CRMと名刺管理ソフトの違いは？それぞれの機能やメリットも解説

CRMと名刺管理ソフトの違いは、目的や管理方法の違いにあります。名刺管理ソフトは、名刺データの管理をメインとしますが、CRMは、顧客との関係維持がその目的です。本記事では、CRMと名刺管理ソフトの機能や、2つのソフトを連携するメリットなどを解説します。

目次

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1. CRMと名刺管理ソフトの違い
2. CRMの機能とメリット
3. CRM導入のデメリット
4. 名刺管理ソフトの機能とメリット
5. 名刺管理ソフト導入のデメリット
6. CRMと名刺管理ソフトの連携で業務の効率や精度が上がる
7. CRMと名刺管理どちらの機能もあるツールも
8. まとめ

CRMと名刺管理ソフトの違い

企業に必要な顧客管理ツールとしては、CRMや名刺管理ソフトが代表的です。しかし、企業はどちらを導入すべきか迷うこともあるでしょう。

CRMと名刺管理ソフトでは、導入目的や機能が異なるため、それぞれの特徴を踏まえながら、自社の状況に適したツールを選ぶことが大切です。まずは、CRMと名刺管理ソフトの違いについて、それぞれの特徴からご紹介します。

CRMの目的

CRMとは、顧客関係管理ツールとも呼ばれる、名前の通り顧客管理に適したツールです。主に顧客と企業の関係を強化し、売上やLTVの拡大につなげることを目的として導入されます。

CRMの主な機能は次の通りです。

1. 顧客情報管理機能：基本情報・購買履歴
2. データ分析機能：顧客データの分析
3. メール配信機能：グループごとに最適なDMなどを自動作成・送信する
4. 問い合わせ管理機能：顧客からの問い合わせ履歴を管理
5. 分析・レポート機能：顧客の購買行動を予測して分析、レポートを作成

CRMには、顧客情報管理の一部として名刺管理機能を備えたものも多く、名刺情報の転記にも役立ちます。その他にも、購買頻度や購買金額、問い合わせ履歴といった、名刺から読み取れない顧客情報の収集にも適しているのがCRMです。

また、CRMでは蓄積したデータをもとに最適なマーケティングを提案したり、DM送信を自動で行ったりする機能もあります。そのため、単に顧客情報を管理するだけでなく、その情報を活かして次のアクションまでカバーしたい場合は、CRMの方が適しているでしょう。

名刺管理ソフトの目的

名刺管理ソフトは、名刺情報（顧客氏名・役職・住所・電話番号）をデジタル化して保存・管理するためのツールです。OCR機能（光学文字認識機能）搭載で、名刺を読み込むだけで情報を登録できるものが多く、手動での転記を省略できる点がメリットです。

主に名刺管理ソフトは、名刺の整理のために導入されます。紙の名刺のようなファイリング作業を省き、システムで検索をかければ該当の名刺をすぐに閲覧できます。また、営業部門が集めた名刺を一括管理して、人脈の可視化を図る狙いもあります。

名刺管理ソフトは、CRMに比べると管理できるデータの範囲は狭いといえます。それだけに機能面・操作がシンプルなものが多く、誰でも使いこなしやすいのが特徴です。

CRMの機能とメリット

CRMには名刺管理機能の他にも、さまざまな機能が搭載されています。CRMの各機能を活用し、自社の売上やLTVの拡大を狙いましょう。

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顧客情報の管理機能

CRMの最も基本的な機能といえるのが、顧客情報の管理機能です。CRMでは、定量データ・定性データの両方を一元的に管理できます。下記は顧客情報の一例です。

1. 企業名
2. 電話番号
3. 住所
4. 担当者氏名
5. 役職
6. 購買日
7. 購買商品
8. 購買金額
9. 購買頻度
10. 問い合わせ対応履歴
11. クレーム対応履歴

定量データとは、企業名・電話番号・住所のように記号化できる情報です。一方、定性データとは、問い合わせ・クレーム対応履歴のように記号化できない情報を指します。

CRMの顧客情報管理機能を使えば、定量データ・定性データの両方を1つのシステムに集約できるため、顧客のニーズや購買行動を多角的に分析できます。例えば、過去の購買商品に関連した商品を提示する「クロスセル」などが可能になります。

CRMの登録データは、メンバー全体でリアルタイムで共有できる点もメリットです。営業部門とマーケティング部門など、部門を超えた情報共有も可能になるため、組織全体で営業活動の効率化を図れます。

