見積書の作成･承認機能を搭載したSFAおすすめ12選を徹底比較！疑似案件の見積もり検索もシームレスに

従来の見積作成はエクセルで処理されることが多く、過去データの紛失や共有が困難である点から、現在ではSFAツールで一元管理ことが一般化されました。本記事では、見積書作成機能搭載のSFA（営業支援システム）の選び方とおすすめ12選をご紹介。見積もりの作成だけでなく、承認フローまで1システムで行えます。

目次

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1. SFA（営業支援ツール）の始め方
2. おすすめの見積書作成機能搭載SFAツール12選
3. 【比較表】おすすめのSFA（営業支援ツール）
4. SFA（営業支援システム）とは
5. SFA（営業支援システム）の選び方
6. SFAツールを導入する際の注意点
7. まとめ

SFA（営業支援ツール）の始め方

SFA（営業支援ツール）が一般化し、営業活動は経験や勘に左右されることなく、データドリブンに成果を狙える時代です。AI（人工知能）を取り入れ、SFAの分析能力が向上したことも後押しに、今後はより高度かつ柔軟で、自社の体系・ワークフローに適応したSFA（営業支援ツール）の選定が求められます。

SFA（営業支援ツール）の多くは資料請求をすることで、運用を開始できます。これは公式サイトから検討した場合も同様です。本サイトでは複数のサービスをまとめて比較・資料請求することができます。資料請求は無料なので、複数の製品を比較して自社に最適なSFAツールを選びましょう。

おすすめの見積書作成機能搭載SFAツール12選

本記事では、対象や目的別におすすめのSFA（営業支援ツール）をご紹介しています。気になるところからチェックしてみましょう。

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【比較表】おすすめのSFA（営業支援ツール）

SFA（営業支援システム）とは

SFAとは、「Sales Force Automation（セールス・フォース・オートメーション）」の略で、「営業支援システム」「営業支援ツール」を意味しています。SFAは営業活動の可視化を計り、業務の効率化と生産性の向上を目指すツールです。

国内の営業現場においてさまざまな課題が山積みの中、「営業報告に時間がかかる」「顧客との関わり方が見えない」など業務内容が組織内に共有されていない営業の属人化が、課題の根本になっているのが現状です。また、営業担当者による日報・報告書の作成や顧客管理など、時間を要するバックオフィス業務も問題に挙げられます。

現場の属人化やさまざまなデータを可視化し、自動化することで営業活動・報告業務を効率的に行えるように手助けしてくれるのがSFAです。　

SFA（営業支援システム）の導入形態

SFAには、インターネット上でログインしてオンラインで使用するクラウド型と、ベンダーとライセンス契約ののち、自社のサーバーを使用して独自に運用していくオンプレミス型の導入形態があります。それぞれにメリット・デメリットがあるのでチェックしていきましょう。

エクセルで行う見積書作成・管理業務の課題

見積書の作成に専用ツールではなく、エクセルを利用している企業も多いでしょう。エクセルでの見積書作成は、コストをかけずに誰でも簡単に行える点がメリットですが、デメリットもあります。

ここでは、専用のツールを使用せずに見積書を作成・管理する場合のデメリットを2つ解説します。

過去の類似案件の見積書を参照しにくい

専用ツールではなくエクセルで作成した見積書は、共有しない限り作成した担当者のパソコン内に保管されます。そのため、過去に作成された見積書を参考にしたくても、共有されていなければ他の従業員が作成した類似案件の見積書を参照できません。

類似案件の見積書を参照できれば、部分的に修正や調整を加えることで見積書の作成ができるため、見積書の作成に必要な時間が短縮できます。過去案件の参照の難しさは業務効率の低下を招き、顧客への提出も遅くなります。

承認に時間を要する

エクセルは、他者と共有しにくいといった特徴があります。編集画面を開いたままの状態では他のパソコンから閲覧できない場合もあり、共有のしにくさは承認作業の遅延の原因になりやすいです。

また、承認する側の上長は担当している業務範囲が広く、提出後すぐに承認を得られないこともあります。見積書の提出に時間がかかったことで、競合他社に遅れを取るといった結果を招くこともあり、承認に必要な時間はできる限り短縮すべきと言えます。

SFAの見積書作成機能とは

SFAは、営業活動全般を支援するツールです。たとえば、顧客管理機能や案件管理機能のほか、見積書作成機能が搭載されています。具体的な機能はツールによって異なりますが、一般的には次のような事柄が可能になります。

1. 自動見積作成
2. メンバーとの見積書の共有
3. 承認
4. 過去案件・類似案件の流用
5. 見積書の発行・保管

SFAの見積書作成機能は、自動見積システムのように入力したデータをもとに自動で見積書を作成でき、見積書の作り方がわからない新人従業員でも見積書を作成できます。作成された見積書はメンバーとリアルタイムで共有でき、管理者の承認もシステム上で行われます。

