ワークフローを管理できる経費精算システムおすすめ10選｜選び方も解説

経費精算システムには、ワークフロー機能を備えたものや、ワークフローシステムと連携可能なものもあります。申請・承認・支払におけるミスを防止し、効率化を図りましょう。この記事では、ワークフローを管理できるおすすめの経費精算システムや選ぶ際のポイントを解説します。

目次

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1. 経費精算システムでワークフローを管理しよう
2. ワークフローを管理できる経費精算システムの種類
3. ワークフローを管理できる経費精算システムのメリット
4. ワークフローを管理できる経費精算システムのデメリット
5. ワークフローを管理できる経費精算システムの選定ポイント
6. ワークフローを管理できる経費精算システムおすすめ10選
7. その他の経費精算システムの選び方
8. まとめ

経費精算システムでワークフローを管理しよう

経費精算システムとは、経費の申請・承認・支払いを効率的に管理するためのシステムです。経費処理をデジタル化し、業務の効率化や正確性を向上させることができます。

このシステムの導入によって、手作業で行っていた紙ベースの経費申請や承認が不要になり、業務の効率が大幅に向上します。デジタル化により、入力ミスや計算ミスが減少し、正確性が向上する点もメリットです。

経費精算システムの中には、ワークフロー管理機能を搭載したものもあります。この機能は、経費の申請・承認・支払いまでの一連のプロセスを自動化します。

本記事では、ワークフローを管理できる経費精算システムを紹介し、そのメリット・選び方などについて解説します。

経費精算のワークフローとは

経費精算のワークフローとは、企業内で従業員が経費を申請し、その申請を承認・差し戻し・支払いまでの一連の流れを管理するプロセスのことです。

具体的には、最初に従業員が経費を立て替えた後、経費精算書に必要な情報を記入し、領収書などの証拠書類を添付してシステム上で申請します。申請内容は上司や管理者に送られ、内容が正しいかどうか確認されます。

ここで承認が得られると、次の段階に進みます。申請内容に不備や不明な点があれば、申請が差し戻され、修正が求められます。修正後、再度承認プロセスが行われます。承認が完了すると、経理部門が支払いを処理し、立て替えた経費が従業員に返金されます。

経費精算システムのワークフロー機能では、これらのプロセスが自動化され、処理にかかる時間を短縮できます。

ワークフローを管理できる経費精算システムの種類

ワークフロー機能を活用して経費処理を行うためには、必要な機能が統合されたシステムを選ぶか、システム間で連携する必要があります。ここでは、ワークフローを管理できる経費精算システムの種類について解説します。

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ワークフロー機能搭載の経費精算システム

経費精算の機能とワークフロー機能が一体となったシステムでは、経費申請・承認・支払いまでの一連のプロセスが1つのシステムで完結します。経費申請時に必要な情報を入力すると、承認フローが自動で設定され、スムーズに処理が進行します。

1つのシステムで完結するため、複数のシステムを別々に管理する手間が省け、運用管理が容易になります。システム間の連携が不要で、経費処理が行えるシンプルさも使いやすさに繋がります。

ワークフローシステムと連携できる経費精算システム

ワークフローシステムと連携する形で経費精算を管理するシステムは、ワークフローシステムに経費精算機能を追加して、経費精算業務を行うことができます。

ワークフローシステムとは、組織内の業務プロセスをデジタル化し、効率化するためのシステムです。これにより、購買手続き・契約書の承認などの特定の業務の進行状況を管理し、誰がどの段階で何をすべきかが明確になります。

既にワークフローシステムを導入している場合は、連携可能な経費精算システムを選ぶことで、組み合わせて経費精算業務を行えます。しかし、システムの利用にかかる費用はそれぞれで発生するため、コストの面で注意が必要です。

ワークフローを管理できる経費精算システムのメリット

システムを活用して経費処理を完結できることは、業務スピードや正確性の向上やペーパーレス化の推進など、さまざまなメリットを生み出します。ここでは、ワークフローを管理できる経費精算システムのメリットを解説します。

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申請・承認までがスピーディーになる

ワークフローを管理できる経費精算システムを使うと、申請や承認はシステム上でリアルタイムに行われます。これにより、紙・メールでのやり取りから解放され、申請書が承認者に届くまでの待ち時間も大幅に短縮されます。

