パイプライン管理とは？メリットや注意点、SFA活用についても解説

パイプライン管理とは、初回アポから受注までの営業のフローをパイプに見立てて細分化し、分析・改善を行うマネジメント手法です。この記事ではパイプライン管理のステップや採用メリット・注意点に加え、SFAを活用したパイプライン管理について解説します。

目次

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1. 営業におけるパイプライン管理とは
2. パイプライン管理の手順
3. パイプライン管理を採用するメリット
4. パイプライン管理の注意点
5. パイプライン管理にはSFAを活用しよう
6. まとめ

営業におけるパイプライン管理とは

ビジネスにおけるパイプラインとは、営業過程の一連の流れを指し、細分化したフローをもとに各過程を分析・改善していくマネジメント手法をパイプライン管理といいます。営業活動をプロセス毎に分け、状況や内容を可視化することで、難点を明確化できます。

パイプライン管理を行うことで、現在動いている営業案件数やプロセスを把握し、どのような点で行き詰っているのかをはっきりさせます。また、各営業活動別、営業担当別にデータを分析できるので、具体的な原因の特定も可能です。

パイプライン管理を行っていないと、営業の売り上げ結果しか見えず、なぜそのような結果になったのか、理由が分かりません。そのため、適切な対応策が見い出せず、原因や理由の分析が行えない状況となってしまいます。

パイプライン管理の目的と重要性

パイプライン管理の目的は、プロジェクトの進捗を明確にすることです。たとえば、A件とB件の案件が進行している状態で、誰もが適切に業務を遂行しているのに、業務の進行速度が違う場合、何が原因なのかを分析できます。

原因が営業担当の怠慢ではないのに、明らかに進捗の差がある場合は、何かしらの問題が起きていると考えられます。個人の能力の差なのか、無駄なプロセスの存在や、商談に何かトラブルがあったのか、などの細かな分析が可能で、問題を迅速に見つけられます。

問題が分かれば、周囲のサポートも受けやすく、管理者も適切な対応ができます。そのため、結果として業務の効率が上がり、社員全体のパフォーマンスの向上につながります。

パイプライン管理の手順

パイプライン管理には、適切な手順を踏むことが大切です。ここでは、パイプライン管理の手順を解説します。

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1. 営業プロセスの細分化と目標設定

パイプライン管理として、まず行うのは営業プロセスの細分化と目標設定です。営業プロセスを細分化し、それぞれのステップでやるべきことを洗い出し、目標を決めます。

細かく設定することで、やるべき業務がより明確化され、社員間の認識のズレを防ぎます。以下は、商談パイプラインの代表的な一例です。細かな部分は企業により異なりますが、以下がベースとなります。

プロセス	目標
初回相談・問い合せ	自社との取引によって得られるメリットをイメージしてもらう
ヒアリング	相手の悩みや課題を把握する
提案・プレゼン	相手の悩みや課題を解決する内容を提案・プレゼンすることで、信頼関係を構築する
見積もり	必要なコストを明らかにし、他社との比較・検討を促す
クロージング・受注	相手の疑問や不安点を解消し、活用後の効果や利益をイメージしてもらう

2. 現状と課題の把握

次に行うのが、現状と課題の把握です。業務の進行状況は、リアルタイムで把握することが大切です。

まず、細分化したプロセスに対して、今抱えている案件の内容を当てはめてみます。その際、案件担当者にきっちりヒアリングを実施し、作業を行うようにしましょう。

今現在はどのプロセスにいるのか、不備や問題点などはないかどうかをチェックします。現状の課題を把握したら、不備や問題点に関する改善策を具体的に考え、組織内で情報の共有を行いましょう。

3. 改善策の立案と実行

案件の現状や課題の把握ができたら、それに基づいた改善策を立案し、実行します。改善策は、対応に当たるチームや組織内で共有し、目的意識をもって全体で取り掛かるように行うのが効果的です。

