日報機能がついたCRMで営業活動の効率化｜メリットや選び方を解説

顧客管理を目的としたCRMツールですが、営業活動の効率化に繋がる機能もあります。CRMの日報機能は、営業活動後に必ず行わなければいけない上司への報告を効率化してくれる機能です。本記事では、日報機能がついたCRMのメリットや選び方を解説します。

目次

開く

閉じる

1. 日報機能がついたCRMで営業効率を向上させる
2. 【実施前に要確認】日報提出のねらいや目的の見直し
3. 日報機能がついたCRM導入のメリット
4. 日報機能がついたCRM導入のデメリット
5. 日報機能がついたCRMを導入する際のポイント
6. 日報機能がついたおすすめのCRMツール
7. その他のCRMツールの選び方
8. まとめ

日報機能がついたCRMで営業効率を向上させる

日報は営業活動の進捗や内容を報告するための書類です。日報は管理者の適切なフィードバックや、営業チーム全体の戦略の立案などに役立てられます。

CRMツールには、日報機能を搭載したものも数多くあります。導入することで、次のような面から営業業務の効率化が図れます。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

営業進捗状況を把握する

日報は、その日の営業活動の進捗状況や内容をまとめた書類です。フォーマットは企業によって異なりますが、一般的には次のような項目を記載します。

1. 業務内容：訪問先・訪問目的・滞在時間・商材・提示資料
2. 案件の進捗状況：・受注見込み・売上見込み・成約件数
3. 基本情報：出退勤時刻・勤務時間
4. 所感：その日の営業活動で感じた課題・改善点

各メンバーが日報を提出することで、営業チーム全体の動向・売上予測・実績などを管理者が把握できます。また、どのような営業活動を行っているかチェックできるため、改善点がある場合は適切なフィードバックを行えます。

日報機能を元に分析を行う

日報機能搭載のCRMは、登録された日報の内容を分析し、マーケティングや営業活動に生かせます。たとえば成約件数から取引先の現在のニーズを把握できるほか、次にどのような商品の需要があるかを予測できます。

CRMはもともと顧客関係管理に特化したツールです。日報には実際に商談に当たって得た顧客の温度感や会話などを詳細に記録できるため、より精度の高い顧客情報を獲得できるでしょう。

【実施前に要確認】日報提出のねらいや目的の見直し

CRMの日報機能を利用する前に確認しておきたいのが、日報を作成・提出する目的の見直しです。本来日報は、その日の営業活動内容を把握・管理し、戦略の改善やサービスの向上などを目的として用いられていますが、日報提出自体が目的となってしまっているケースが多くあります。

提出にも工数がかかり不要な項目ばかりだと、余計にネガティブなイメージが先行してしまいます。毎日の貴重な時間を費やしている作業なので、CRM導入を機に日報の目的を見直しましょう。

見直しには以下の点に着目すると効果的です。

1. 把握・分析したいデータは何か（プロセス・所要時間・顧客データなど）
2. 1の内容を踏まえ、記入項目は適切か
3. フィードバックはいつするのか

手作業でノウハウを蓄積するには大変な労力が必要ですが、CRMを利用することで毎日の日報も効率的に作成できます。また、日頃の業務を通して膨大なノウハウも蓄積されていくので、そのデータをしっかりとフィードバックし、業務プロセスに落とし込める環境づくりにも着手していきましょう。

日報機能がついたCRM導入のメリット

日報機能搭載のCRMには、現場社員・管理者側の双方にさまざまなメリットをもたらします。適切にCRMを運用していくためにも、そのメリット・重要性は適切に理解しておきましょう。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

上司への報告を効率化できる

現場社員にとっては、上司への営業報告を効率的に行えるというメリットがあります。たとえば従来の日報は、一から手動で作成しなければなりませんでした。

一方、CRMの日報作成ではフォーマットを入力するだけでよく、ツールによってはプルダウンから選択するだけで作成できるものもあります。手動ですべて完成させる場合に比べると、大幅な時短になるでしょう。

また、クラウド型のCRMであれば、スマートフォンなどと連携させてシステムへアクセスできます。社外からでもスマートフォンで日報を作成・提出できるため、日報作成のための帰社が不要になります。

従来の日報作成に費やしていた時間をよりコアな業務にあてることで、営業成績の向上も見込めるでしょう。

日報集計が簡単にできる

管理者側にとっては、日報の確認・集計作業が簡単になるというメリットがあります。スマートフォンなどと連携させれば、社外にいても部下から提出された日報をすぐに確認できます。

また、日報に入力された成約件数や受注見込みなどの数字は、CRMに自動で反映できるため、チーム全体の営業成績や動向も容易に把握できます。

ツールによっては、日報の指定項目を自動的に集計し、レポートしてくれるものもあります。日報の集計をより効率化したい場合は、レポート機能があるツールもご検討ください。