また、承認者が複数いる場合でも、システムが自動で次の承認者に申請を回すため、プロセスが滞りにくくなります。進行状況の可視化により、プロセスがどこで止まっているかも簡単に確認でき、必要に応じてリマインダーを送ることも可能です。

システムによっては、スマートフォンやタブレット端末からもアクセスでき、出張中や在宅勤務でも申請・承認ができます。

このように、紙でのやりとりや物理的な場所に縛られて申請・承認を行う場合よりも、システムを活用する方がスピーディーにプロセスを進められます。

不備や抜け漏れを防止できる

経費精算システムでは、事前に設定されたルールや承認フローに従って、申請が自動的に適切な承認者に回されます。また、承認が必要な金額や種類に応じて自動的にフローが分岐するため、手間をかけずに正しいプロセスが確保されます​。

このような厳格なワークフローの設定により、手動での回覧ミスや承認漏れが起きにくくなります。

多くの経費精算システムには、申請が一定期間承認されない場合や、重要なステップが抜けている場合に自動的にアラートを出す機能が搭載されています。これにより、担当者が気づかずに申請が止まってしまう事態を防げます。

また、承認が遅れている際にもリマインダーが自動で送信されるため、業務の滞りが少なくなります。システムの中には、不正確なデータを検出するエラーチェック機能が搭載されているものもあります。​

ペーパーレス化を推進できる

経費精算システムの活用により、紙の書類を扱う必要性は低くなり、ペーパーレス化を推進できます。これは、申請から承認までのプロセスがすべてシステム上でデジタルに完結できるためです。

ペーパーレス化により、紙の申請書や領収書の印刷費用・保管スペースの確保など、書類管理にかかる時間とコストが削減されます。これまで必要だったファイリング作業や物理的な書類の管理が不要になるため、企業全体での運用コストを大幅に減らすことができます。

紙の書類は紛失や盗難のリスクがありますが、デジタルデータとして管理することで、アクセス制限やログの記録が可能となり、情報の漏洩や不正行為を防ぐことができます。

必要な権限を持つ人だけが情報にアクセスできるように制御することで、内部統制の強化にも繋がります。

ワークフローを管理できる経費精算システムのデメリット

システムの導入は便利な点が多くありますが、コストや教育の手間がかかることに注意しなければいけません。ここでは、ワークフローを管理できる経費精算システムのデメリットを解説します。

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コストが増える

経費精算システムの導入には、システムのライセンス料・セットアップ費用・カスタマイズ費用が必要になります。導入後も、毎月の利用料金・メンテナンス費用・サポート料金が発生します。

特に、高機能なシステムや大規模な企業向けのシステムでは、これらの費用が高額になる傾向があります。システムの拡張や機能追加が必要になった場合、そのための費用も増えます。

このようなコストを削減するためには、必要な機能に絞って過剰なコストを避けることや、クラウド型のシステムを利用するなどの方法が考えられます。

システムの導入と運用には、初期費用と継続的な費用がかかるため、事前にそのシステムがどの程度業務効率化に寄与するかを明確にした上で導入を検討することが大切です。

使い方の周知に手間がかかる

新しいシステムを導入すると、全社員にその使い方を教える必要があります。特に、経費精算のワークフローが複雑な場合や、システムが高機能である場合には、操作に慣れるまで時間がかかります。そのため、社内での研修やトレーニングの実施が不可欠です。

また、慣れ親しんだ方法から新しい方法への移行には抵抗感があり、特に電子化に不慣れな社員への教育には時間がかかることがあります。

対策として、システム導入を一度に展開するのではなく、特定の部署やチームでパイロット導入を行い、そこで得たフィードバックをもとに全社展開を進める方法が有効です。段階的に導入と教育を進めることで、効果を確認しつつ導入の手間を分散できます。

さらに、システム提供会社のサポートサービスも活用すると、担当者の負担の軽減に繋がります。例えば、オンライン研修やサポートデスクの利用により、社員への教育やトラブル対応を円滑に進めることができます。

