工数管理ができる勤怠管理システムおすすめ10選｜選び方も解説

勤怠管理システムには、工数管理の機能が備わったものもあります。勤怠管理と工数管理を一元化することで、より正確な原価管理や業務の改善につながります。この記事では、工数管理ができるおすすめの勤怠管理システムや選ぶ際のポイントなどを解説します。

目次

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1. 勤怠と工数を一括管理しよう
2. 工数管理ができる勤怠管理システムのメリット
3. 工数管理ができる勤怠管理システムを選ぶ際のポイント
4. 工数管理ツールと連携できる勤怠管理システムもある
5. 工数管理ができる勤怠管理システムおすすめ10選
6. 【比較表】おすすめの工数管理ができる勤怠管理システム
7. その他の勤怠管理システムの選び方
8. まとめ

勤怠と工数を一括管理しよう

勤怠管理システムとは、従業員の勤務時間や出勤状況を効率的に管理するためのシステムです。出退勤の記録や労働時間の集計などを自動化でき、正確で効率的な勤怠管理が可能になります。

正確性の向上により、労働基準法に基づく適切な労務管理ができることに加え、残業や有給休暇の管理における労務リスクを軽減できるメリットがあります。また、集計の自動化を始め、作業を効率化するさまざまな機能を備えています。

勤怠管理システムの中には、工数管理機能を備えたものもあります。工数管理とは、特定のプロジェクトやタスクに対して、従業員がどれだけの時間を費やしたかを記録・管理することです。プロジェクト管理の一環として行われます。

本記事では、工数管理ができる勤怠管理システムを紹介し、そのメリットや選び方について解説します。

工数管理ができる勤怠管理システムのメリット

工数管理は、プロジェクトの進捗やコストの適正化を図る上で重要です。そのための機能が勤怠管理システムと統合されていることで、さまざまなメリットを生み出します。ここでは、工数管理ができる勤怠管理システムのメリットを解説します。

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より正確な原価管理が可能になる

従業員の勤怠情報と工数情報を同一システムに入力できると、各プロジェクトやタスクにかかった正確な労働時間を把握できます。

例えば、プロジェクトに投入された工数をもとに人件費を算出することで、リアルタイムでのコスト管理が可能になります。これにより、原価が実際の計画からどれだけズレているかを早期に発見することができます。

これは、無駄な工数やリソースの配分を最適化する際に役立ち、赤字プロジェクトの防止と収益性向上に繋がります。

プロジェクトの分析・改善が容易になる

工数管理機能では、各プロジェクトにおいて誰がどのタスクにどれだけの時間を費やしているかが詳細に記録されます。これらの情報は視覚的に表示されるため、プロジェクト全体の進捗状況や各メンバーの作業負担が一目で把握できます。

工数データを可視化できると、プロジェクトの進行状況やリソース配分のバランスを分析することが容易になります。

例えば、予定工数と実績工数を比較することで、計画通りに進んでいるか、またはどの部分で遅れが生じているかを確認できます。問題が発生した場合でもリスクが広がる前に対策を講じることができ、無駄なコストの削減や作業効率の向上に繋がります。

さらに、これらのデータを活用することで、次のプロジェクト計画の精度も向上します。過去のデータを分析して、どのタスクに時間がかかったか、どの部分で予想よりも早く進んだかを把握することで、より現実的で効率的なスケジュールを立てやすくなります。

労務リスクを低減できる

勤怠管理と工数管理を一元化できると、従業員の労働時間が適切かどうかをリアルタイムで正確に把握しやすくなります。そのため、過剰な労働時間や長時間残業などの問題を早期に発見し、対応することができます。

長時間労働を自動で検出し、アラートを出す機能がある場合は、より迅速な対応が可能です。これらのメリットは、従業員の健康を守るだけでなく、企業が労働基準法に違反するリスクを減らすことにも繋がります。​

従業員の意識向上に繋がる

システムによって、従業員が自分の労働時間と実際の作業内容をリアルタイムに把握できると、どの業務にどれだけ時間を費やしているかが明確になります。

この可視化によって、自身の働き方を客観的に見直すきっかけが生まれ、無駄な時間を減らし、より効率的に働く意識が高まります。

自分の作業の成果や進捗が確認できることは、従業員の達成感ややりがいにも繋がります。自身の業務パフォーマンスを把握できることで、自己管理能力の向上にも期待できます。

コストを削減できる

勤怠管理と工数管理を一元化したシステムの導入は、それらを別々のシステムとして導入するよりもコストを大幅に削減できます。勤怠管理システムと工数管理ツールを別々に導入すると、システムの導入や維持にかかるコストがそれぞれ発生します。

これには、システムの導入費用・ライセンス費用・メンテナンス費用・システム管理の手間が含まれます。さらに、複数のシステムを管理するために、社員がそれぞれのシステムの操作を覚える必要があり、管理業務が煩雑になる可能性があります。

しかし、勤怠管理と工数管理が統合されたシステムなら、これらのコストを抑えることができ、システム間のデータ連携や重複した作業も不要になります。システム導入に必要な費用だけではなく、人件費や運用費用も抑えられ、企業全体の効率化が進みます。

工数管理ができる勤怠管理システムを選ぶ際のポイント

工数管理と勤怠管理の統合は、業務効率化に寄与するものですが、システム選定時には自社の勤務形態・従業員のニーズ・業務の特性などを考慮することが大切です。ここでは、工数管理ができる勤怠管理システムを選ぶ際のポイントについて解説します。

