ワークフローを管理できる経費精算システムおすすめ10選を徹底比較！選び方も

経費精算システムには、ワークフロー機能を備えたものや、ワークフローシステムと連携可能なものもあります。申請・承認・支払におけるミスを防止し、効率化を図りましょう。この記事では、ワークフローを管理できるおすすめの経費精算システムや選ぶ際のポイントを解説します。

目次

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1. 経費精算システムでワークフローを管理しよう
2. ワークフローを管理できる経費精算システムおすすめ10選
3. 【比較表】ワークフローを管理できるおすすめの経費精算システム
4. ワークフローを管理できる経費精算システムの種類
5. ワークフローを管理できる経費精算システムのメリット
6. 経費精算システムを選ぶ5つのポイント
7. 経費精算システムの導入で使える補助金
8. 経費精算システム導入企業社数ランキングTOP3
9. 経費精算業務を効率化！関連サービスはこちら

経費精算システムでワークフローを管理しよう

経費精算システムとは、経費の申請・承認・支払いを効率的に管理するためのシステムです。経費処理をデジタル化し、業務の効率化や正確性を向上させることができます。

このシステムの導入によって、手作業で行っていた紙ベースの経費申請や承認が不要になり、業務の効率が大幅に向上します。デジタル化により、入力ミスや計算ミスが減少し、正確性が向上する点もメリットです。

経費精算システムの中には、ワークフロー管理機能を搭載したものもあります。この機能は、経費の申請・承認・支払いまでの一連のプロセスを自動化します。

本記事では、ワークフローを管理できる経費精算システムを紹介し、そのメリット・選び方などについて解説します。

経費精算のワークフローとは

経費精算のワークフローとは、企業内で従業員が経費を申請し、その申請を承認・差し戻し・支払いまでの一連の流れを管理するプロセスのことです。

具体的には、最初に従業員が経費を立て替えた後、経費精算書に必要な情報を記入し、領収書などの証拠書類を添付してシステム上で申請します。申請内容は上司や管理者に送られ、内容が正しいかどうか確認されます。

ここで承認が得られると、次の段階に進みます。申請内容に不備や不明な点があれば、申請が差し戻され、修正が求められます。修正後、再度承認プロセスが行われます。承認が完了すると、経理部門が支払いを処理し、立て替えた経費が従業員に返金されます。

経費精算システムのワークフロー機能では、これらのプロセスが自動化され、処理にかかる時間を短縮できます。

ワークフローを管理できる経費精算システムおすすめ10選

ここでは数ある経費精算システムを厳選し判明した、ワークフローを管理できる経費精算システムおすすめ10選を紹介します。資料請求と合わせて自社にあった最適なサービスを選びましょう。

【比較表】ワークフローを管理できるおすすめの経費精算システム

ワークフローを管理できる経費精算システムの種類

ワークフロー機能を活用して経費処理を行うためには、必要な機能が統合されたシステムを選ぶか、システム間で連携する必要があります。ここでは、ワークフローを管理できる経費精算システムの種類について解説します。

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ワークフロー機能搭載の経費精算システム

経費精算の機能とワークフロー機能が一体となったシステムでは、経費申請・承認・支払いまでの一連のプロセスが1つのシステムで完結します。経費申請時に必要な情報を入力すると、承認フローが自動で設定され、スムーズに処理が進行します。

1つのシステムで完結するため、複数のシステムを別々に管理する手間が省け、運用管理が容易になります。システム間の連携が不要で、経費処理が行えるシンプルさも使いやすさに繋がります。

ワークフローシステムと連携できる経費精算システム

ワークフローシステムと連携する形で経費精算を管理するシステムは、ワークフローシステムに経費精算機能を追加して、経費精算業務を行うことができます。

ワークフローシステムとは、組織内の業務プロセスをデジタル化し、効率化するためのシステムです。これにより、購買手続き・契約書の承認などの特定の業務の進行状況を管理し、誰がどの段階で何をすべきかが明確になります。

既にワークフローシステムを導入している場合は、連携可能な経費精算システムを選ぶことで、組み合わせて経費精算業務を行えます。しかし、システムの利用にかかる費用はそれぞれで発生するため、コストの面で注意が必要です。

ワークフローを管理できる経費精算システムのメリット

システムを活用して経費処理を完結できることは、業務スピードや正確性の向上やペーパーレス化の推進など、さまざまなメリットを生み出します。ここでは、ワークフローを管理できる経費精算システムのメリットを解説します。