クラウド型のSFAツールであれば、Web見積システムの利用も可能です。具体的にはモバイル端末からシステムにアクセスし、見積書の作成・承認を行えます。場所・時間を問わずに見積作成や承認作業を進められるため、業務の効率化が期待できます。

SFA（営業支援システム）のメリット

SFAの導入には多くのメリットがあります。システムの導入によって従業員の負担軽減やリスク・コスト軽減が期待できますが、どのようなメリットがあるのか具体的にみていきましょう。

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営業業務を効率化できる

営業活動における課題の多くは、業務内容が組織内で共有されていない属人化が根本の原因です。SFAを導入すれば、管理しにくい営業日報の作成・提出などの定型業務を効率化できます。

さらに、顧客情報を外出先でもスマートフォンなどで即時に確認できるため、スムーズな顧客管理で営業の精度とパフォーマンスが向上します。営業活動を可視化し、組織内で共有することで、営業の属人化を解消できるのがメリットです。

社員の負担軽減に繋がる

営業担当者は営業活動の後、帰社してから営業日報を作成したり、見積書を作成したり業務の負担が大きく残業も多くなりがちです。しかし、SFAの導入することによりこれらの業務負担を大きく軽減できます。

外出先からでもリアルタイムで営業日報を作成できるため、帰社後の業務負担が軽減され、残業時間も減らせます。また、データの一元管理で情報入力や資料作成などの手間も減らせるため、営業担当者以外の事務担当など従業員の負担も軽減されるのがメリットです。

営業活動を視える化できる

営業活動は社外に外出して行われる業務のため、進捗状況が見えづらい傾向にあり、それが営業活動の属人化と問題視される原因です。SFAを導入すれば、営業活動の状況をリアルタイムで把握できるので、上司からの適切なフィードバックやアドバイスを行えます。

また、SFA分析により精度の高い売上予測や問題点の発見・改善にも繋がり、営業マネジメントの効率化を図れます。今まで見えなかった営業活動の現場がリアルタイムで共有できるのが最大のメリットです。

成功例を共有することで、営業力向上に繋がる

SFAは社員教育のツールにも活用できます。過去の資料を登録したり、強化商品などの成功例をリアルタイムで共有したり、情報は組織内でいつでも閲覧が可能です。目標達成への参考資料にもなるため、教育コストの削減にも繋がります。

そのため、SFAに日々入力されている営業活動は、案件の成否に関わらず今後のための貴重な資料となります。

SFA（営業支援システム）のデメリット

以上のようにSFAには多くのメリットがありますが、一方導入の仕方によってはデメリットが発生する可能性があります。システム導入を検討する際はこれらの事項にも注意しなければなりません。

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ツールへの入力が社員の負担になる

SFAは社内でのパソコンや、外出先でスマートフォンやタブレットから入力して使用します。しかし、簡単な操作でも人によっては難しいと感じたり、入力項目が多いと作業が増えたと感じたり、社員の負担になる可能性があります。

導入する際は、構成がシンプルで簡単に操作できるSFAを選びましょう。また、導入前後においては、企業全体での組織的な支援とアフターフォローをしっかりと行っていくのもSFA活用の大きなポイントになります。

システム導入にはコストがかかる

SFAの導入は初期費用や維持費などコストがかかってきます。特にオンプレミス型の場合は、ライセンス・自社サーバー・ハードウェアなど比較的多くの経費が必要です。導入後も保守料金・維持費でさまざまな費用が発生します。

しかし、クラウド型の場合は1ユーザーあたりの月額費用が0円から18,000円ほどで金額に差があります。費用が高くなるほど多くの機能を備えている傾向にありますが、最低限の機能だけ欲しい場合や、お試しで使ってみたいなら無料トライアルを活用したり、コストに注目してサービスを選ぶのもひとつの手段です。

新しいシステムへの適応に時間がかかる

SFAに限らず新しいシステムを導入する際は、操作方法や業務への取り入れ方がスムーズにいかないケースが多く、社員の適応に時間がかかります。また、新しい業務内容を覚える必要があるため社員の負担にもなりかねません。

導入後はスムーズな移行を叶えるために、社内の規定やワークフローを整備する必要もあり、新しい業務スタイルに移行し慣れるのに時間がかかることもあるかもしれません。また、トラブルが発生した際の対処方法も事前に準備する必要があります。

SFA（営業支援システム）の選び方

SFA選びを失敗しないための重要な比較ポイントを4点紹介します。より詳しく知りたい方は、「【もっと詳しく】SFAの選び方」をご覧ください。

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コストと予算が見合っているか

SFAツール選びでは、コストと予算が見合っているかどうか、費用対効果の高さが特に重要な比較ポイントです。自社の規模や使用する従業員数などで導入・運用コストは変化し、クラウド型かオンプレミス型かでも、初期費用やライセンス利用料が大きく変わります。