管理者は逐一進捗状況を確認しながら、組織内の動きをチェックしておきましょう。各ステップに置いて、課題→立案→実行→チェック→改善の動きを繰り返すことで、案件に柔軟に対応できる組織作りにも役立ちます。

この手順を繰り返すことを、PDCA手法と呼びます。PDCAとは、Plan（計画）・Do（実行）・Check（評価）・Action（改善）を意味しており、4つの行動を繰り返すことで、管理業務を継続的に改善していく手法です。パイプライン管理と同時に行うことも重要です。

パイプライン管理を採用するメリット

ここでは、パイプライン管理のメリットを5つ紹介します。パイプライン管理のメリットを理解し、自社への導入の参考にしてください。

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営業・商談プロセスが可視化できる

パイプライン管理では、営業や商談のプロセスを可視化できます。可視化によって、商談のどこで失敗・成功しているのかがわかりやすくなるため、改善点や目標が明確になります。

また、複数の案件を抱えている場合、担当者がどのように案件を進めていけばいいか、見失ってしまう場合もあります。その際も、パイプライン管理で可視化した営業・商談プロセスをチームや組織内で共有していれば、案件の状態を客観視することも可能です。

自分が担当している案件の進捗状況を把握でき、チーム内の担当者と相談しながら、業務に対応できます。今注力すべき案件と後日対応する案件を、適切に分別しておくことも可能です。

フィードバックの質が上がる

パイプライン管理では、案件の過程の詳細と共に、各営業担当者の個々のプロセスを可視化できるため、担当者の下記のような現状も見えてきます。

1. どのプロセスでつまずいているか
2. 苦手な分野や得意な分野は何か

新入社員や若手など業務に不慣れな従業員には、個性や特性を理解した上での適切な助言が必要なため、パイプライン管理による個々のプロセスの可視化は大変役立ちます。結果だけではなく、過程においてサポートできる点でも優れた手法と言えます。

費用対効果の高いマーケティングが可能になる

パイプライン管理では、どこから流入した顧客が成約しているのか、といった案件の発生から受注までのフローが追えます。そのため、どのようなマーケティング手法から効果が出ているのか、チャネルごとにパイプラインを分析することも可能です。

前述した5つのステップごとにチャネルを比較することで、より費用対効果の高いマーケティングを導けます。リードは多いものの受注結果に結びつかない場合は、チャネルの内容の見直しが必要です。

正確な売上予測が可能になる

営業プロセスが可視化されれば、正確なデータ分析が可能です。蓄積されたデータによって、細分化されたプロセスの具体的な数値が算出されるので、各過程での受注率の割合が明確になります。

そのため、数カ月後や半年後の受注率を算出でき、今後の中長期的な営業課題や目標の設定が行えます。どの過程にどの程度の人員や工数を当てれば受注率が上がるかなど、正確な売上予測が可能です。

営業スキルの属人化を解消できる

パイプライン管理を行うことで、プロセスごとの情報共有が促進され、営業ノウハウの共有がしやすくなります。また、ひとつの案件に対して、チームや組織で対応に当たれるため、業務の属人化が解消され、トラブルの対応にも複数人で取り掛かることが可能です。

情報を共有し、チームで目標達成に取り組むことで、社員ひとりひとりの動きがスマートになります。また、無駄な業務が一掃されるため、おのずと業務遂行率がアップします。個人のスキルに特化した成果ではないので、組織力を高めるという利点もあります。

パイプライン管理の注意点

ここでは、パイプライン管理を採用するにあたって、知っておきたい注意点について解説します。

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情報共有を逐一行う

営業活動において、パイプライン管理を活かすためには、現場で起きたことをこまめに報告し合うようにしましょう。各プロセスにおいて、今現在どのようなことが起きているか、どういった状態かなど、リアルタイムで情報を共有することが不可欠です。

現在の状況を正確に把握できていないと、何かあった際の対応も遅くなり、ズレた戦略を実行してしまう恐れがあります。そのため、メールなどの連絡手段はもちろん、情報を共有できるシステムを整え、担当者全員に逐一情報が伝わるようにしておきましょう。