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申請・承認までがスピーディーになる

ワークフローを管理できる経費精算システムを使うと、申請や承認はシステム上でリアルタイムに行われます。これにより、紙・メールでのやり取りから解放され、申請書が承認者に届くまでの待ち時間も大幅に短縮されます。

また、承認者が複数いる場合でも、システムが自動で次の承認者に申請を回すため、プロセスが滞りにくくなります。進行状況の可視化により、プロセスがどこで止まっているかも簡単に確認でき、必要に応じてリマインダーを送ることも可能です。

システムによっては、スマートフォンやタブレット端末からもアクセスでき、出張中や在宅勤務でも申請・承認ができます。

このように、紙でのやりとりや物理的な場所に縛られて申請・承認を行う場合よりも、システムを活用する方がスピーディーにプロセスを進められます。

不備や抜け漏れを防止できる

経費精算システムでは、事前に設定されたルールや承認フローに従って、申請が自動的に適切な承認者に回されます。また、承認が必要な金額や種類に応じて自動的にフローが分岐するため、手間をかけずに正しいプロセスが確保されます​。

このような厳格なワークフローの設定により、手動での回覧ミスや承認漏れが起きにくくなります。

多くの経費精算システムには、申請が一定期間承認されない場合や、重要なステップが抜けている場合に自動的にアラートを出す機能が搭載されています。これにより、担当者が気づかずに申請が止まってしまう事態を防げます。

また、承認が遅れている際にもリマインダーが自動で送信されるため、業務の滞りが少なくなります。システムの中には、不正確なデータを検出するエラーチェック機能が搭載されているものもあります。​

ペーパーレス化を推進できる

経費精算システムの活用により、紙の書類を扱う必要性は低くなり、ペーパーレス化を推進できます。これは、申請から承認までのプロセスがすべてシステム上でデジタルに完結できるためです。

ペーパーレス化により、紙の申請書や領収書の印刷費用・保管スペースの確保など、書類管理にかかる時間とコストが削減されます。これまで必要だったファイリング作業や物理的な書類の管理が不要になるため、企業全体での運用コストを大幅に減らすことができます。

紙の書類は紛失や盗難のリスクがありますが、デジタルデータとして管理することで、アクセス制限やログの記録が可能となり、情報の漏洩や不正行為を防ぐことができます。

必要な権限を持つ人だけが情報にアクセスできるように制御することで、内部統制の強化にも繋がります。

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ワークフローを管理できる経費精算システムのデメリット

システムの導入は便利な点が多くありますが、コストや教育の手間がかかることに注意しなければいけません。ここでは、ワークフローを管理できる経費精算システムのデメリットを解説します。

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コストが増える

経費精算システムの導入には、システムのライセンス料・セットアップ費用・カスタマイズ費用が必要になります。導入後も、毎月の利用料金・メンテナンス費用・サポート料金が発生します。

特に、高機能なシステムや大規模な企業向けのシステムでは、これらの費用が高額になる傾向があります。システムの拡張や機能追加が必要になった場合、そのための費用も増えます。

このようなコストを削減するためには、必要な機能に絞って過剰なコストを避けることや、クラウド型のシステムを利用するなどの方法が考えられます。

システムの導入と運用には、初期費用と継続的な費用がかかるため、事前にそのシステムがどの程度業務効率化に寄与するかを明確にした上で導入を検討することが大切です。

使い方の周知に手間がかかる

新しいシステムを導入すると、全社員にその使い方を教える必要があります。特に、経費精算のワークフローが複雑な場合や、システムが高機能である場合には、操作に慣れるまで時間がかかります。そのため、社内での研修やトレーニングの実施が不可欠です。

また、慣れ親しんだ方法から新しい方法への移行には抵抗感があり、特に電子化に不慣れな社員への教育には時間がかかることがあります。

対策として、システム導入を一度に展開するのではなく、特定の部署やチームでパイロット導入を行い、そこで得たフィードバックをもとに全社展開を進める方法が有効です。段階的に導入と教育を進めることで、効果を確認しつつ導入の手間を分散できます。

さらに、システム提供会社のサポートサービスも活用すると、担当者の負担の軽減に繋がります。例えば、オンライン研修やサポートデスクの利用により、社員への教育やトラブル対応を円滑に進めることができます。

経費精算システムの基本機能

経費精算システムの大きな導入目的は経費精算業務の効率化ですが、それを実現するには自社に合った機能を使うことが大切です。企業によって経費の種類や業務フローは異なるため、必要とする機能もそれぞれ違います。