集計結果を分析し共有できる

CRMでは集計結果を分析・共有できる点もメリットです。CRMでは最新の情報がリアルタイムで更新されていくため、営業活動の進捗に沿ったマーケティングや経営戦略の立案が可能になります。

また、CRMには集計データをグラフ化したり、過去データと比較したりする機能もあります。従来のように、日報から抽出したデータを営業部門からマーケティング部門にファイルで共有して分析する…といった工程を省略できるのは大きなメリットです。

PDCAサイクルを迅速化し、売上の拡大や顧客満足度の向上につながるでしょう。メールでの情報共有のようなセキュリティ面のリスクを回避できる点もメリットの1つです。

日報機能がついたCRM導入のデメリット

日報機能搭載のCRMにはさまざまなメリットがある一方、デメリットも存在します。費用対効果を高めるためにも、日報機能搭載のCRMのデメリットを適切に理解し、あらかじめ対策を講じておきましょう。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

運用ルールやワークフローの設定が必要

日報機能搭載のCRM導入の際は、運用ルールの設定・ワークフローの変更が必要です。たとえばCRMの導入により、今まで各部門・各システムに分散していた情報や手動で行っていた業務もCRM内で完結できます。

すなわち、情報の閲覧方法や業務への取り組み方が大きく変わるため、そのままCRMを導入すると現場が混乱に陥る可能性があります。混乱を避けるためにも、CRM導入の際は運用ルール・ワークフローについて、あらかじめ明確化・周知しておきましょう。

形骸化してしまう恐れがある

CRMは導入するだけで満足すると、形骸化する恐れがあります。たとえばどれほど多くの情報をCRMで管理しても、それを分析し、マーケティングや営業の施策につなげなければ意味がありません。

また、CRMはツールによっては入力項目が多く、入力する現場社員の負担になるおそれがあります。特に操作しにくいツールは敬遠されやすく、せっかく導入しても誰も活用していない…などのケースに陥りかねません。

対策として、CRMの導入目的・意義を明確にし、組織全体で共有することが大切です。CRM導入によって解決したい課題・達成したい目標を洗い出すことで、社員全体でCRM活用の重要性を共有できます。あわせて、CRMツールは使いやすいものを導入しましょう。

日報機能がついたCRMを導入する際のポイント

日報機能搭載のCRMは適切に運用することで、顧客満足度の向上や売上拡大につなげられます。適切に運用するためにも、導入の際は次のようなポイントを抑えておきましょう。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

社員の使いやすさを重視する

使いにくいツールはどうしても敬遠されます。積極的な利用を促すためにも、CRMツールは使いやすいものを選定しましょう。

たとえばシンプルな画面のツール・直感的に操作できるツールがおすすめです。マルチデバイス対応のCRMツールであれば、社外からも利用できるため、現場社員に重宝されるでしょう。

日報データの活用ができる体制をつくる

CRMに入力された日報の内容をチーム全体で活用できるような体制づくりが必要です。たとえば日報の内容を顧客IDと紐づけて管理すれば、担当者が交代した際でもスムーズな引継ぎが可能になります。

目的やメリットを共有する

CRMを現場に浸透させるには、ツールの意義や重要性を組織全体で共有することが大切です。CRM導入の目的や、CRM導入によって達成したい目標を設定することで、積極的なツールの活用を促しましょう。

あわせて、CRMを導入することで得られるメリットについても共有が必要です。対策としては、セミナーや研修の開催、マニュアルの策定などがあります。トラブル発生時の対策として、専門チームを設置するのも良い方法です。

日報機能がついたおすすめのCRMツール

調査したところ日報機能付きと明記されているCRMは以下の1件でした。その他のCRMが気になる方は是非以下の記事からお気に入りのサービスを見つけてお問い合わせしてみてください。

その他のCRMツールの選び方

CRMツールの費用対効果を最大化するには、コストや機能を十分に比較する必要があります。その他にも、次のようなポイントを考慮しながらツールを選定しましょう。

【重要なポイント3つ】

1. 必要な機能とコストが見合っているか
2. 他システムと連携できるか
3. 画面が見やすく使いやすい操作性か

【その他の比較ポイント】

1. 多言語に対応しているか
2. サポートは充実しているか
3. セキュリティ対策は万全か
4. 無料トライアルがあるか

まとめ

日報機能搭載のCRMでは、日報作成や集計業務を効率化できます。また、日報に入力された情報を顧客データと連携させることで、より戦略的なマーケティングや営業活動にもつなげられます。

一方で、CRMは入力項目が多い・使いこなせないなどの理由から、導入後に形骸化するケースも少なくありません。形骸化を防ぐには、あらかじめ運用ルールの設定やワークフローの見直しが必要です。あわせて、CRMの意義・重要性を組織全体で共有しましょう。

日報機能搭載のCRMでは、今まで手動で行っていた業務を一部自動化できます。業務効率を改善しながらPDCAサイクルのスピードを速めることが、顧客満足度の向上や売上の拡大につながります。