ワークフロー機能搭載のSFAツール9選｜機能やメリットを解説

確認したい顧客情報がすぐに見つからない、上手な意思疎通が行えない、担当者が不在で承認に時間がかかるなど、顧客情報管理で悩みを抱える企業には、ワークフロー機能搭載のSFAがおすすめです。本記事では、SFAのワークフロー機能の概要や導入するメリットを解説します。

目次

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1. SFAのワークフロー機能とは
2. ワークフロー機能搭載のSFAツール導入のメリット
3. ワークフロー機能搭載のSFAツールを選ぶポイント
4. ワークフロー機能搭載のおすすめのSFAツール9選
5. その他のSFAツールの選び方
6. まとめ

SFAのワークフロー機能とは

企業における、属人化しがちな営業担当者の業務支援を行うツールの1つに「SFA」があります。ワークフロー機能とはSFAの機能の1つであり、従来手動で行われていた、細々としたビジネスフローをシステムで自動化してくれる便利な機能です。

顧客情報の一元管理を行い、各種申請や承認を自動化することで、営業活動をサポートします。なお、システム上にあるデータは多職種と共有が可能なため、適切なバックアップを受けることができ、業務のスピードアップを図れます。

また、日報や報告書の作成などもシステム上で行えます。そして、小型端末での使用もできるシステムなら外出先からのアクセスも可能なため、業務のノンストップ化を図れる便利な機能です。

＼SFAのおさらいはこちらの記事をチェック／

ワークフロー機能搭載のSFAツール導入のメリット

ここでは、ワークフロー機能搭載のSFAツール導入のメリットを3つ解説します。ワークフロー機能の便利さを理解し、社内への導入の必要性を確認しましょう。

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顧客情報の一元管理

従来、顧客情報はExcelで保管・編集されて社内に周知される場合が多く、新しい情報の入力・更新は人力による作業を要するため、営業担当者の業務負担が問題でした。

また、入手した情報共有にタイムラグが発生したり、重複や編集の不具合が起こったりするといった問題も懸念されていました。

しかし、SFAを導入し、顧客情報の一元化が可能になると、更新情報をリアルタイムで反映することが可能です。また、システム上で社内における情報共有が素早くできるため、営業サポートが受けられやすくなるといったメリットがあります。

承認にかかる時間の短縮化

SFAのワークフローシステムでは、書類の申請や承認といったプロセスを自動化できます。通常、紙媒体で行われる申請書や稟議書は、作成後に申請・承認を行いますが、従来の方法では一定の時間を要します。

申請や承認は担当者が自ら行わなければならず、承認されるまで次の作業が行えません。また、許可が下りた後には書類をまとめて保管する作業が必要です。

その点、SFAのワークフローシステムなら、上記の業務の流れをすべてシステム上で行うことが可能です。これにより、営業担当者は逐一会社に戻る必要がなく、スマホなどの小型端末を利用してシステム上で申請を行い、迅速な承認を得られます。

社内コミュニケーションの活発化

また、SFAツールのワークフロー機能を利用すれば、社内SNSとしての活用もできます。そのため、フォローメールや承認タスクの周知などをわざわざ行う必要がなく、自動で情報を共有できます。

さらに、業務の報告書や日報などもシステム上で行えるため、いつでもどこでも作業が可能です。営業担当者はわざわざ会社に戻らなくても、外出先からノンストップで業務を遂行できます。

ワークフロー機能搭載のSFAツールを選ぶポイント

ワークフロー機能を搭載したSFAツールのメリットを理解した上で、導入の際にはいくつかの選び方のポイントを確認しておきましょう。ここでは、以下の2つのポイントについて解説します。

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目的の明確化で費用対効果を高める

SFAツールの選定の際には、まず自社がワークフロー機能の活用によってどのような目的を達成したいのかを明確化しましょう。営業活動の効率化といっても、具体的には営業活動の中のどの部分を効率化したいのかを明確にすることが大切です。

仮に目的が明確化していないと、導入してから想像していたものとの相違が発生し、導入・運用にかけたコストが無駄になってしまいます。したがって、費用対効果を高めるためにも、現状の課題を細部まで洗い出し、現場担当者とのヒアリングも重ねる必要があります。

長期的な視野で効果を測定・分析する

SFAツールの導入においては、どのような機能が搭載されているのか、多機能であるかどうかの確認も大切です。しかし、システムの導入によって得られる効果は即座に目に見えてわかるわけではありません。

つまり、機能を活用した短期的な効果を求めるのではなく、長期的な視野でワークフロー機能搭載のSFAツールを活用することが重要です。

特に、導入を検討する管理者部門と現場担当者では感覚のズレも生じやすいため、数ヶ月から数年単位で定期的に効果を測定・分析しましょう。

ワークフロー機能搭載のおすすめのSFAツール9選

その他のSFAツールの選び方

SFAツールを選ぶ際には、以下の3つの重要なポイントを抑えておきましょう。

【重要な3つのポイント】

1. コストパフォーマンスが見合っているか
2. 自社に必要な機能が搭載されているか
3. 外部サービスと連携できるか

SFAツールは利用形態が有料のものがほとんどです。自社のメリットに合わせた機能が搭載されているか、適切なコストパフォーマンスがあるか、外部のサービスとの連携は可能か、などは最低限確認しておきましょう。

また、その他にも注意しておきたいポイントが6つあります。SFAツールにはさまざまな種類のものが販売されているため、導入の際には、自社に適切なものをいくつかピックアップして、以下のポイントを比較して決定するのがおすすめです。

【他の比較ポイント】

1. スマホやタブレットで利用できるか
2. 担当者が使いやすく工数削減できるか
3. 他部署と連携できるか
4. 導入実績が豊富か
5. サポートは充実しているか
6. セキュリティ対策は万全か
7. 無料トライアルがあるか

まとめ

SFAのワークフロー機能は、速やかな営業活動を行うために役立ちます。ワークフロー機能の活用で社内のSNSが活発化し、情報の共有化によって何かトラブルが発生した場合にもスピーディーな対応が行えます。

また、進捗状況の確認がリアルタイムで行えるため、明確に管理が行えるのもメリットです。見積書や稟議書といった申請が自動化されるだけでなく、申請前後の業務で何が起こっているかも把握しやすいため、承認や許可が下りやすいといったメリットもあります。

SFAツールにはワークフロー機能の他にも、顧客や案件の管理・営業プロセス管理やタスク・スケジュール管理など、営業活動の効率化を図るために必要な機能が満載です。営業活動の滞りや業務の遅延に問題を抱えている場合は、SFAの導入を検討してみてください。