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自社に合った勤怠管理ができるか

工数管理ができる勤怠管理システムを選ぶ際には、自社の勤怠管理のニーズに合ったシステムを選ぶことが重要です。特にフレックスタイム制度やリモートワークなど、柔軟な勤務形態を採用している場合、システムの柔軟性と正確性が求められます。

さまざまな勤務形態に対し、画一的な勤怠管理しかできない場合、データの正確性が低下するリスクがあります。勤怠情報が不正確であれば、工数データとの整合性が取れず、プロジェクトのコスト計算や進捗管理に誤りが生じやすくなります。

そのため、選定の際にはシステムが従業員の出退勤をさまざまな方法で記録できるか、異なる勤務パターンのデータを正確に管理できるかを確認する必要があります。複数の出勤パターンの設定やカスタマイズができると、勤怠管理の柔軟性が増します。

工数入力は簡単か

工数管理機能においては、従業員にとって簡単に工数入力できることが理想的です。工数の入力が難しかったり手間がかかったりすると、ミスや入力を怠ることが増えて、正確な工数データが得られなくなるリスクがあります。

システムを選ぶ際には、工数入力を簡単に行えるインターフェース、スライダーやプルダウンメニューなどによる直感的な操作が確認のポイントとなります。これらは、入力の負担を減らし、工数を正確に記録する習慣化に繋がります。

多くの従業員がデスクにいない時間が長くなる現代の働き方では、スマートフォンから工数入力できるとより便利です。スマホ対応の勤怠管理システムであれば、出先や移動中でも手軽に入力が可能となり、タイムリーに工数データを記録できます。

勤怠時間と工数を整合させやすいか

勤怠管理システムの中には、従業員が入力した勤務時間と工数を自動で照合する機能を備えたものがあります。

この機能は、労働時間とプロジェクトごとの工数が一致しているかを確認し、不整合があればシステムが自動的に修正するか、ユーザーに警告（アラート機能）を出します。これにより、手動での確認作業が減り、ミスの発生を防げます​。

システム選定時には、これらの機能について無料トライアルやデモを利用して実際に操作してみることをおすすめします。トライアルでは、システムが自社の業務フローに合っているか、または従業員が使いやすいかどうかについても確認できます。

工数データを出力できるか

集計した工数データの出力は、プロジェクトごとの作業時間やリソースの使用状況の詳細な分析に役立ちます。特に、経営層やプロジェクトマネージャーが適切な意思決定を行う際に、業務の進捗や効率性を把握しやすくなります。

また、出力したデータは、社内の報告書やクライアントへのレポートとしても利用できます。さらに、CSVやExcel形式で出力できると、他のツールやソフトウェアとのデータ連携がスムーズに行えます。

これらの用途やメリットから、工数データを出力できるシステムを選ぶことが推奨されます。選定時には、出力形式・カスタマイズの自由度・出力データの項目選択が可能かどうかについて確認するのがおすすめです。

工数管理機能は標準搭載かオプションか

工数管理が行える勤怠管理システムはいくつもありますが、工数管理機能が標準搭載されているものとオプションとして提供されているものに分かれます。

オプションとして工数管理機能を追加する場合、基本料金に加えてオプション料金もかかります。そのため、基本料金と合わせた総額でコストをシミュレーションする必要があります。

一般的に、工数管理機能が標準搭載の勤怠管理システムは、その他の機能も充実している傾向があり、大企業などにも対応できるだけの仕様になっています。一方、オプションで提供されているシステムは小規模〜中規模企業向けのものも多いです。

工数管理ツールと連携できる勤怠管理システムもある

工数管理が組み込まれた勤怠管理システムには、上述のようなさまざまなメリットがありますが、多くの企業では、既に導入済みの工数管理ツールが存在するケースがあります。こうした場合、既存の工数管理ツールと連携できる勤怠管理システムを選ぶ方法もあります。

連携可能なシステムを選ぶことで、データの二重入力の回避・正確性と業務効率の向上などのメリットを得られます。しかし、導入・運用にかかる費用は、各システムで発生するため、工数管理と勤怠管理が統合された1つのシステムに導入し直す選択肢もあります。

どちらが良いかは条件によって異なるため、自社のニーズ・予算・設備やネットワーク環境など、さまざまな観点から総合的に判断しましょう。

工数管理ができる勤怠管理システムおすすめ10選

【比較表】おすすめの工数管理ができる勤怠管理システム

その他の勤怠管理システムの選び方

工数管理との統合・連携を問わず、勤怠管理システムを選ぶには、以下のポイントにも注目することがおすすめです。勤怠管理を行う上で、自社の規模や業種に適しており、業務を効率的に行えるシステムを選ぶことが重要です。

【重要なポイント3つ】

1. 自社の業種や企業規模と合っているか
2. 自社に最適な打刻方法か
3. 法改正に対応しているか

【その他の比較ポイント】

1. 複数言語に対応しているか
2. 料金体系を確認
3. サポート体制が充実しているか

まとめ

工数管理ができる勤怠管理システムは、従業員の労働時間を正確に管理するだけでなく、各プロジェクトやタスクに費やされた時間も一元管理できます。これにより、正確な原価管理が可能となり、プロジェクトの進捗やリソースの利用状況を把握しやすくなります。

また、勤怠管理と工数管理を一元化することで、長時間労働のリスクを軽減し、従業員の健康管理と企業のコンプライアンスを強化できます。さらに、工数管理を通じて従業員が自身の作業内容を可視化できるため、効率的な働き方への意識が高まります。

システム選定時には、自社の勤務形態に適した柔軟性・工数入力のしやすさ、データの整合性の確認機能などを確認することが大切です。本記事の内容を参考に、効率的な工数管理と勤怠管理を実現しましょう。