ワークフローを管理できる経費精算システムの選定ポイント

システム導入の効果を高めるためには、選定の際に自社に適したシステムであるか確認することが重要です。ここでは、ワークフローを管理できる経費精算システムの選定ポイントを解説します。

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自社に合ったワークフローを設定できるか

経費精算システムを導入する際、企業ごとに異なる承認フローや経費処理のルールに対応できるシステムを選ぶことが求められます。

例えば、通常とは異なる承認フローとして複数承認・条件分岐承認・代理承認などが挙げられます。複数承認では、1つの申請に対して複数の承認者が必要な場合、そのフローをシステム上で設定できることが重要です。

また、条件分岐承認が可能だと、金額や申請内容に応じて、承認者やフローを自動で変えることができます。承認者が不在の場合に、代理承認が可能かどうかも確認しておきたいポイントです。

さらに、会計ソフトと連携できれば、二重入力の手間やミスを防ぎ、経理業務全体を効率化できます。経費精算システムで処理したデータが、自動的に会計ソフトに反映される機能を持つシステムが便利で、仕訳データの自動生成が可能になります。

自社に合った申請フォーマットを設定できるか

企業ごとに異なる経費精算のルールや手続きをシステムに適応させるには、申請フォーマットの柔軟性が不可欠です。

そのためには、経費精算システムが企業固有の申請項目や承認ルートを自由に設定できることを確認しましょう。例えば、経費の種類ごとに特定の情報（プロジェクト名、取引先名など）を入力する必要がある場合、その項目を追加・変更できるかが重要です。

既存の申請フォーマットがある場合、それをそのままシステムに反映できるかどうかも確認しましょう。一部のシステムでは、既存のExcelやWordで作成されたフォーマットをそのまま使用できる機能を提供しています。

誰でも簡単に操作できるか

経費精算システムは、経理担当者だけでなく、申請者や承認者など多くの社員が利用します。そのため、操作が簡単でないと、全員が使いこなせるまでに時間がかかり、システム導入の効果が減少します。

特に、日常的にITツールに慣れていない社員が多い場合、直感的に使えるシステムを選ぶことが重要です​。システムを選ぶ際には、申請や承認がボタン1つで完了できるか、必要な情報が簡単に見つけられるかに加え、レスポンスの速さを確認することが推奨されます。

モバイルでも申請・承認できるか

モバイルでも申請・承認が可能なシステムであれば、外出先や出張中など場所にとらわれずに作業できます。これにより、承認待ちが発生しにくくなり、業務が円滑に進むため、全体の業務効率が向上します​。

また、テレワーク環境の強化や緊急の経費処理への対応など、さまざまな利点に繋がります。システムを選定する際には、スマートフォンやタブレットから簡単にアクセスできるかどうか、無料トライアルなどで実際に試すことをおすすめします。

ワークフローを管理できる経費精算システムおすすめ10選

その他の経費精算システムの選び方

経費精算システムを選ぶ際には、ワークフロー以外にも以下のポイントに注目することがおすすめです。自社の規模や予算、電子帳簿保存法への対応、セキュリティ面、サポート面など、さまざまな観点から適切なシステムを選びましょう。

【重要なポイント3つ】

1. 自社の規模と予算に合っているか
2. 必要とする機能が搭載されているか
3. 電子帳簿保存法に対応しているか

【その他の比較ポイント】

1. セキュリティは万全か
2. 他言語や外貨に対応しているか
3. サポート体制は充実しているか
4. お試し期間があるか

まとめ

経費精算システムは、経費申請・承認・支払いを効率的に管理するためのツールで、業務の正確性とスピードを向上させます。特にワークフロー機能を搭載していれば、経費処理の一連のプロセスを自動化し、経費処理のプロセスをスムーズに進めることができます。

このシステムは、紙ベースの手作業によるミスを減らし、ペーパーレス化を促進するなど、業務効率化に貢献します。ただし、導入には費用がかかり、全社員への使い方の周知やトレーニングが必要になることも考慮する必要があります。

システムの選定では、企業のニーズに合ったワークフロー設定の柔軟性や、モバイル対応の有無などを確認することが重要です。本記事の内容を参考に、スムーズで正確な経費精算業務を実現しましょう。