仮に初期費用を抑えられるクラウド型を導入しても、従業員が多くなれば費用が高額になるケースも考えられます。そして、初期費用が大きくかかるオンプレミス型の方が費用対効果が高い可能性もあります。　

したがって、初期費用だけでなく、運用費用などコストと予算が見合っているかどうかを確認することが重要です。

自社サービスに合ったスペック・機能なのか

SFAのシステムにより搭載している機能は異なります。営業活動における自社の課題や問題点の解決のために必要な機能を考えて選びましょう。また、今後の事業拡大なども視野に拡張性・カスタマイズ性を考慮するのも重要なポイントです。

そのために、どんなスペックや機能があるのかしっかりと把握してから導入することが必要です。オーバースペックにならないように、自社の社員が使いこなせるかどうか見極めて機能を選択しましょう。

誰でも直観的に操作できるか

SFAのデメリットでも挙げられたのが、操作に関する問題点です。社員誰でも使いやすく、業務負担にならないことが重要になります。システムによっては細かい入力項目が設定されているものもありますが、できるだけ直感的な操作で情報を一元化してくれるシステムが理想的です。

単純に営業日報・顧客情報だけをSFAに求める場合など、重要視する機能を絞って入力項目を少なくし、シンプル操作で済むSFAを選びましょう。

外部サービスと連携できるか

外部サービスと連携が可能か確認することも重要です。例えば、CRM（カスタマーリレーションシップマネジメント）、MA（マーケティング・オートメーション）と連携することにより、SFA活用の幅は大きく広がります。

その他にも、受注管理システムなどの外部サービスをすでに導入している場合は、既存のシステムやデータと連携できるかを確認しておくと、移行作業もスムーズに完了します。

SFA導入成功へ導く4つのポイント

システムの導入だけでは、SFAの効果を実感することはできません。SFAの導入はあくまでスタートラインであり、以降の活動次第で営業プロセスを改善していけるかが大きな分岐点となるでしょう。

それではSFA導入を成功へと導くためには何に着目していくべきなのか、自社の課題とあわせて確認し、より綿密な活動計画を練っていきましょう。

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研修やサポート体制を整える

SFAの導入には社員研修を行い、全員が使用できる環境を整える必要があります。また、マネージャーや上司は操作をより熟知し、部下への質問に答えられるように社内でのサポート体制も準備しておくようにしましょう。

SFAの管理者として万全なスキルを身に付けたいなら、SFA管理者研修を受講するのもひとつの手段です。SFAの全体像から運用方法、機能の活用方法から業務改革に至るまでSFAのすべてを熟知できます。

社員にSFAを使用するメリットを理解してもらう

SFAを導入する際は、社員に導入の目的や、使用するメリットを理解してもらう必要があります。営業担当者の業務負担・残業の軽減や、商談進捗状況・顧客情報の確認を共有できるため、効率化できるメリットを伝え、社員に周知しておくことも重要です。

SFAを営業活動の中心に据える

SFAの導入を成功させるポイントは、SFAを営業活動の中心に捉えることです。常にSFAを意識して取り組めばシステムを最大限活用でき、質の高い情報収集が行えます。また、データを活用してKPI（重要業績評価指標）を設定し、PDCAサイクルを回すことが重要です。

営業活動の属人化を解決し、共有化した営業活動に移行できれば、さまざまな進捗状況が自動的にデータ化され、リアルタイムで分析が可能です。SFAイコール営業のツールとして活用していくことが目標達成へのマネジメントに繋がります。

PDCAを継続し続ける

SFAを導入したからといって、すぐに営業プロセスが改善できるわけではありません。前述した対策を講じても、習慣化したプロセスやマネジメントが影響し、正しいプロセスで営業活動し続けることは難しいものです。

常に改善へつなげPDCAサイクルを回し続けるために、外部のコンサルティングや支援サービスを活用することも効果的です。既存の営業プロセスやマネジメントの改善へもフォーカスし、課題解決のための周期的なマネジメントを行っていきましょう。

SFAツールを導入する際の注意点

SFAツールを導入する前に、注意点も必ず確認しましょう。注意点も含めてSFAを選ぶことでトラブルを回避できるでしょう。

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導入目的を明確にする

SFAツールを導入する際は、導入目的を明確にすることが重要です。目的が曖昧な状態では、軌道に乗らずツールが機能しないといった結果を招きかねません。一般的に、SFAは「売上の最大化」を目的とします。