入力補助機能

自社の経費の種類や支払い方法とマッチした入力補助機能を使えば、経費入力を効率的かつ正確に行うことができます。次のような機能が入力補助機能の例です。

領収書のOCR読み取り	領収書を撮影するだけで自動でデータ入力できる
乗り換えサービス連携	出発駅と到着駅を選ぶだけで交通費を自動算出できる
交通系ICカード連携	ICカードから交通費明細を取得し申請できる
法人クレジットカード連携	利用明細を自動で取込み申請できる
プリペイドカード連携	利用明細を自動で取込み申請できる
スマホ決済アプリ連携	利用履歴を自動で取込み申請できる
代理入力	他の担当者が申請・承認作業を行える
外貨レート換算	海外の通貨を日本円または他の通貨に変換できる

「交通機関の利用や出張が多く交通費・旅費の精算を効率的に行いたい」「法人カードとカード連携を行いたい」「スマホの決済アプリと連携したい」など、企業によってニーズが異なるため、適切なものを選びましょう。

申請・承認機能

経費精算システムには経費の申請から承認までのワークフローをスムーズに行える機能を搭載しています。スマホ対応の経費精算システムであれば、時間や場所を問わずいつでも経費精算業務が可能です。

承認フローの自動分岐	金額や経費の種類など申請内容に応じて 承認ルートを自動で変更できる
規律違反チェック	Webブラウザやスマホアプリから 手軽に経費申請・承認ができる
アラート・通知機能	承認・差し戻しなど進捗に合わせて 自動で通知
コメント機能	申請・差し戻し時にコメントを表示

経理担当者の負担軽減機能

勘定科目ごとの自動仕訳機能やFBの作成、会計ソフトとの連携機能など、経費精算システムには経理担当者の負担を軽減する機能も備わっています。

自動仕訳	仕訳データの自動生成
FBデータの作成	FBデータの自動生成
会計ソフト連携	CSV・API・シリーズ連携

ペーパーレス化機能

書類や領収書の管理、承認プロセスをデジタル化することで、手間を省き、コストや環境負荷を削減する目的で導入されます。

申請から承認・保存・分析まで、経費精算のプロセスをデジタル化することで、経費業務を大幅に効率化できます。また紙を使わないことで、コスト削減や環境負荷の軽減にも貢献します。

領収書の電子保存	領収書や請求書をアップロードし 書類をデータで保存・管理
クラウドベース保存	経費精算データや領収書をクラウド上で保存し、 日付やフリーワード検索から 簡単にデータを引き出せる

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経費精算システムを選ぶ5つのポイント

経費精算システムを選ぶ際には、まず勤怠システム導入に対する効果や解決したい自社の課題を明確にしてからシステムを選びましょう。

前提｜経費精算に関する自社の課題を明確にする

経費精算システムを導入する際にはまず、経費精算に関する自社の課題を整理しましょう。

一口に経費精算システムと言っても「機能の柔軟性」や「連携できるシステム」「サポート体制」などが各社の製品で異なります。そのため自社の経費精算に関する課題を整理することで、必然的に必要な経費精算システムの特徴が見えてきます。

課題に合わせて機能を確認

経費精算には一般経費や交通費・出張費・交際費などさまざまな種類があります。その中で「どの経費の利用頻度が高いのか」「どこを改善したいのか」を明確にし、それらの課題を解決してくれる機能が備わっているシステムを選びましょう。

例えば「交通費精算の手間を減らしたい」「請求書の支払い処理や立替業務を楽にしたい」といった具体的なニーズに対応できるシステムや機能で選ぶことが必要です。

自社の承認フローに適しているか

上長による承認や経費担当者による二重チェック、部署ごとのフローなど企業によって経費精算の承認フローは異なります。

そのため、承認の順番や権限、承認者の通知方法などをシステム内で簡単に設定できるか、またフローの変更や、追加が容易かどうかも選定のポイントです。自社の承認フローに柔軟に対応できるシステムを選ぶことで、スムーズな経費精算が実現できます。

既存のシステムと連携できるか

経費精算は給与計算システムや労務管理システムと連携させることで、更なる効率化に繋がります。API連携なのかCSVを読み込ませるのか、システムによって連携方法は異なりますが、なるべく加工せずに連携できるものを選びましょう。