顧客分析機能

顧客分析機能は、登録された顧客情報を基に、顧客の潜在ニーズ・抱えている課題・消費行動を分析する機能です。例えば、DM送信の適切なタイミングを分析したり、過去の購買商品から次に購入する商品の予測を行ったりします。

あるいは、失注した顧客についても、その要因を分析できます。顧客のニーズや課題を可視化できるため、的確なアプローチを行うことで売上の拡大・顧客満足度の向上・離反の抑制につなげられるでしょう。

メール配信機能

分析した顧客情報を基に、適切なタイミングでDMを作成・送信します。この機能を使えば、顧客を条件別にグループ分けしたメール配信が可能です。

例えば、全会員には一律に日々のステップメールを送信し、特定のグループに対しては「得意客限定の先行セール案内」「特別クーポン配布」などの、特別感を出したメールの自動配信も可能です。そして、配信したメールの開封率やクリック率も観測できます。

また、予約配信にも対応しており、メーリングリストを使うよりも、効率的なメール配信が可能になります。このように、開封率やクリック率を分析すれば、より顧客の関心を引くようなメール戦略を立案できます。

営業支援機能

営業支援機能は、受注や商談を管理できる機能です。いわゆる「SFA（営業支援システム）」を兼ねています。

営業支援機能では、案件ごとに次のような情報を管理できます。

1. 営業担当者
2. 取引先情報
3. 商材・提示資料
4. 進捗状況
5. 競合他社の情報
6. 過去の取引情報
7. スケジュール・タスク管理
8. 日報作成機能
9. 予実管理機能

これらの商談プロセスを可視化できるため、管理者の適切なフィードバックやチーム全体でのフォローが期待できます。さらに、日報作成やスケジュール・タスク管理など、従来は手動で行っていた作業を、一定程度自動化できる点もメリットです。

連携機能

CRMの連携機能を使えば、名刺管理機能ソフトやSFAとの連携が可能になります。その他にも、さまざまなツール・ソフトとの連携ができる場合があります。他ツールと連携させることで、他システムに分散していた情報もCRMに集約できます。

部門を越えた情報共有もスムーズに行えるため、営業活動の効率化や人的リソースの有効活用につながるでしょう。なお、クラウド型のCRMであれば、スマートフォンなどを使ってシステムにアクセスすることも可能です。

社外にいても必要な情報をすぐに閲覧できるため、営業活動の効率化と売上の拡大が期待できます。このように、既存システムと連携できるCRMであれば、システムの導入・運用コストのカットにもつながります。

CRM導入のデメリット

CRMはメリットが多いですが、導入におけるデメリットも存在します。代表的なのは、初期費用や運用費用などのランニングコストがかかるという点です。ツールの種類によっても異なりますが、BtoBに関連したCRMだと、相対的にコストが高い傾向にあります。

また、サービスによってはカスタマイズに追加費用を要する場合もあり、自社が求めるものを追加すると想像以上にコストがかさむ場合があります。そのため、ツールの利用にかけられる自社の予算を算出し、適切なツール選びをする必要があります。

その他にも、顧客情報に関するデータの蓄積や分析にはある程度の期間を要し、使用する従業員への教育を含めると、運用開始までには時間がかかる点なども考慮しなければなりません。
CRMを活用したい場合は、これらの事項に注意しながら、結果をすぐに求めるのではなく、中長期的な視点で活用していくのが大切です。

名刺管理ソフトの機能とメリット

名刺管理ソフトは、名刺情報の管理に特化したツールです。CRMに比べると管理データの範囲は狭いものの、操作が簡単であるのが特徴で、業種に限らずどのような企業でも運用しやすいでしょう。

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名刺のスキャン機能

名刺管理ソフトの多くは、名刺のスキャン機能（OCR）を備えています。スマートフォンなどのカメラで名刺を撮影するだけで、印字の内容（企業名・担当者氏名・電話番号・住所など）を電子データ化し、システムに登録できます。

従来のように、名刺の情報を手動で入力する必要がないため、事務担当者の負担を大きく軽減できます。ただし、時には誤登録が起こることもあるため、スキャン後は必ず目視でのチェックが必要です。

名寄せ機能

名寄せとは、同一人物のデータが複数存在する場合に、それらを収集して1人のIDに紐づけることです。

例えば、顧客が部署を異動した際などは、新しい名刺をもらうこともあるでしょう。この場合、氏名は同じでも役職名や電話番号が変わり、どれが最新の名刺なのか、他の名刺と混ざってしまい混乱することがあります。