各フェーズでの目標を明確にする

パイプライン管理を導入し、前述した5段階のプロセスに細分化したら、次のプロセスに進むための明確な目標や、必要な条件などの設定が必要です。それぞれのフェーズで、細分化されたゴールを作ることで、正確なデータの収集が可能です。

また、目標達成によって次に取るべき行動が自ずと明確になり、業務の進行がスムーズになります。ゴールの設定には、具体的な数字や名前がともなうものがおすすめです。

営業担当者のデータ入力負担を考慮する

パイプライン管理には、情報の共有が不可欠です。しかし、新たなデータを持ってくる営業担当者が、データ入力に時間を取られるのは考えものです。営業担当者が入力しやすいシステムを構成し、作業がしやすい環境を整えましょう。

入力項目を最小限にする、どの部分にどのような内容を入力すればいいかなどの入力フォームをわかりやすく設定するなどの配慮が必要です。入力担当者に業務をお願いする際は、内容の取り違えがないように、適切に指示を出しましょう。

全体像を見失わないよう広い視野を持ち続ける

プロセスを細分化しすぎると全体像を見失い、パイプライン全体に関わる本質的な課題の発見が遅れがちです。細かいデータはさまざまな場面で役立ちますが、それに釣られて視野が狭くなりやすいです。

本質的な課題を発見するには広い視野で物事を分析する必要があるため、パイプライン管理を行う際は、全体像を見失わないよう注意しましょう。

定期的にパイプラインを見直す

パイプライン管理を始めたら、定期的に見直しを行い、常に最適なフローで営業が行えるよう改善を繰り返しましょう。最適なフローは市場の変化などさまざまな要因によって変化します。

商談の進捗状況にあわせて対応を変える必要もあるため、情報が最新の状態を保てるよう定期的かつこまめな見直しが必要です。

マネージャー・営業担当者全員が共通認識を持つ

各営業担当者が、異なる認識を持って業務にあたっている場合と、同じ認識を持つチーム全体で業務にあたっている場合では、生産性や業務の遂行速度などが異なります。目的の達成や正確なデータを得るためには、チームや組織全体で共通認識を持つ必要があります。

また、管理者やマネージャーが共通認識を持っていても、現場の営業担当者が意識していなければ、意味がありません。共通認識はしっかりと組織やチーム全体で共有し、同課題に取り組みましょう。

パイプライン管理にはSFAを活用しよう

パイプライン管理には、SFAの利用がおすすめです。SFAとは「Sales Force Automation」の頭文字をとったもので、営業支援システムと略されます。営業活動におけるデータを、蓄積・分析できる機能をもったシステムです。

SFAには、5つの管理機能があります。

1. 顧客管理機能
2. 案件管理機能
3. 行動管理機能
4. 予実管理機能
5. 商談管理機能

それぞれ目的によって入力フォームが分かれているため、入力作業が簡単です。アウトプットではデータを活用して、さまざまな活用データに変換し、必要な情報を抽出してくれます。

また、営業担当者のデータ入力の負担を軽減や、システムを共有することで、情報がいち早く伝わり、共通認識が得られます。これまでExcelで行ってきたパイプライン管理を、さらに効率良く使用できる環境を整えてくれる便利なシステムです。

まとめ

パイプライン管理を行うことで、営業の一連の流れを可視化し、営業プロセスの見直しや各ステップごとの具体的な数字の把握が可能になります。それにより、営業活動の効率化や質の向上に期待できます。

ひとりの力に偏りがちな営業スタイルはもはや時代遅れです。案件ひとつを取ってみても、チームや組織で対応する方が、より効率よく業務を遂行できます。そのためには、情報共有が簡単に行えるシステムの整備が必須です。

また、せっかく集めたデータをより効果的に使いたい場合には、SFAの活用がおすすめです。SFAを活用すれば、より効率的な業務遂行が可能になります。自社の営業支援では思うような効果が得られないとお悩みの方は、ぜひSFAの導入を検討してみてください。