また既に導入している給与計算システムや労務管理システムがあれば、それらと同じシリーズの経費精算システムがおすすめです。共通のインターフェースでさまざまな業務に対応でき、バックオフィス全体の効率化にも繋がります。

導入・運用費用は自社に見合っているか

経費精算システムの費用相場はシステムのタイプによって異なります。以下では、初期費用や運用費用など導入にかかる費用相場をタイプ別に紹介します。

オンプレミス型の場合

オンプレミス型の初期費用は、数十万円〜数百万円程度とかなり高額です。イチからシステムを開発しなければならないため、人件費もかかります。運用費も数十万円程度ですが、クラウド型と違いオンプレミス型は、従業員数に関わらず運用費用は一定なため、使用する人数によっては高額とならない場合もあります。

オンプレミス型の多くは買い切りため、システム利用に関する料金はかかりません。しかし、あくまでもシステムを利用するための料金がかからないだけで、運用にはコストがかかります。費用対効果を加味しながら、導入を検討しましょう。

クラウド型の場合

クラウド型の初期費用は、0～数十万円程度です。オンプレミス型よりも安い費用で、中には初期費用をかけずに利用できるシステムもあり、予算を抑えたい企業に向いています。しかしクラウド型は、従業員の数に応じて運用費用が決まる従量料金制のため、長期の運用によっては費用が高額になる場合もあります。

またシステムによっては、欲しい機能がオプション機能になっている場合があります。追加料金のかからない基本機能でどこまで経費業務がカバーできるか、システムによって削減できるコストや費用対効果も考えてシステムを選びましょう。

十分なサポート体制があるか

不具合やもしものトラブルに備えてサポート体制を確認しておきましょう。特に初めて経費精算システムを導入する企業や、知見のある人が社内にいない企業は、サポートの有無がスムーズな導入・運用に影響します。

サポート体制の充実度はベンダーごとに異なります。導入やワークフローの設定、他システムとの連携まで手厚くサポートしてくれる場合もあれば、メールやチャットによる簡単な対応のみの場合もあります。どのようなサポートが受けられるのか事前に確認しましょう。

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経費精算システムのその他の選び方

ここでは「経費精算システムを選ぶ5つのポイント」では紹介しきれなかった、経費精算システムのその他の選ぶ方について解説します。

提供形態で選ぶ

経費精算システムの形態は大きく分けて「クラウド型」と「オンプレミス型」の2種類です。クラウド型はインターネットを介して利用するタイプ、オンプレミス型は自社のサーバを使って利用するタイプです。

クラウド型は初期費用は抑えられますが、従業員数や利用頻度に応じた月額料金がかかります。一方でオンプレミス型は、初期費用は高額なもののカスタマイズ性が高く、システムの運用費用はそれほどかからないのが特徴です。

一般的に、従業員数が多く経費の申請フローが複雑な大企業はオンプレミス型、従業員数や予算が比較的少ない中小企業はクラウド型が向いているとされています。しかし、最近は大企業向けのクラウド型システムも多く、利用が広まっています。プランの内容をよく確認することが大切です。

企業規模で選ぶ

経費精算システムのサービス内容やプランは幅広く、自社の企業規模より必要以上の機能を搭載しているシステムを導入すると、無駄なコストが発生する場合があります。そのためにはまず自社の規模に見合ったサービス・プランに絞り込むことが大切です。

従業員の多い大企業や複雑な社内規定がある場合には、「大企業向け」の経費精算システムがおすすめです。大企業向けのシステムは、カスタマイズ性に長けており、複雑な承認フローにも柔軟に対応することができます。

中小企業や従業員が比較的少ない企業であれば、「中小企業向け」の経費精算システムがおすすめです。中小企業向けのシステムは、経費精算に必要な機能をシンプルかつ、リーズナブルな価格で利用することができます。

電子帳簿保存法への対応可否で選ぶ

経費精算システムを選ぶ際は、電子帳簿保存法（電帳法）に対応しているかも確認しましょう。電帳法は、国税関係の帳簿や書類を電子データで保存することを認める法律です。情報化・ペーパーレス化の流れを受け、2024年からは電子取引を行った際のデータはオンラインで保管することが義務化されます。

電子帳簿保存法にどこまで対応しているかは製品によって異なります。JIIMA（日本文書情報マネジメント協会）の認証を受けているかが、対応の有無を判断する1つの目安となるでしょう。