そのため、自社の営業活動の課題を洗い出してから、SFA導入後の方向性を明確にし、会社全体に周知させる必要があります。導入目的を明らかにすることで、会社全体のモチベーション維持につながり、事業の取り組みの一体化にも期待できます。

費用対効果の高さを見極める

SFAツールの導入によって、業務効率化で人件費を削減したり、パフォーマンス向上で利益を高めたりなど、コスト面での効果が望めます。しかし、その一方で、初期費用・月額利用料金・人件費といった費用も発生します。

よって、SFAツールを選ぶ際は費用対効果を重視する必要があります。費用対効果が合わない状態では導入が失敗につながりやすくなるため、自社の業務形態や規模に合った費用対効果の高いツールを選定しましょう。

スモールスタートから始める

SFAツールを導入する際は、最初から大規模プロジェクトを組むよりも、少人数のチームで安いSFAから取り入れるなど、スモールスタートするのがおすすめです。無料で使えるオープンソースのクラウド型などもあるため、試験的な運用から始められます。

新しいシステムを導入する際は、トラブルの発生も少なくありません。導入後の混乱を避けるためにも、少ないチームで運用を開始し、徐々に会社全体に導入していくと、ルールの設定がしやすくなります。

そして、スモールスタートで得た課題をピックアップすることで、自社が求める機能や規模を把握できます。システム導入にかかる無駄な費用を抑えつつ、より一層効率的なパフォーマンス向上を目指すことが可能です。

【もっと詳しく】SFAの選び方

SFAツール選びでは先述した他、以下のような比較ポイントがあります。自社のニーズを把握し、最適なシステムを選びましょう。

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スマホ・タブレットなどのマルチデバイス対応か

SFAツールは、営業担当者が外出先から利用できるのが魅力です。そのため、パソコン以外のデバイスでも利用できるかを確認しましょう。スマホやタブレット端末でSFAを入力できれば、移動中などの時間を有効活用できます。

また、リアルタイムな進捗状況の共有により、社内にいる上司からのフィードバックを受けながら営業活動の精度向上が見込めます。なお、SFAツールの中にはスケジュール管理機能が搭載されたものもあるため、手帳がなくても行動管理が可能です。

サポート体制は手厚いか

オンプレミス型のSFAを運用する場合は、トラブルが発生した際にベンダーのサポート体制が整っているか事前に確認しておくと安心です。また、ベンダーが休日にサポートを行っているか把握しておきましょう。

また、クラウド型のSFAをはじめて導入する際も、準備や導入後のアフターフォローやトラブルへの対処方法などサポート体制がどんな仕組みになっているか確認し、できるだけ充実したサービスを提供しているシステムを選ぶと良いでしょう。

セキュリティ対策は万全か

特にクラウド型のSFAの場合、顧客情報を扱うため、ロック機能やアクセス制限・プライバシーマークの取得などは、セキュリティリスクを避けるために確認すべきポイントです。社外で使用するケースが多い場合は、画面の覗き見対策として、特定の端末以外からアクセスできなくなるような機能があると安心です。

また、オンプレミス型のSFAを運用している場合は、自社で独自のセキュリティレベルを設定することで対策を立てられます。

導入実績は豊富か

SFAを選ぶにあたって、システムの導入実績はなによりも信用に値する判断基準です。営業力強化のためにSFAを導入し実際に効果を得るためには、試行錯誤のもとPDCAを継続し続ける必要があります。

導入実績が多いほどツールの安定性は高く、効果を実感するまでのノウハウも蓄積されているということになります。掲げる課題や規模が近い企業の導入実績も参考にしながら、自社の営業プロセス改善に着手していきましょう。

無料トライアルの有無

操作性がシステム導入の重要な要素となり得るように、無料トライアルも実際のシステムに触れられる貴重な機会です。説明から魅力を感じた機能も、実際に使用し複雑な操作が伴うのであれば、導入後の営業活動に活用される機会は減ってしまいます。

機能内容の確認だけでなく、マネージャーや営業担当、利用する社員全員が扱えるツールとなるよう、複数のトライアルで試用し比較することも大切です。

まとめ

従来のようなエクセルを使った見積書作成は、作成や承認に時間がかかり、他メンバーと共有しづらい点が課題でした。見積書作成機能搭載のSFAツールは、過去案件や類似案件を参照し、ある程度自動で見積書を作成できます。

承認もシステム上で行えるため、従来よりも見積書作成のプロセスを大幅に短縮できます。Web見積に対応したツールであれば、社外からの見積書作成・承認も可能になるため、より業務の効率化につながります。

営業成績を伸ばすには、ルーチンワークをある程度自動化し、コア業務に人的リソースを割くことが大切です。見積書作成機能搭載のSFAを活用し、営業業務効率の改善を図りながら、売上拡大を目指しましょう。