そこで、名刺管理ソフトの名寄せ機能を使えば、名前を基に同一人物を特定し、最新の情報のみを表示できます。手動での名寄せ作業をカットできるため、事務担当者の負担の軽減につながります。

検索機能

データ化した情報をシステムの中で検索できる機能です。例えば、氏名で検索をかけると、役職・勤務先などを表示できます。必要な情報をすぐに取り出せるため、業務の効率化につながります。

マルチデバイス対応機能

社内のパソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットなどのデバイスに連携できる機能です。社外にいてもスマートフォンなどを使ってシステムにアクセスし、必要な名刺情報をすぐに閲覧できます。

場所・時間を問わずに名刺管理できるため、必要な時に相手先の情報を参照し、外回り営業の効率化が図れます。

名刺管理ソフト導入のデメリット

名刺管理ソフトにも、メリットだけでなくデメリットが存在します。例えば、ソフトの使い始めは、今まで紙媒体で保管してきた名刺を、全てデータとして取り込む必要があります。その際、名刺の数が多いほどに取り込む量も増え、作業負担が大きくなります。

特に、営業担当者一人ひとりが保有する名刺を全てデータ化するとなると、想像以上に多大な時間と手間を有することになるため、導入時には注意が必要です。

なお、なるべく時間をかけず簡単に済ませたい場合は、スマートフォンやタブレット端末のカメラで読み取れる機能を有した、名刺管理ソフトの利用がおすすめです。
また、名刺管理ソフトには無料版と有料版があり、企業の業務を大幅に効率化したい場合は、有料版の方が圧倒的に使いやすいことがほとんどです。よって、自社の目的や費用対効果をしっかりと比較検討した上で、ソフトを選定する必要があります。

CRMと名刺管理ソフトの連携で業務の効率や精度が上がる

CRMと名刺管理ソフトは連携できるものも多いです。CRMと名刺管理ソフトを連携させることで、単体使用よりも、さらなる業務効率・精度の向上が期待できます。2つを連携させたい場合は、必ず外部システム連携機能を備えたツール・ソフトを選びましょう。

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入力業務などの手間が省ける

名刺管理ソフトとCRMを連携させれば、顧客情報の入力業務などを一部自動化できます。例えば、名刺管理ソフトでスキャン・登録した情報がそのままCRMに共有されるため、別途CRMに情報入力をする必要はありません。

入力業務をカットできれば、コア業務により注力できるため、営業活動の効率化・売上の拡大につなげられるでしょう。

最新の顧客情報を獲得できる

名刺管理ソフトを連携させることで、CRMに最新情報が登録されます。例えば、部署異動などの情報もリアルタイムで更新されていくため、最新情報を生かした戦略を立てやすくなります。

営業活動が効率化する

名刺管理ソフトとCRMの連携によって、営業活動の効率化を図れます。例えば、名刺交換をした相手は、将来の顧客となる可能性が高い相手（見込み客）といえます。

見込み客の名刺を名刺管理ソフトに登録すれば、その情報はそのままCRMにも反映されるため、営業やマーケティング部門が迅速に対応しやすくなります。より温度感の高い見込み客にはリードナーチャリング（顧客育成）を行い、成約につなげていけるでしょう。

CRMと名刺管理どちらの機能もあるツールも

CRMと名刺管理機能、両方を有したツールも数多く存在します。例えば、名刺管理機能を備えたCRM、CRM機能搭載の名刺管理ソフトが代表的です。

それぞれ似てはいても、機能面・コスト・操作性が異なるため、自社の状況にあったもの・社員が使いやすいものを基準に、最適なツールを検討してください。無料トライアルが可能なツールも多いため、実際の使用感を確かめたい場合は積極的に活用しましょう。

まとめ

CRMは顧客の定量データ・定性データの両方を収集し、マーケティングや売上拡大を図れるツールです。顧客の基本情報のほか、購買履歴・問い合わせ履歴などを広くカバーでき、顧客の属性やニーズにあわせた適切なプロモーションを支援してくれます。

対して、名刺管理ソフトは顧客の定量データの整理整頓に長けています。スキャン機能で名刺情報を一括登録できるため、名刺管理に費やしていたコストをカットしたい企業におすすめです。

CRMと名刺管理ソフトは、連携できるものも多く、両方の機能を備えたツールも数多く存在します。それぞれコストや使用感が異なるため、自社の状況に適したものを選び、効果的に売上拡大・顧客満足度の向上につなげていきましょう。