2023年10月から開始したインボイス制度では、領収書に「適格請求書発行事業者」を示す登録番号が記載されます。この登録番号の有無によって仕訳区分を変更する際、システムがインボイスに対応していなければ、仕訳区分の手直しが別途発生します。経理担当者の負担を増やさないためにも、電子帳簿保存法・インボイスに対応したシステムなのか確認が必要です。

参考：電子帳簿保存法の概要｜国税庁

参考：JIIMA認証情報リスト｜国税庁

まずはお試し無料トライアル！

一度導入した経費精算システムを変更する場合、従業員への周知や業務フローの変更など多くの労力がかかります。慎重に導入を進めたいなら、実際のシステムをお試しで利用できる無料トライアルがおすすめです。

無料トライアルの期間はシステムによって異なりますが、1ヶ月や2ヶ月などのものを選ぶと月次の処理を一通り体験できます。トライアル期間の長さにも注目して選んでみましょう。

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経費精算システムの導入手順

経費精算システムを導入する際には以下のような大まかな手順を踏み、それぞれの工程で見逃した点がないように導入手順を進めましょう。

1.自社の課題を洗い出す

経費精算システム選びでは、自社が必要とする機能が備わっているかが重要な比較ポイントですが、「自社が必要とする機能とは一体何か」を明確にするために、まずは経費精算業務における課題の洗い出しを行います。

課題を洗い出すことで、解決の優先度やシステム導入で実現したいこと、つまり導入の目的が見えてきます。欲しい機能に優先順位をつけてシステムの比較を行いましょう。

2.費用対効果を見極める

経費精算システムの導入・運用にはコストがかかります。初期費用やランニングコストの見積もりを出し、運用のシミュレーションを行いましょう。システム導入により発生するコストと、業務効率化で削減できるコストや生産性の向上度を見比べて、効果が見込めるシステムを選びます。

3.テスト運用で導入を判断する

利用したいシステムが選定できたらお試し期間を活用してテスト運用を行い、本導入の判断のために次のような点を確認しましょう。

1. 予定通り運用できるか
2. 操作性や使い勝手は良いか
3. 実際に業務効率化は実現できているか

従業員の感想や意見も集めて社内評価を行い、利用するプランや機能についても改めて検討するのがおすすめです。

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経費精算システムの導入で使える補助金

小規模法人や中小企業の場合、経費精算システムを導入する際に国からの補助金・助成金の支援を受けることができます。導入の際に合わせて確認しておきましょう。

IT導入補助金

IT導入補助金は、ITツールを導入する中小企業・小規模事業者支援のために中小企業庁が行う補助金制度です。補助金にはソフトウェアの種類や目的によって大きく5種類に分かれており、経費精算システムの導入は「通常枠」または「インボイス枠（インボイス対応類型）」になります。

通常枠の補助額はソフトのプロセス数により異なり、最低5万円から最大450万円までで、補助率は1/2以内です。また「インボイス対応類型」の補助額は50万以下から最大350万円までで、補助率は3/4以内、4/5以内、2/3以内と変わります。

参考：IT導入補助金2024

経費精算システム導入企業社数ランキングTOP3

経費精算システムの中で導入企業社数の多いものをランキングにしました。第1位は、18,000社以上の導入実績がある楽楽精算です。多くのランキングで1位を獲得しており、電子契約サービス市場において、非常に高い知名度を誇っています。第2位は、マネーフォワードクラウド経費とジョブカン経費精算です。マネーフォワードクラウド経費は、経費精算システムでは4,000社、シリーズ累計では10万社を超える実績があります。ジョブカン経費精算は。経費精算システムでは、4,000社、シリーズ累計では20万社を超える実績があります。

多くの導入実績や導入事例があれば、安心して利用することができますよね。ぜひ経費精算システム選びにご活用ください！

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まとめ

経費精算システムは、経費申請・承認・支払いを効率的に管理するためのツールで、業務の正確性とスピードを向上させます。特にワークフロー機能を搭載していれば、経費処理の一連のプロセスを自動化し、経費処理のプロセスをスムーズに進めることができます。

このシステムは、紙ベースの手作業によるミスを減らし、ペーパーレス化を促進するなど、業務効率化に貢献します。ただし、導入には費用がかかり、全社員への使い方の周知やトレーニングが必要になることも考慮する必要があります。

システムの選定では、企業のニーズに合ったワークフロー設定の柔軟性や、モバイル対応の有無などを確認することが重要です。本記事の内容を参考に、スムーズで正確な経費精算業務を実現しましょう。

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