見積書を作成・承認できるSFAツール7選｜機能やメリットを解説
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- エクセルでの見積書管理は見積書の共有が難しく、過去の見積書を参照しにくい
- SFAの見積書作成機能では、ツール上で見積書の作成から承認まで行える
- 見積書作成機能搭載のSFAは、見積書の一元管理や紙・印刷代・管理コスト削減に繋がる
エクセルで見積書を作成・管理をすると、見積書の共有が困難・過去の見積書を参照できないといった課題があります。見積書の作成・管理には、SFAツールの活用がおすすめです。本記事では、見積書作成機能搭載のSFAのメリットや機能について解説しています。
目次
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エクセルで行う見積書作成・管理業務の課題
見積書の作成に専用ツールではなく、エクセルを利用している企業も多いでしょう。エクセルでの見積書作成は、コストをかけずに誰でも簡単に行える点がメリットですが、デメリットもあります。
ここでは、専用のツールを使用せずに見積書を作成・管理する場合のデメリットを2つ解説します。
過去の類似案件の見積書を参照しにくい
専用ツールではなくエクセルで作成した見積書は、共有しない限り作成した担当者のパソコン内に保管されます。そのため、過去に作成された見積書を参考にしたくても、共有されていなければ他の従業員が作成した類似案件の見積書を参照できません。
類似案件の見積書を参照できれば、部分的に修正や調整を加えることで見積書の作成ができるため、見積書の作成に必要な時間が短縮できます。過去案件の参照の難しさは業務効率の低下を招き、顧客への提出も遅くなります。
承認に時間を要する
エクセルは、他者と共有しにくいといった特徴があります。編集画面を開いたままの状態では他のパソコンから閲覧できない場合もあり、共有のしにくさは承認作業の遅延の原因になりやすいです。
また、承認する側の上長は担当している業務範囲が広く、提出後すぐに承認を得られないこともあります。見積書の提出に時間がかかったことで、競合他社に遅れを取るといった結果を招くこともあり、承認に必要な時間はできる限り短縮すべきと言えます。
SFAの見積書作成機能とは
SFAは、営業活動全般を支援するツールです。たとえば、顧客管理機能や案件管理機能のほか、見積書作成機能が搭載されています。具体的な機能はツールによって異なりますが、一般的には次のような事柄が可能になります。
- 自動見積作成
- メンバーとの見積書の共有
- 承認
- 過去案件・類似案件の流用
- 見積書の発行・保管
SFAの見積書作成機能は、自動見積システムのように入力したデータをもとに自動で見積書を作成でき、見積書の作り方がわからない新人従業員でも見積書を作成できます。作成された見積書はメンバーとリアルタイムで共有でき、管理者の承認もシステム上で行われます。
クラウド型のSFAツールであれば、Web見積システムの利用も可能です。具体的にはモバイル端末からシステムにアクセスし、見積書の作成・承認を行えます。場所・時間を問わずに見積作成や承認作業を進められるため、業務の効率化が期待できます。
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見積書作成機能搭載のSFAのメリット
見積書作成機能搭載のSFAを導入することで、業務の効率化のほか、ペーパーレス化の推進が可能になります。見積書作成機能を搭載しているSFAを利用するメリットを、詳しく解説します。
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見積書作成機能搭載のSFAのメリット
見積もり管理の効率化
見積書作成機能搭載のSFAは、見積作成業務の効率化が図れます。作成した見積書はシステムで一元管理されるため、営業活動の進捗に沿ってリアルタイムで内容を更新できます。
システム内で過去案件や類似案件を検索すれば、ある程度の雛形に沿って見積書を作成できる点もメリットです。
Web見積もりに対応したツールであれば、スマートフォンなどと連携させることで、社外からでも見積所の作成・承認を行えます。業務を効率化すれば、営業メンバーはよりコア業務に専念できるため、チーム全体の生産性の向上につながります。
ペーパーレス化の推進
見積書作成機能搭載のSFAツールを利用すれば、見積書はシステム上で作成・保存・提出できます。従来のような書面印刷が不要になるため、ペーパーレス化の推進につながります。見積書のペーパーレス化には、次のようなメリットがあります。
- インク代・印刷代をカットできる
- 書類の保管場所が不要
- 劣化の恐れがない
- ・スマートフォンなどを使って社外からでもすぐ閲覧できる
承認にかかる時間の短縮化
クラウド型のSFAツールは、スマートフォン・パソコンなどを連携させれば、場所・時間を問わずにシステムにアクセスできます。
たとえば、管理者が職場を離れている場合でも、社外からシステムにアクセスして、見積書の承認を行えます。従来のように承認のために管理者の帰社を待つといったタイムロスを省略できるため、営業業務を大幅に効率化できます。
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その他のSFAツールの選び方
SFAツールを選ぶ際は、自社にとって運用しやすいかが大切なポイントとなります。たとえば次のような点に着目してみましょう。
【重要な3つのポイント】
- コストパフォーマンスが見合っているか
- 自社に必要な機能が搭載されているか
- 外部サービスと連携できるか
【他の比較ポイント】
- スマホやタブレットで利用できるか
- 担当者が使いやすく工数削減できるか
- 他部署と連携できるか
- 導入実績が豊富か
- サポートは充実しているか
- セキュリティ対策は万全か
- 無料トライアルがあるか
まとめ
従来のようなエクセルを使った見積書作成は、作成や承認に時間がかかり、他メンバーと共有しづらい点が課題でした。見積書作成機能搭載のSFAツールは、過去案件や類似案件を参照し、ある程度自動で見積書を作成できます。
承認もシステム上で行えるため、従来よりも見積書作成のプロセスを大幅に短縮できます。Web見積に対応したツールであれば、社外からの見積書作成・承認も可能になるため、より業務の効率化につながります。
営業成績を伸ばすには、ルーチンワークをある程度自動化し、コア業務に人的リソースを割くことが大切です。見積書作成機能搭載のSFAを活用し、営業業務効率の改善を図りながら、売上拡大を目指しましょう。
