が可能なものもあります。これらの機能によって顧客対応の質を向上させ、業務効率を高めることができます。

コールセンターシステムの中には、比較的安価に導入できるものもあります。システムにはクラウド型・オンプレミス型の2種類の導入形態があり、それぞれ費用相場が大きく異なります。

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クラウド型の費用相場

クラウド型は、オンライン上のサーバーへアクセスして利用するタイプのシステムです。初期費用が不要なものや、1ユーザーあたり月額数千円から利用できるプランが多く、オンプレミス型のような大規模な初期投資が必要ありません。

インターネット環境があればどこでも利用できるため、導入から短期間で運用を始められ、在宅勤務にも対応しやすいです。クラウド型の費用相場は、初期費用が無料〜数万円程度で、月額費用は1ユーザーあたり数千円〜数万円程度が一般的です。

なお、費用はシステムの規模や必要な機能によって異なり、大規模にも対応した高機能なシステムほど高額になります。

オンプレミス型の費用相場

オンプレミス型は、自社内にサーバーやITインフラを設置して運用するタイプのシステムです。自社内のネットワークでシステムを運用するため、外部からのアクセスを制限でき、セキュリティ対策を強化して情報漏洩のリスクを最小限に抑えられます。

また、自社の業務に合わせてシステムをカスタマイズできる点が大きなメリットです。既存の業務システムと容易に連携し、企業の独自要件に合わせたシステムを構築できます。

オンプレミス型の費用相場は、初期費用が数百万円〜1千万円以上で、運用保守費用として初期費用の5〜15％程度のコストが年間で発生します。初期費用から高額になる傾向があり、運用開始までの日数も必要なため、長期的な視点でコストを考慮することが大切です。

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コールセンターシステムの費用を安く抑えるためのポイント

コールセンターシステムは、安い費用で高い効果を得ることが理想ですが、そのためには自社のニーズに合った適切なシステム選びが必要不可欠です。ここでは、コールセンターシステムの費用を安く抑えるためのポイントを解説します。

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クラウド型を選ぶ

オンプレミス型は初期費用が高額なため、費用を抑えることを重視するならクラウド型がおすすめです。クラウド型はサーバーやハードウェアを購入する必要がないため、初期費用がほとんどかからず、導入時のリスクを抑えられます。

また、利用人数や機能をプランに合わせて柔軟に変更し、企業の成長や季節的な需要に応じてコストを調整できます。必要以上に設備投資するリスクを低減し、常に運用コストの最適化が可能です。

さらに、システムのメンテナンスやアップデートはサービス提供者が行うため、企業側での維持管理コストがかかりません。

利用人数や必要機能を洗い出す

一般的なコールセンターシステムは、利用者1人あたりの月額料金が設定されており、利用人数に応じて費用が変動します。また、オプション機能の追加によって新たに費用が発生する場合もあります。

システムの費用を抑えるためには、必要最低限の利用人数と機能に絞った利用が大切です。利用人数を洗い出す際は、必要なオペレーター数を把握しましょう。クラウド型であれば、繁忙期・閑散期といった利用人数の変化にも柔軟に対応できることが多いです。

必要な機能の選別においては、自社の業務フローに必要な機能をリストアップし、それ以外のオプションを追加しないようにすることで費用を抑えられます。

複数のベンダーから見積もりを取る

コールセンターシステムは、ベンダーごとに提供する機能や価格が異なります。同じ機能を提供していても、価格設定やサポート内容が違うことがあるため、複数のベンダーから見積もりを取ることで、自社に最も適したサービスを選べます。

見積もりを取る際は単に金額だけでなく、各ベンダーが提供するサービスの内容や、長期的なコストパフォーマンスも考慮して比較することが大切です。初期導入費用の安さだけでなく、月々の運用費用も考慮して総合的なコストを評価しましょう。

機能やオプションに関しては、各ベンダーが提供する基本機能と追加機能の費用を比較し、自社に必要な機能だけを選ぶことで無駄なコストを削減できます。

さらに、トラブル発生時のサポート体制や、導入後のメンテナンス費用も比較対象に含めると、安心して利用できるベンダーを選びやすいです。

顧客向けのFAQページを充実させる

コールセンターシステムに関するコストを安く抑えるには、費用対効果の高いシステムを選ぶこと以外に、オペレーター業務にかかる費用を考慮する方法もあります。特に効果的な方法として、自社の顧客向けWebサイトでFAQページを充実させることが挙げられます。

顧客がWebサイト上のFAQページで自己解決できるようになると、コールセンターへの問い合わせ件数が減少します。その結果、通話料金やオペレーターにかかる人件費の削減が可能です。

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安いコールセンターシステムを導入する際の注意点

安いコールセンターシステムの導入を検討する際は、費用だけに目を向けるのではなく、実際にそのシステムを使いこなせるかどうかも重要な比較ポイントです。

安価なシステムであっても、操作方法がわかりにくく使いこなせない状態では、期待していた費用対効果を得ることは難しくなります。そのため、導入後に必要な研修や教育も考慮することが大事です。

具体的には、無料トライアルを積極的に利用し、直感的に操作できるか確かめるのがおすすめです。また、研修や教育の際には、システムの基本操作から業務フローに沿った使い方を効率的に学べるようにしておきましょう。

自社の業務形態に合わせて選択する

コールセンターシステムを選定する際、オンプレミス型かクラウド型かといった導入形態の比較に加え、自社の業務形態に合わせた選択も大切です。

コールセンターシステムには、顧客からの問い合わせなど受電業務に特化したインバウンド型と、企業側から電話で営業を行う架電業務に特化したアウトバウンド型があります。よって、自社の業務形態がどちらに重点を置いているのかを把握しなければなりません。

また、インバウンドとアウトバウンド両方に対応できる兼用型も存在し、搭載されている機能にも違いがあるため、費用面以外でもしっかりと比較検討するのがおすすめです。

安いコールセンターシステムおすすめ13選

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アウトバウンド型

簡単操作で複数の架電方法から選べる

発信効率とアポ率を高める機能が充実

低コストで始められる

短期での導入が可能

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インバウンド型

幅広い利用スタイルに対応し安定した品質を確保

リーズナブルな価格設定で規模拡張にも対応

低コストで始められる

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工数削減につながる

短期での導入が可能

兼用型

AIの会話コーチングでオペレーターの能力を高める

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その他のコールセンターシステムの選び方

費用の安さに関わらず、一般的にコールセンターシステムを選ぶ際には、以下のようなポイントに注目するのがおすすめです。自社のオペレーター業務の性質を把握した上で、適切なシステムを選びましょう。

【重要なポイント3つ】

1. 適切なサポートを受けられるか
2. 回線数・オペレーター数を確認
3. 他ツールと連携できるか

【その他の比較ポイント】

1. 使いやすい操作性・UIか
2. セキュリティ対策は万全か

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まとめ

コールセンターシステムは、顧客からの問い合わせやサポートを効率的に管理するための重要なツールです。クラウド型とオンプレミス型の2種類があり、それぞれ特徴と費用相場が異なります。クラウド型なら初期費用が低く、迅速な導入と柔軟な運用が可能です。

システム導入では、自社のニーズに合った形態と機能を選ぶことが費用を抑えるポイントです。必要最低限の人数と機能に絞り、複数のベンダーから見積もりを取ることで、費用対効果の高いシステムを選びやすくなります。

ただし、安いシステムを選んでも操作が難しく使いこなせない場合、期待する効果を得られません。そのため、導入後の研修やサポート体制の確認も重要です。本記事を参考に、低コストで質の高いコールセンター業務を実現しましょう。

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